Этапы проектирования базы данных

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Глав­ное назначение проекта — выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. База данных — достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие продуман­ной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки и перенастраиванию объектов базы данных.

Проектирование базы данных целесообразно начать с разра­ботки эскиза объектов, которые потребуются для получения ре­зультата. Затем необходимо определить связи между объектами и сформулировать более конкретные требования, налагаемые на эти связи.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие во­просы:

• Какими данными мы располагаем?

• Какие таблицы необходимо создать?

• Какой тип данных должны иметь поля таблиц?

• Как эти таблицы будут связаны друг с другом?

• Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов?

• Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов?

• Нужны ли в запросах вычисляемые поля?

• Какие макросы могут быть созданы для автоматизации ра­боты с базой данных?

Законченный план должен содержать подробное описание каж­дого отчета, формы, таблицы и запроса, а также связей между ними.

В процессе создания отдельных объектов следует каждый объ­ект тщательно протестировать с проверочными данными. В каче­стве тестовых данных лучше использовать короткие имена и целые числа. Это позволит определить ошибки на более ранних стадиях разработки базы данных. Общее проектирование предусматрива­ет этапы создания проекта базы данных от концепции до реаль­ного воплощения.

Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Каждая таблица может иметь первичный ключ - одно или несколько полей, которые однозначно идентифицируют запись. Если первичный ключ не задан, Access может создать поле Счетчик и добавить его в таблицу. В этом поле будет содержаться уникальный номер для каждой записи в таблице. Однако может понадобиться создать собственный ключ.

· Первичный ключ является индексом.

· Индексы сортируют данные по одному или нескольким полям, что значительно ускоряет выполнение запросов, поиск и сортировку.

· При добавлении новых записей Access проверяет данные на дублирование.

· Access отображает данные в порядке первичного ключа, если не задан другой порядок сортировки.

Создать первичный ключ можно 4 способами:

1. Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и выбрать команду Правка--Ключевое поле.

2. Выделить поле для использования в качестве первичного ключа и нажать кнопку Ключевое поле панели инструментов.

3. В контекстном меню выбранного в качестве первичного ключа поля активизировать команду Ключевое поле.

4. Если при первом сохранении новой таблицы ключевое поле не определено, Access предложит автоматически создать ключевое поле типа Счетчик.

После создания первичного ключа на маркере текущей строки появится пиктограмма ключа. Первичный ключ является индексом. Он виден в окне Индексы (появляется индикатор ключа в области выделения строки), которое открывается щелчком по кнопке Индексы панели инструментов. В области Свойства индекса окна Индексы можно задать, будет ли он первичным или уникальным ключом и будет ли игнорироваться пропуск пустых полей. В некоторых случаях необходимо создание составного индекса.

: