Арым-қатынас жасау туралы жалпы мәлімет пен ұсыныстар

Қ азіргі таң да телефон арқ ылы жұ мыста, ү йде жә не іс-шараларда адамғ а белсенді жә не тиімді қ арым-қ атынас орнатуғ а болады. Адам телефон арқ ылы ақ ыл-ойына, ұ йымшылдық дә режесіне жә не кә сіби шеберлігіне, кейде қ айда жұ мыс істейтіндігі туралы сӛ з қ озғ айды. Қ азіргі кезде бір рет телефонмен сӛ йлесу ұ зақ тығ ы орта есеппен 3-5 минут, басшы телефонмен кү ніне 2-ден 4, 5 сағ атқ а дейін сӛ йлеседі, тек арасында маң ызды жұ мыстар мен айналысу жә не ү зілістері болмаса. Телефон арқ ылы сӛ йлесуге кеткен уақ ыт болашақ қ а тенденцияның артуына алып келеді. Қ ызмет барысында телефон арқ ылы сӛ йлесу бір кү ннің жартысын алады, ал апта бойынша дү йсенбі жә не жұ ма кү ндері. Жанды сӛ йлесу жылында желтоқ сан жә не қ аң тар айларына келеді.

Мамандардың айтуы бойынша телефонмен сӛ йлесу уақ ытын адамдар тиімді қ олданбайды, оның 2/3 бӛ лігі ақ параттың ӛ зін, ал қ алғ анын – бұ л эмоциялар жә не дыбыс ү зілістері қ ұ райды. Телефон кездейсоқ кездесуден кейін екінші орында тұ р. Психологтардың айтуы бойынша дайын телефонмен сӛ йлесу 4 іскерлік хатты ауыстырады. Телефонды қ андай жағ дайда қ олдануғ а болады? Мынындай жағ дайда: тез арада хабарлама беру немесе керісінше қ ажетті ақ парат алу; қ ызмет барысындағ ы нақ ты сұ рақ тарды анық тау мү мкіндігі; басшылық тың келісімімен нақ ты ә рекетті алуын талап ету; қ андайда ә рекеттерде немесе уақ ытта кездесуге келісілгенін қ адағ алау; нақ ты мамандандырылғ ан кӛ мекті алу қ ажеттілігі (медициналық, техникалық, қ ұ қ ық қ орғ ау жә не т.б). Дегенмен, телефонның кӛ мегімен шешілмейтін сұ рақ тарды тек жеке кездесу барысында тікелей қ арым-қ атынас жасау арқ ылы жү ргізіледі. Телефонмен сӛ йлесу кезінде ә ң гімелесушімен орыс тілінде 2 ү ндеу қ олданылады. Олар «сен жә не сіз». Ү ндеу тү рін таң дағ анда келесідей маң ызды жағ дайларды ескеру керек: қ арама-қ айшы жақ тардың кү ту сә йкестілігі, танысу дә режесі жә не ресми қ атынастар партнердің сӛ йлесуі кезінде ролі жә не статусы белгілері жә не де бұ л ә йел ме ер кісі ме.

Телефон арқ ылы сӛ йлесу кезінде жағ дайғ а байланысты кӛ біне 3 стратегияның біреуі ғ ана қ олданылады: бә секелестік, бақ таластық немесе серіктестік. Телефонның негізгі ә дептілік ережелеріне мыналарды кіргізуге

болады:

- сыпайылық, ақ кӛ ң ілділік жә не жайдарылық;

- айтып отырғ ан адамғ а қ ызығ у жә не кӛ ң ілмен тың дау;

- шыдамдылық, сыпайылық жә не жинақ ылық;

- міндеттілік жә не ұ қ ыптылық;

- сӛ йлесіп отырғ ан кезде ішуге, шайнауғ а болмайды;

- телефонмен ақ паратты баяу ғ ана ү ндеу;

- серіктес ү йіне алдын-ала келісіммен қ оң ырау соғ у;

- егер де сіздің қ оң ырауың ызды кү тіп отырса, онда тә улік ішінде хабарласуды ұ мытпаң ыз;

- сағ ат 22-ден кейін қ оң ырау соғ у оның келісімімен болса да кешірім ӛ тінуімен қ оң ырау соғ у керек.

Телефон арқ ылы ә ң гімелесушімен сӛ йлесу кезінде негізгі қ ұ рал дауыс болып табылады. Оның мынадай тү рлері бар: дауыс (ақ ырын, дауыстап), диапазон (қ ысқ а, кең), сӛ з темпі (баяу, жылдам), дикция (танылмайтын, айқ ын, сӛ з ритмі (бӛ ліп-бӛ ліп, бір қ алыпты), модуляция (ӛ ткір, аумалы), мә нерлілік (бір сарынды, баяулы). Телефонмен сӛ йлесу кезінде белгілі айтылатын сӛ здер бар. «Ә рқ ашан не айту маң ызды емес, оны қ алай айту маң ызды». Телефон арқ ылы ә ң гімелесу кезінде кездейсоқ немесе қ иын қ ойылғ ан сұ рақ тарды уайымдап жауап іздеуге кедергі болады. Сол кезде мынадай сӛ здерді қ олдануғ а болады: «дегенімен», «жақ сы», «ойланып кӛ рейік», «мү мкін», «шындығ ында», «айтқ андай». Бұ л мақ сатта мынадай сӛ з тіркестерін қ олдануғ а болады: «кӛ ріп тұ рғ андай...» «білесіз бе», «болғ ан жағ дайғ а байланысты...», «менің ойынша, бұ л іс...», «менің тү сінуімше..», «болуы мү мкін..», «болғ андай», «менің ше...». Телефон арқ ылы сӛ йлесу кезінде ә ң гімелесушінің немесе сіздің сӛ зің із бӛ лінсе, онда сізге ӛ з ойың ызды міндетті тү рде қ орытындылау керек. Бұ л жағ дайда қ алай істеу керек? Егерде сізге партнердің сӛ зін бӛ лу қ ажет болса, онда келесі сӛ з тіркестерін қ олдануғ а болады:

- Кешірің із, сізді бӛ лгеніме, бірақ....;

- Сізді бӛ луіме бола ма?

- Кешірің із бірақ...;

- Мен айтайын деп едім, бірақ...;

- Егер рұ қ сат етсең із, мен сізді осы жерден бӛ лсем...;

- Айту керек...;

- Сӛ збен...;

Партнер сіздің сӛ зің ізді бӛ лген жағ дайда, келесідей сӛ здерді қ олдануғ а болады:

«болмаса...», «дегенмен...», «бір жағ ынан...», «тағ ы сол сияқ ты...»; «менде қ арастыратын жағ дай болып тұ р...» немесе болмағ ан жағ дайда: «мен ойымды аяқ тасам бола ма».Телефон арқ ылы сӛ йлесу кезінде уақ ыт жетіспеушілігіне немесе дұ рыс шешім қ абылдауда жағ дайлардың болмауы, шешімін кейінге

қ алдыруғ а, болмаса оны іздестіруге уақ ыт алу жағ дайлары болады. Бұ л жағ дайда мынадай жауап қ олдануғ а болады: «бұ л сұ рақ басшылардың талқ ылауын, келісімін талап етеді», «сіздің ұ сынысың ыз ӛ те қ ызық ты жә не мұ ны жан-жақ ты қ арастыруын талап ету», «мағ ан сіздің ұ сынысың ызды бағ алауғ а уақ ыт қ ажет». Партнер телефонмен сӛ йлесу кезінде тұ рақ ты болса мынаны айтуғ а болады: «ӛ кінішке орай мұ ндай шешім қ абылдауғ а келісе алмаймын». Сӛ йлесу кезінде телефонның тұ тқ асын оң қ олымен ұ стағ ан дұ рыс. Оң жақ қ ұ лақ пен тындай отырып, біздің сол жақ мимен байланысты қ амтамасыз етеді, логикалық ойлауына жауап беру, дегенмен тә жірибе кӛ рсеткендей кӛ бісі оң қ олымен номерді теріп ү йреніп қ алғ ан адам сол қ олымен тұ тқ аны ұ стайды. Егер де сӛ йлесу кезінде сізге жӛ теліп немесе тү шкіргің із келсе сіз тұ тқ аны қ олмен жауып, егерде сол кезде болмаса, онда ә ң гімелесу кезінде кешірім сұ рау керек. Телефон сӛ йлесудің маң ызды ролін автожауап бергіш арқ ылы болады. Бұ л телефонмен байланыс кезінде мү мкін

болмағ ан себептерге тиімді жағ дайда қ олайлы. Мысалы, сӛ йлесу кезінде партнерлердің бірінің болмауы немесе сол кезде біреуінің сӛ йлесуге мү мкіндігі болмауы. Телефонды тиімді пайдалану тек адамғ а ғ ана емес, ол

қ олданатын апараттың мү мкіндігіне байланысты. Қ азіргі заманғ а сай кең седегі телефондардың кӛ бі арнайы қ ызметке, бұ л байланыс мү мкіндіктерін кең ейтуде маң ызы зор. Мысалы, кү ту қ ызметі, конференциялық байланыстар жә не қ оң ырудағ ы переадресация. Кү ту қ ызметтерін қ осу да, сӛ йлесу кезінде, басқ а абономенттен тү скен қ оң ыраулардың жауаптарын алуғ а мү мкіндік болады. Конференциялық байланыс қ ызметі бір сӛ йлесу кезінде бірнеше абоненттердің қ осылуын қ адағ алайды, ал переадресация қ ызметтері қ оң ыраулардың автоматты тү рде ауысуы, сізге жіберілген кез келген басқ а қ аладан немесе басқ а елден келген телефон номерлері. Телефон арқ ылы қ иын айтылатын аты-жӛ ндері ә ріптеп айту арқ ылы қ олданылады. Европа мен АҚ Ш-та қ алааралық жә не халық аралық телефон арқ ылы сӛ йлесу кезкелген телефон автоматтарды, жү ргізу мү мкіндігі бар.

2 Телефонмен қ арым-қ атынас жасауғ а дайындық

Ә р телефонмен сӛ йлесудің маң ызы біріншіден, екі ә ң гімелесушінің уақ ытын ү немдеуге, екіншіден, тиісінше тиімдірек болуын талап етеді. Жақ сы дайындалғ ан телефонмен сӛ йлесу келесі негізгі себептермен ерекшеленеді: қ оң ырау, соғ у кезі дұ рыс таң далынуы, анық қ ұ рылым, кӛ ң ілге қ онымды логика, сӛ йлесу мә нері, сауатты жә не қ ысқ а сӛ йлесу, қ олайлы жалғ аулар. Іс туралы ә ң гімелесуден қ арағ анда телефон арқ ылы сӛ йлесу қ иынғ а соғ ады, ӛ йткені ә ң гімелесушіні кӛ руге мү мкіндік жоқ, тек есту арқ ылы байланыс болады. Телефон арқ ылы маң ызды сӛ йлесу кезінде дайындық ә рекетіне мыналар кіреді:

- сӛ з мақ саттары мен мотивтерінің тұ жырымы;

- талқ ылауғ а келетін сұ рақ тардың қ ұ рылу реті;

- хабарланатын немесе талқ ығ а салынатын материалдардың шынайлылығ ымен қ осымша тексеру;

- қ ұ жаттар мен хаттардың номерлерін кӛ рсетілген кү ндерін жә не автордың аты-жӛ ң ін жіберілу ретін, қ ұ рылу ретін;

- сіздің тұ рақ ты ә ң гімелесушің іздің аты-жӛ ніне, телефон номеріне жә не қ ызметіне қ айта кӛ з жеткізу;

- сӛ йлесу кезінде маң ызды хабарламаларды немесе хаттарды магнитафонғ а жауып алу қ ұ ралдарын дайындау;

Телефон арқ ылы сӛ йлесу уақ ытын таң дағ анда келесі жағ дайларды ескеру керек:

- қ оң ырау соғ ылу уақ ыты сізге жә не ә ң гімелесушіге ың ғ айлы болукерек;

- уақ ыт айырмашылығ ы екі жақ қ а да қ олайлы болу керек;

- қ оң ырау соғ ылу уақ ытында ә ң гімелесуші орында болу;

- ә ң гімелесуші сізбен бірге сӛ йлесуге уақ ыттың жетуіне ың ғ айлануы.

