Перечислим правила оформления кадрового документа.

1. Наименование организации – автора документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

2. Код организации – автора документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и другое). В дальнейшем проставляется наименование вида документа, составленного или изданного организацией. Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов. В письме наименование вида документа не указывают. Обязательно проставляется:

- код формы документа.

- Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно - цифровой способ оформления даты.

3. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое.

И создается ссылка на регистрационный номер и дату документ (включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ)

4. Гриф ограничения доступа к документу (гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и другие) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа)

5. Адресат документа. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

6.Гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

7. Резолюция. Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8. Заголовок к тексту документа. Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

9. Текст. Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

10. Визы согласования. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

11. Оттиск печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова " В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

13. Отметка о поступлении документа в организацию. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

14. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.^[19]

Перечень проведения трудовой инспекцией внеплановой проверки работодателей.

В целях соблюдения всеми работодателями трудового законодательства трудовая инспекция проводит плановые и внеплановые проверки (ч. 1 ст. 353, ч. 2 ст. 360 ТК РФ). Порядок их проведения регулируется положениями Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ и Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 30 октября 2012 г. № 354н.