Автоматизированная обработка данных в службе приема и размещения.

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях невозможно без применения новых технологий. Новые технологии предусматривают автоматизацию многих гостиничных процессов, в частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда и уровня знаний у высших управленческих работников.

Становится обычным явлением совмещение профессий, что влечет за собой потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям.

Никакая гостиница в современном мире высоких технологий не может существовать без выхода в глобальную компьютерную сеть Интернет. Доступ к Интернету дает практически неограниченные возможности в поиске деловых партнеров, налаживании отношений, рекламы, продвижения услуг, а также предоставляет возможность связи с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, что снижает себестоимость гостиничных услуг. Помимо этого необходимым является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая позволяет бронировать и резервировать места в гостинице в зависимости от потребностей гостей и имеющихся возможностей гостиницы.

Открытие в Интернете систем бронирования гостиниц, авиабилетов и других составляющих тура позволяет клиентам самостоятельно организовывать свой отдых, не прибегая к услугам агентств. Сегодня многомиллионная армия пользователей Интернета может не только просматривать и выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).

Создание собственной web – странички или специализированного сервера – наиболее эффективный способ электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится доступной всем, кто пользуется Интернетом.

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому запросу и встроенную подсистему для поиска сегментов с минимальными тарифами.

Поиск требуемого средства размещения можно выполнить по нескольким критериям: местоположению, названию, типу средства размещения, принадлежности к гостиничной цепи, требуемому набору услуг и стоимости. Далее идет формирование запроса. Через минуту на экране появляется список отелей, из которого выбирается желаемый. На экране отображается фотография вида отеля, проводится его описание (расположение, наличие ресторанов, баров, оснащение номеров, порядок расчетов – всего свыше 20 информационных полей). Для бронирования необходимо заполнить анкету с указанием данных о клиенте, в том числе и номера кредитной карточки. Бронирование через Интернет происходит 24 часа в сутки в режиме реального времени, позволяет осуществить мгновенное бронирование и подтверждение.

Компьютеры широко используют в информационно-вычислительных центрах гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря и контроль поставок питания.

В гостинице должны быть установлены автоматизированные рабочие места для персонала, которые обеспечивают автоматизацию основных функциональных процессов.

Все автоматизированные рабочие места объединяются в единую локальную сеть, которая организует взаимодействие между отделами, уменьшая время для обеспечения коммуникации, и позволяет эффективно налаживать работу всей гостиницы.

Любая гостиница осуществляет в процессе своей деятельности ряд стандартных операций с документами: создание рекламы, отправку писем и запросов, оформление отчетов, сбор и анализ данных. Для накопления и хранения поступившей информации и обеспечение быстрого ее поиска используют системы управления базами данных. Для этого можно посоветовать воспользоваться Microsoft Office 97. Она содержит пакет стандартных программ, которые позволяют осуществить основные действия с данными.

Деятельность гостиницы регламентируется правилами, нормами и указами как федерального значения, так и местными. В данном случае помогают программы «Консультант» и «Кодекс». Для ведения бухгалтерского учета и всех финансовых операций рекомендуется использовать программу 1С Бухгалтерия.

В гостиницах России работают различные системы управления. Наиболее распространенной является АСУ «Русский отель», недавно разработана АСУ «Эдельвейс».

В некоторых гостиницах работают системы, специально разработанные для этой гостиницы с учетом ее особенностей.

Преимущество «Эдельвейс» состоит в том, что эта система работает в операционной системе Windows, которая является современной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой работает «Русский отель».

Технический уровень зарубежных систем резервирования значительно выше отечественных систем. Они более мобильны, многофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрированы в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre, Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank.

Во всех компьютерных системах можно:

бронировать места и номера;

следить за загрузкой номеров;

регистрировать клиентов;

вести картотеку гостей;

производить и составлять финансовые расчеты.

Выполнение всех этих функций в автоматическом режиме значительно улучшает качество обслуживания гостей.

III. Заключение.

Гостиницы – главный, классический тип для размещения туристов. В широком смысле – это дом с меблированными комнатами, предназначенный для кратковременного проживания.

Туристская гостиница – это особый тип гостиницы, предназначенный для предоставления туристам комплекса услуг, связанных с путешествием, которые не предусмотрены в обычной гостинице (активный отдых, прокат лыж, лодок и т.п.).