Сӛ йлесу уақ ытын жоспарлау бірнеше факторларғ а байланысты: сӛ йлесудің ұ зақ тылығ ына; партнердің сӛ йлесетін тақ ырыбы туралы ақ парты; болашақ та талқ ыланатын заттық қ иындық дә режесі; партнерлердің сӛ йлесу кезіндегі жеке қ асиеттері. Кө біне телефон арқ ылы сө йлесу қ ұ рылымы 7 принциптен қ ұ рылады:

сә лемдесу – 5сек

таныстыру – 10сек

себеп – 20сек

мә селе – 150сек53

қ орытынды – 35сек

қ ұ рметтеушілік жә не алғ ыс – 15сек

қ оштасу – 5сек.

Сӛ з бастаушының ә рекеті.

Телефон арқ ылы сӛ йлесу сә лемдесуден басталады. Ресейде кӛ біне «сә леметсіз бе?» деген сә лемдесу қ олданылады. оның тә улік уақ ытына қ арай 3 ӛ зге тү рі бар: «қ айырлы таң» (11 сағ атқ а дейін); «қ айырлы кү н» (11-ден 17 сағ атқ а дейін); «қ айырлы кеш» (17 сағ аттан кейін). Сә лемдесуден кейін таныстыру жү ргізілу қ ажет. Оғ ан ӛ зінің аты-жӛ ні, қ ызметі жә не жұ мыс істейтін орны кіреді. Бұ л тү рде ресми формалар қ олданылады. Достық тү рде таныстыру, есімін атаумен шектеледі. Дегенмен, бірінші жә не екінші жағ дайда автордың кӛ зқ арасына ойлы қ иялдарына қ арай қ оң ырауғ а жауап беруге мү мкіндігі бар. Телефон арқ ылы сӛ йлесудің келесі этапы болып ең алдымен ақ паратта сізге керек адамның болуы, ӛ з ық ыласына қ арай оның себептерін жә не мақ саттарын тү сіндіруі болып табылады. Кейде сізге кездескен адамғ а қ онырау соғ у қ ажет болады, бірақ ол сізді фамилия бойынша есте сақ тауы мү мкін. Сол кезде екеуің іздің ең соң ғ ы кездесулерің ізді қ ысқ аша айтып еске тү сіру қ ажет. Мұ нымен сіз ә ң гімелесушіні ың ғ айсыз жағ дайдан қ ұ тқ арасыз. Егер де тұ тқ аны хатшы кӛ терсе онда оғ ан сіз есімң ізді, сыпайллық пен жұ мыс барысын дұ рыс жеткізуің із қ ажет, бірақ онымен шектен тыс ә ң гіме дү кен жү ргізбеу керек. Мынадай жағ дайлар болады: кейде сіз сӛ йлесетін адамның аты-жӛ нін, онымен сізге қ ызық тыратын сұ рақ тарын қ алай талқ ылауғ а болатынын білмейсіз. Бұ л жағ дайда келесі кӛ мек тү ріне жү гінуге болады: олардың кӛ рсетілген телефон номерлеріне хабарласу. Егер де сіз сол номерді бір айдың ішінде ү ш реттен кӛ п қ олдансаң ыз, онда мұ ны кітапшаң ызғ а жазып қ оюғ а болады. «Менің біреуге қ атысты сӛ йлескім келеді...», тағ ы мынадай жағ дайлар болуы мү мкін, егерде сіз қ андай да бір себептермен ә ң гімелесушінің аты-жӛ нін білмей қ алсаң ыз, онда сіз «кешірің із мырза... мен сіздің дауысың ызды танымай тұ рмын деп айту қ ажет (ол атын айтатын ү мітпен) Барлық телефон арқ ылы сӛ йлесу-сұ рақ тар мен жағ дайларды талқ ылаудың негізгі бӛ лігі болып табылады. Тіпті, тақ ырыпты талқ ылау кӛ п, оның тек бірнешеуін қ арастырамыз, кӛ біне кездесетіндері: ақ парат алмастыру, ӛ тініш, кӛ мек сұ рау, келісім ә рекеті, кӛ зқ арастарымен бӛ лісу,

