Заняття 16

Адреса - документ, що становить собою складену за певною формою вказівку місця проживання чи перебування особи або місцезнаходження установи.

Лист - це найпоширеніший вид документації, який належить до головних засобів встановлення офіційних контактів між підприємствами, організаціями або установами. З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

Типи листів: лист-відповідь, лист-заиит, л ист-відповідь на запит, лист-прохання, лист-відповідь на прохання, лист-гіідтвердження, супровідний лист, лист-нагадування, лист-претензія, рекламаційний лист, лист-відповідь на претензію, лист-подяка, рекомендаційний лист, гарантійний лист, лист-вибачення, лист-вітаяня, лист-повідомлення, лист-запрошення.

Реквізити листа: назва міністерства (для державних структур), назва і адреса адресанта, номер і дата листа, посилання на дату і номер вхідного листа (у листах-відповідях), назва й адреса установи адресата, його посада, прізвище, заголовок листа, гриф обмеження доступу, текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок, підпис (посада, звання, ранг, статус адресанта, підпис прізвище, ініціали), печатка, резолюції, гриф погодження, візи, позначки про виконавця, виконання, наявність документа в електронній формі,

позначка про надходження.

Телеграма - документ, який передається телеграфом, має граматично

стислий текст, що зумовлено потребою негайного втручання в певну справу,

термінового інформування когось про щось.

Реквізити: 1) герб; 2) назва міністерства; 3) назва виду документа; 4) категорія і відмітки особливого виду; 5) адреса; 6) текст; 7) підпис; 8) адреса відправника, його прізвище; 9) дата; 10) підписний номер.

І телефонограма - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Реквізити: І) назва виду документа; 2) номер; 3) дата; 4) адресант;

5) адресат; 6) текст (стислий, треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без скорочень, кількість слів - не більше 50); 7) підпис.

Радіограма - повідомлення, передане по радіо.

Реквізити: ті ж реквізити, що і в телефонограмі.

Факс - це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою тслекомунікативного зв'язку та принтера. Цс поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

Обов 'язкові реквізити: назва документа, дата, назвав адресата - установи, яка передає факс, прізвище, посада особи, що підписала факс, назва організації, шо одержує факс, текст (без скорочень). Додаткові відомості, які автоматично передає апарат, - зазначення відправника (його код), дата і час передавання, номер телефаксу, з якого передано, кількість сторінок.

Візитна картка (або візитівка) це картка для вручення під час знайомства чи візиту. Вона використовується під час знайомства ділових партнерів і містить різноманітну ділову інформацію про власника: його прізвище, ім'я та по батькові, назву організації і посади, адресу і контактні телефони. Стандартний для візитівки є розмір 5x9 см; декоративні елементи

вважаються зайвими.

Реквізити: 1) назва підприємства, установи, організації, фірми; 2) прізвище, ім'я та по батькові власника картки; 3) посада; 4) адреса установи, організації, підприємства, фірми; 5) номери телефонів, факсу.