БЛОК-СХЕМИ

Блок-схеми або блок-діаграми — це графічні репрезентації поточної інформації, ідей чи компонентів системи. У бізнесі блок-схеми просто ілюструють процес — чи це фізичний процес виробництва, чи процес менеджменту, завдяки якому рішення доводяться до кінця.

Наприклад, блок-схема могла б бути одним зі способів пояснення якогось виробництва чи навіть способу прийняття рішень в організації. Кожен рівень процесу представлено квадратиком, квадратики поєднані стрілками, які показують напрямок " потоку" крізь систему. Куди буде зроблено наступний крок, залежить від попереднього результату, який теж, у свою чергу, був визначений попереднім (як правило, гілками " так" чи " ні").

Блок-схеми — це найкращий спосіб пояснити чи зрозуміти, що відбувається всередині замкненої системи. Зокрема, їх можна використати як діагностичне знаряддя для допомоги в процесі прийняття рішень, забезпечуючи краще розуміння того, де може міститись проблема, або задля ідентифікації можливих дій чи альтернатив.

Заради легшого розуміння дамо умовні позначення у цих схемах:

• формулювання факту - овал • питання - ромб

• дія - прямокутник • напрямок руху — стрілка

На мал. 7.1 та 7.2 у сьомому розділі зображено блок-схеми двох різних підходів до виправлення помилок — така собі школа управління " згор-ни-все-під-килим" і, на противагу, — освічена організація. (Див. сс. 158 та 159).

) Спробуйте намалювати таку діаграму для процесу прийняття рішення у вашій організації. Чи, якщо ви почуваєтеся впевненіше, для способу, в який у вас виправляють помилки. Тепер використайтецю діаграму, аби визначити, що ще можна покращити.

Інструментарій для прийняття рішень 67

Використовуючи діаграми руху, треба враховувати кілька моментів:

• Чи є в цьому процесі такі кроки, які можна було б опустити задля збереження часу і коштів?

• Чи існує результативніший спосіб організації ходу подій?

• Чи вимагає цілий процес реорганізації через свою застарілість?

• Чи варто його відмінити взагалі?

ПРОЦЕС СКЛАДАННЯ КАРТ (" ҐРУНТОВКА")

Інша техніка, яка може бути використана для розуміння процесу, — це т., зв. " ґрунтовка". Цей засіб описав менеджер-консультант Нейл Ґласс у своїй книзі " Майстерклас із менеджменту"

Він корисний для простежування, що ж насправді трапилось у виробничому процесі. Коли менеджери намагаються пояснити перебіг справ у організації, вони, фактично, не виконують завдань, оскільки часто зупиняються на поясненні, як робота мусила би бути виконана, замість того, щоб пояснити що ж насправді трапилося. Як результат, вони часто пропускають суть проблеми чи ключові ділянки, де можна було б зробити покращення.

'" Ґрунтовка" — це спосіб, у який можна точно зобразити перебіг процесу Звичайно він полягає в інтерв'юванні людей, які виконують роботу на кожній окремій ділянці, для того, аби зрозуміти головні напрямки їх діяльності, інформаційні потоки та зв'язки між ними. Чернетка процесу може бути намальована на аркуші паперу.

Наступний крок — приколоти довгий шматок сірого паперу - як правило, чотири чи шість метрів завдовжки, — та розпланувати процес за допомогою клейких папірців " Post-it", простих аркушиків паперу та ключових документів. Потім люди, яких попередньо інтерв'ювали, запрошуються оглянути ті частини процесу, за які вони відповідають, щоб перевірити, як дотримано точності їх описів у конструкції.

Коли цей крок завершено, люди, включені у процес або якоюсь мірою за-торкнуті ним, запрошуються, аби " пройтись по ґрунтовочній моделі". Мимохідь додають пропозиції покращення на клейких аркушиках " Post-it". Коли і це завершено, залишається без помилок перемалювати діаграму.

Привабливість цієї техніки полягає в тому, що ідеї покращення випробовуються шляхом оцінки нового процесу ще перед тим, як безповоротні остаточні рішення прийняті.

УЯВНІ СХЕМИ

Цс спосіб одночасно репрезентувати багато різних компонентів складної проблеми. Винайдений психологом Тоні Бузаном, він може допомагати ґенерувати ідеї або запам'ятати складні системи та концепції. Це також прекрасний інструментарій для передавання складних ідей іншим.

68 УСЕ ПРО МЕНЕДЖМЕНТ: Ключові управлінські рішення

Головний принцип простий. Менеджер бере центральну ідею, проблему чи спірне питання та пише його в центрі великого аркуша паперу. Ідеї, ініційовані центральною, зображаються за допомогою серії ліній, що виходять з центру, відтак другорядні ідеї чи питання, які випливають уже з цих, — таким чином, перед нами з'являється зображення уявної схеми, подібної на павутиння чи на кореневу систему алгоритму, де лінії розходяться у всіх напрямках до країв паперу.

Такі карти дають можливість зламати традиційні, лінійні способи міркування над проблемами. Перемішане, плутане змалювання ідей звільняє людей від потреби ґрунтувати на чомусь їхні думки чи покладатись на попередню логіку. Це дозволяє їм наблизитись до проблеми буквально з чистим аркушем паперу.

Фактично, сила цього знаряддя в тому, що воно абсолютно не струк-турований. Той, хто користується ним, може піти в будь-якому напрямку та перескочити на інший, як тільки це спаде на думку. В багатьох випадках складання такої схеми ідей є графічним еквівалентом до методу " мозкової атаки", коли група людей бере проблему та пропускає через неї усі можливі думки, що раптово приходять у голову.

Як у випадку " мозкової атаки", так і у випадку схеми ідей, якщо немає безладу, то не буде й порядку.

СПОСОБИ ФОРМУВАННЯ ПРІОРИТЕТІВ

Є багато інструментів та методів, здатних допомогти менеджерам надати перевагу певним видам роботи чи рішенням, і серед них:

• Л-ВС-метод;

• кольорове кодування;

• метод Дельфі.