іскерлік ұ станымдарды талқ ылау; арыздану жә не талап ету; іскерлік кездесулерге келісу; контракт немесе келісім жағ дайларын талқ ылау. Телефон арқ ылы ақ парат алмастыруда келесі жағ дайларды ескеру керек: қ ысқ а сұ рақ тар қ ою, ӛ йткені жауабы тым ұ зақ болмас ү шін; ә р сұ рақ тан кейін ә ң гімелесушінің жауап беруінің арасында ү зіліс болу; маң ызды сұ рақ тар, сандар, адрестер, аты-жӛ ні, сондай-ақ телефон номерлері екі қ айтара қ айталанып тұ ру. Телефон арқ ылы сӛ йлесу кезінде арыздану немесе талап ету жағ дайларына кӛ ң іл аудару керек. Мұ ндай кезде келесі ұ сыныстарды қ олдануғ а болады:

1. Егерде сіз оның айтып отырғ анына қ атысың ыз болмаса да, ә ң гімелесушінің ойын бӛ лмеуге тырысың ыз.

2. Ең алдымен басқ аның қ ателіктерін кӛ рсетуге қ арағ анда, оның жұ мыста жақ сы адамгершілік қ асиетерін кӛ рсету қ ажет.

3. Партнерің іздің қ ателіктерін ескере отырып, онда бір қ алыпты жаң алық пен сыпайыгершілік танытып, жанама тү рде ескерту жасау керек.

4. Ә ң гімелесушімен сӛ йлескен кезде ӛ зін мақ тамауғ а тырыспау керек, керісінше оның қ андай екендігін кӛ рінуіне мү мкіндік беру.

5. Егерде сізге айтылғ ан шағ ымдар дұ рыс болса, онда ӛ з кінә ң ізді бірден мойындағ аның ыз дұ рыс.

6. Сӛ йлесу барысынды оның қ амығ уын кӛ ргенде ә ң гіме арасында ү зіліс жасап отыру.

«Арыздану» жә не «талап ету» тү сініктерінің айырмашылық тары бар. Бірінші жағ дайда келесі нұ сқ аларды қ олдануғ а болады:

«менің бұ л туралы айтқ ым келмеп еді, бірақ...»;

«бұ л сіздің кӛ ң ілің ізден шығ ып кетуі мү мкін...»;

«мү мкін, бұ л тү сініспеушілік болар, бірақ...»;

«мен нақ ты ұ сыныстарды мазмұ ндауғ а, қ орқ амын»

«сіз болып жатқ ан қ иындық тарды хабарлайды деп біз ү міттендік..»

«бізде болғ ан жағ дайғ а қ анағ аттанусыздық пайда болды...».

Талап ету мазмұ ндауына басқ а бірнеше формалар қ олданады:

«ә рине, сіз тү сінесіз бе, бұ л...»;

«сіз бұ л жағ дайдан қ ашан шығ атының ызғ а біз сенімдіміз»;

«сізге ӛ з міндеттерің ізді еске тү сіруге рұ қ сат етің із...»;

«біздің кӛ зқ арасымыз бойынша, сіз ӛ з міндеттерің ізді мойындау керексіз»;

қ олайсыз жағ дайлар болғ анда ӛ те қ атал болу;

«егер сіз болмасаң ыз, онда біз мұ ны істеуге мә жбү рміз»;

«бұ ндай жағ дайда сіз бізге одан басқ а амал қ алдырмайсыз»;

Кей жағ дайларда партнердің айғ ақ сыз арыздануына жауап беруге тура келеді. Жауап таң дау тү ріне мұ қ ият болу керек. «мү мкін, бұ л жағ дайда мағ ан біздің ұ станымызды анық тап алу қ ажет шығ ар»; «Кешірің із бірақ, менің ойымша, келең сіздіктер пайда болғ ан сияқ ты»; «кү мә нсіз, біз бұ л фактілермен байланысты барлық жағ дайларды анық тауғ а тырысамыз»; «ерте қ орытынды шығ аруғ а асық паң ыз»; «бізге ү немі сізбен ӛ зара қ олайлы шешімдер табуғ а болатын».Телефон арқ ылы кездесу ұ йымдастыруды келісуге келесі маң ызды пікірлерді кіргізуге болады: кездесу уақ ытын жә не орнын тандауда партнердің қ ызығ уына жобалау жә не барлық мә мілеге дайын болу; егерде кездесуге ӛ тінішті партнерің із ұ сынса онда сіздің келісімің ізбен