Для всех гостиниц предусмотрены общие обязательные требования: наличие условий для размещения, питания, бытового обслуживания. Кроме основных услуг современные гостиницы представляют широкий спектр дополнительных: развлекательные, спортивные, оздоровительные, торговые и т.д.

Спецификой гостиничного хозяйства является то, что здесь создаются услуги нематериального характера, которые предоставляются непосредственно потребителям. По этой причине в процессе обслуживания сравнительно малое участие принимают предметы труда, зато решающую роль играют средства труда и живой труд. При анализе средств труда выясняется, что здесь преобладают постройки, помещения, оснащение, санитарно-техническое оборудование, т.е. " пассивные" фонды. Здесь ограничены возможности механизации процесса обслуживания. Более благоприятные условия для механизации операций существуют при резервировании мест и учете услуг, а также в некоторых вспомогательных видах деятельности.

Развитие гостиниц привело к возникновению трех основных подразделений, которые обязательно нужно учитывать в такой сфере, как управление отелем. Все три подразделения связаны между собой и ни одно из них не может работать в отрыве от остальных. Также нельзя выделить главное подразделение, ведь главный человек в отеле – все таки, гость, и все работает только для него. Хоть деление и довольно условно, но всё же, гостиничный бизнес учитывает деление на отдел продаж и маркетинга как структурное подразделение, отдел обслуживания гостей, и отдел поддержки служб самого гостиничного предприятия.

Служба приема и размещения занимается приемом гостей, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, оказанием различных услуг. В больших гостиницах служба приема и размещения часто подразделяется на отделы, которые специализируются на определенных операциях. В небольших гостиницах служба выполняет те же обязанности, но имеет меньшее число сотрудников, которые выполняют несколько обязанностей.

Отдел бронирования следит за конъюнктурой, собирает заявки на бронирование, фиксирует повышение спроса, которое гостиница могла бы использовать, увеличивая стоимость размещения и давая предприятию больший доход. Номера, не забронированные заранее, передаются для непосредственной продажи в службу размещения, которая должна размещать гостей в данные номера по более высокой цене

Отдел продаж и маркетинга стоит особняком, из-за своей смешанной функции – его функции связаны как с обслуживанием гостей, так и поддержкой служб предприятия. Ведь работой по обслуживанию будет обсуждение условий договора на поселение в гостинице, а работой по поддержке будет расчет тарифной матрицы на услуги гостиницы.

Строительство гостиницы без учета структурного подразделения, и функций отделов обречено на неудачу, потому что в таком отеле станет невозможным применение стандартов обслуживания. А стандартизация работ по обслуживанию как упрощает контроль над качеством работ, так и повышает эффективность каждого участника процесса.

IV. Список литературы

1. Волков Ю.Ф. Технология гостиничного обслуживания. Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 384 с.

2. Индустрия туризма: Правовые акты: Туристская деятельность / Сост. Дехтярь Г.М. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 228 с.

3. Котлер Ф., Боуэн Дж., Мейкенз Дж. Маркетинг. Гостеприимство и туризм: Учебник для вузов / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2008.-787 с.

4. Линн Ван Дер Ваген. Гостиничный бизнес. Ростов н/Д: Феникс, 2008. 416с.

5. Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного и санаторно-курортного обслуживания. М.: ИЦ «Академия», 2006. – 208 с.

6. Организация и управление гостиничным бизнесом /Под ред А.Л. Лесника, А.В. Чернышева. М.: Изд.дом «АЛЬПИНА», 2007. – Т.2. – 576 с.

7. Проблемы развития туристского и гостинично-ресторанного бизнеса в РФ и за рубежом: Сборник статей. Вып. 9 – М.: МАТГР, 2009, - 155 с.

8. Скараманга В.П. Фирменный стиль в гостеприимстве: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 192 с.

9. Состояние и проблемы туризма в Российской Федерации. – М.-С-Пб.: Моск. отд. Национальной Академии туризма, 2007. – 64 с.

10. Тимохина Т.Л. Организация приема и обслуживания туристов. М.: ООО «Книгодел»: МАТГР, 2008. – 288 с.

11. Туризм и гостиничное хозяйство /Под ред. Чудновского А.Д. М.: ЮРКНИГА, 2009. – 448 с.

12. Уокер Дж.Р. Введение в гостеприимство: Учебник / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 463 с.

13. Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».