Підготовка та передача справ у відомчий архів

Закінчені діловодством справи постійного та тимчасового зберігання (більше 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведеш, для підготовки їх до передачі в відомчий архів підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами діючих нормативних документів. 4.1. Оформлення справ. 4.1.1. Оформлення справ проводиться робітниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, в веденні яких знаходились заведення та формування справ, з методичною допомогою та під контролем відомчого архіву. Повне чи часткове оформлення справ. 4.1.2. В залежності від строку зберігання проводиться повне чи часткове оформлення справ. 4.1.3. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (більше 10 років) зберігання та по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: підшивку справи; нумерація аркушів справи; складання завіряючого напису справи; складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скорозшивачах, не проводити пересистематизацію документів, аркуш справи не нумерувати, завіряючі написи не складати. Підшивка справи. 4.1.4. Документи, що складають справу, підшиваються на 4 протоколу в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного чигання тексту всіх документів. 4.1.5. Справи постійного зберігання, що складаються з документів особливої науково-історичної, художньої чи іншої цінності, або неформальних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами чи в картонних футлярах (коробках). При наявності в справі окремих особо пінних документів, а також невикористаних особових документів, ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається у справу. В кінці кожної справи підшиваються чисті бланки форм для завіряючого напису, а на початку справи - бланки форм для внутрішнього опису документів. Нумерація аркушів. З ціллю забезпечення зберігання та закріплення порядку місцезнаходження аркушів, всі листи, крім внутрішніх описів, нумеруються в розвернутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку чорним графічним олівцем. Використання чорнил або кольорових олівців забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо. Якщо справа складається з декількох томів або частіш, вона нумерується по кожній частині окремо. Фотографії, креслення діаграми та інші ілюстративні матеріали на самостійних аркушах нумеруються на зворотній стороні в лівому верхньому кутку. Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому кутку. Аркуші з наглухо наклеєними документами нумеруються як один лист. Якщо до документу підклеєні інші документи, то кожний документ нумерується окремо. Підшиті в справу конверти з вставками нумеруються так: спочатку конверт, а потім кожна вставка. Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну інформацію. У випадках більшої кількості помилок в нумерації аркушів в діловодстві проводиться їх перенумерація. При перенумерації старі номери закреслюються одною рискою, а поруч ставиться новий номер кожного аркуша. В кінці справи складається новий завіряючий напис, при цьому старий напис закреслюється, але зберігається. При наявності окремих помилок в нумерації листів у справах, що готуються до передачі на державне зберігання, дозволяється по узгодженню з державним архівом використання літерних номерів аркушів. Складання завіряючого напису справи. Для обліку кількості аркушів в справі і фіксації особливостей їх нумерації складається завіряючий напис справи. Завіряючий напис складається в справі на окремому листку - завірнику, в книжках - на зворотній стороні останнього чистого листка, в картотеці - на окремому чистому листку. Забороняється виносити завіряючий напис на обкладинку справи. Якщо справа підшита без листка-завірника, він наклеюється на внутрішню сторону обкладинки. В завіряючому написі вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів і окремо, через знак " +", кількість знаків внутрішнього опису. В завіряючому написі вказуються наступні особливості нумерації документів: наявність літерних номерів аркушів та пропущених номерів; номера аркушів з наклеєними фотографіями, документами, вирізками з газет; номера крупноформатних аркушів; номера конвертів з вкладками та кількість вкладених в них аркушів. Завіряючий напис підписується тим, ким складений, вказується посада та дата. Всі наступні зміни (заміна оригіналів копіями, під'єднання нових документів і т.д.) відмічаються в завіряючому написі з посиланням на відповідний акт. Складання внутрішнього опису: 4.1.21. Для обліку документів окремих категорій справ постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (особливо цінні, особові, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів) складається внутрішній опис документів. Внутрішній опис необхідно також складати у справах, сформованих по типам документів. Необхідність складання опису визначається інструкцією по веденню діловодства в установі. Внутрішній опис складається на окремому листку за формою, яка містить відомості про порядкові номери документів, їх індекси, дати, заголовки. До внутрішнього опису складається ітоговий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість документів та кількість листків внутрішнього опису.