бірден уақ ытын ұ сыну; кездесуден бас тартпаң ыз, біріншіден, лезде жә не қ алаулы нә тижеге дә мелдендіруге; іскерлік таң ғ ы аспен тү сті салыстырғ анда, тү сте іскерлік байланыс жә не ӛ зара тү сіністік орнатуғ а қ олайлы; қ арама-қ арсы адаммен қ онақ ү йде іскерлік кездесу ұ йымдастыруғ а болмайды; кездесуді кейінге қ алдырғ анда, кешірім сұ рауғ а жә не осында кейінгі кездесу орнын, уақ ытын келісуге міндетті; сӛ йлесуді аяқ тау кезінде кездесу келісімін қ ысқ аша қ айталап ӛ ту. Телефон қ оң ырауына жауап берушінің ә рекеті. Бұ л жағ дайда келесі сұ рақ тар туындайды: «тұ тқ аны кӛ теру керек пе?» «тұ тқ аны кімге кӛ теру керек?» «тұ тқ аны қ ашан кӛ теру керек?». Сіз маң ызды істермен айналысып отырғ анда телефон қ оң ырауы шырылдайды. Бұ л жағ дайда кейбіреулер тұ тқ аны онша кӛ термейді: «мені, орнында жоқ екен деп ойласын». Басқ алар қ оң ыраулар кӛ п емес деп, хабарласқ ан адам телефонның қ асында ешкім жоқ немесе сӛ ндірулі тұ р деп ү міттенеді. Ал егерде ол қ оймай хабарласатын болса? Бұ л жағ дайда тиімді шешімдер болады: телефон аппаратының сӛ ніп қ алуы, бұ л ү шін техникалық мү мкіндіктер болады («мазалану»; «басқ а нӛ мерге ауысу немесе переадресация, желілерді арнайы ажыратқ ыштармен байланыстыру, авто жауап бергіштің қ осылу қ ызметі); егерде бұ л нұ сқ алардың біреуі немесе онда тұ тқ аны кӛ теріп қ оң ырау соғ уын сұ рау; тұ тқ аны кімге кӛ теру шешімін кӛ біне сіздің жағ дайың ызғ а байланысты анық талады. Егерде басшы ретінде сіздің хатшыныз болса онда ә рине бұ л оның міндеті болып табылады. Егерде сіздің жеке кабинетің із болса, хатшы жоқ болса, онда мұ ны ӛ зің із орындауғ а тура келеді. егерде сіз басшы мен қ ол астындағ ы адамдармен бір бӛ лмеде болсаң ыз, онда телефон қ ай жерде кімде тұ ру керектігін шешу керек. Типтік автожауап қ ұ рлымына 4 бӛ лім кіреді: сә лемдесу жә не таныстыру (сә леметсіз бе, кім сӛ йлесіп тұ р, телефон номер, ұ йымның немесе фирманың атауы); сіздің болмайтындығ ың ыз туралы хабар (қ азіргі уақ ытта мен бӛ лмеде емеспін, мен келемін...); хабарлама қ алдыру ұ сынысы (мархабат, ӛ зің іздің есімің ізді телефон нӛ мерің ізді, дыбыс белгісінен кейін хабарлама қ алдырың ыз); қ оң ырау ү шін алғ ыс беру (рахмет) Диктофон жә не бейне аппараттарды қ олдану Кӛ п басшылардың жұ мысында диктофон тиімді жә не ауыстыра алмайтын кӛ мекшілер қ атарында негізгі орын алады. Ол іскерлік хат- хабарлардың жү ргізуде, сӛ здерді стенографиялау кезінде уақ ыт жоғ алтуын болдырмау хатшығ а тә уелділікті азайту жә не оның жұ мыс кү нінің жоспарын жең ілдету, іскерлік хаттарды қ ұ руда уақ ытты ү немдеу. Тә жірибеде кӛ рсеткендей хатшығ а диктофон арқ ылы іскерлік хат-хабарды баспасӛ зге шығ аруын мең геру, ал басшығ а жазу дағ дыларын ү йрену ү шін бірнеше кү нді қ ажет етеді. Осығ ан байланысты келесідей ережелерді ескеру қ ажет:

1. Мә тінді айтуда айтып отырғ ан адамның есімімен басталу қ ажет.

Содан кейін нӛ мерін атау бланк немесе формалардың атауы, сол арқ ылы мә тінді баспасӛ зге шығ уын қ адағ алау. Ә рі қ арай қ анша кӛ шірмесі қ ажет жә не оларды кімге тарату керектігін кӛ рсету қ ажет.

2. Қ ұ жаттар немесе оның нақ ты нұ сқ аларын жазуда ара қ ашық тығ ын анық тау керек. Бұ л қ ұ жатқ а қ осымша дерек кӛ здерін орынды тіркеп отыру.

3. Жаң а мә тіннен алдын жазылғ ан мә тін араласып кетсе, онда айтылғ анды қ айта басынан бастап жазу қ ажет. Айту кезінде логикалық ү зіліс ұ сынылуы керек. Қ орытынды бӛ лімінде міндетті тү рде «мә тіннің соң ы, рахмет» деп айтылу керек.

4. Диктофонды тиімді қ олдануда арнайы қ ұ жаттар тү рлерін жасау қ ажет. Онда сә йкес ақ параттардың беттері нӛ мірленген болуы қ ажет. Бұ л беттердегі мә тінді кейіннен дыбыс жазбаларына аудару қ ажет.

5. Айту процесінде арнайы кӛ мекші сӛ здерді қ олдану керек, қ ұ жат атауы немесе оның коды; мә тіннің авторы; кү ні; тақ ырыбы; бұ л тақ ырыпта мә тіннің басы, азат жол; жаң а жол; аудару; қ арапайым қ олтаң балар; мазмұ ндама. Бұ дан басқ а мынадай сӛ здерді айтуғ а болады: сызық ша, дефис, қ ос нү кте, нү ктелі ү тір, тырнақ ша, жақ ша, ү тір, бағ аналар.

6. Қ иын айтылатын сӛ здерді ә ріптеп айту қ ажет. Айту кезінде жиі кездесетін қ ателіктер мынадай жағ дайларда кездеседі: жазу жағ дайлары автордың тексті ү зіп жә не бӛ лген кезде жасалғ ан; оқ ылғ ан текст алдын-ала дайындалмағ ан;

айтылу кезінде таспаларды айналдыру деген болмағ ан; айтылу кезінде былдыр-былдыр дауыстармен жү ргізілген (мысалы, ауызда тамақ немесе шылымды ұ стап тұ румен); айтушының сӛ зі ӛ те жылдам немесе бір қ алыпты болмағ ан; айту кезінде микрофон ауызғ а жақ ын араласқ ан; хатшыда қ ұ жаттарды диктофонғ а жазу нұ сқ ауы жоқ немесе ол онымен таныспағ ан;

Диктофонды тиімді қ олдануғ а болатын жағ дайлар:

- сӛ зді жә не сұ хбатты жазып алу;

- хаттамаларды жү ргізуде; ә р тү рлі хабарламалар мен хаттарды тү зу;

- сӛ йлемдерді атап ӛ ту жә не оны тұ жырымдау;

- клиенттермен ә ң гімелесу кезінде телефон арқ ылы сӛ зді жазу;

- маң ызды тү сініктемелерді, фактілерді жә не ескертперлерді жазу;

- жоспарларды жә не кү н тә ртіптерін, шақ ыруларды тү зу;

Бейне аппараттарды қ арым-қ атынас орнатуда қ олданылуы:

- партнерды сӛ йлесу кезінде нақ ты уақ ытында кӛ ру;

- жазылғ ан ә ң гімелерді кӛ ру жә не талдау жү ргізу;

- кӛ рсетілген бұ йымның параметрін жә не қ ызметін қ арастыру;

- текстерді оқ у жә не олардың кӛ рінісі;

- ә р қ андай қ ұ жаттардың реквизиттерін кӛ ру;

- тү рлі иллюстрацияларды қ арастыру;

- кескінді толық тай немесе жеке бӛ лімдерін ү лкейтіп кӛ рсету;

- кӛ рсетілген қ ұ жатардың жә не иллюстрациялардың кӛ шірмесін жасау;

- келесі жазбаны қ арау мен талдауда бӛ лменің жинақ ылығ ын реттеп отыру;

- бейне кӛ ріністердің басқ а вариациялық ә рекетін жасау.