Теоретический материал. Деловые письма – переписка между организациями - являются одной из важных разновидностей речевой коммуникации в современном деловом общении

Деловые письма – переписка между организациями - являются одной из важных разновидностей речевой коммуникации в современном деловом общении. Являясь письменной формой речи, они сохраняют традиции русской деловой письменности и речевого этикета.

В Древнерусском государстве в связи с оформлением правовых отношений складывается система документов, эти отношения регулирующих. Основным жанров деловых бумаг, выполнявших функцию деловых писем, была грамота (завещательная, закладная, заемная и др.). Веками накопленный опыт выразился в появлении устойчивых речевых формул и образцов текстов, которые до сих пор используются в деловой переписке. Так, обращения и подписи, как необходимые композиционные элементы текста, возникли в переписке еще в Древней Руси, а в Петровскую эпоху приобрели более важное значение, поскольку стали соответствовать Табели о рангах. В то же время сложилось и трехчастное построение деловых писем, характерное для них и сегодня (обращение, текст письма, содержащий просьбу, приказ, требование, предложение и т.д. и подпись).

Появление новых законов и документов, например, Судебника Ивана III (1497) повлекло за собой формирование начальных лингвистических черт не только документов, но и деловой переписки. Создание Приказов и Царского архива (нач. XVI в.), реформы, проведенные Петром и Екатериной Великими, способствовали расширению жанровой системы письменной деловой речи, которая окончательно оформилась к концу XVIII – началу XIX веков. К этому времени были выработаны единые стандарты по составлению деловых бумаг, появились инструкции, письмовники и письмоводители. Эта традиция находит отражение и в современности – существует ГОСТ.

В современном мире деловые письма классифицируются по многим признакам. Например, необходимости ответа, инициативности, форме отправления, регламентированности. Главным критерием для классификации деловых писем является их задача и, как следствие, содержание. В связи с этим важными жанрами деловых писем являются: 1) этикетные письма: письмо-извинение, письмо-приглашение, письмо-поздравление, письмо-соболезнование, письмо-благодарность; 2) инициативные коммерческие письма: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-распоряжение; 3) письма, связанные с разрешением конфликтных ситуаций: письмо-жалоба, письмо-извещение, письмо-напоминание и письмо-предупреждение, а также письмо-отказ, письмо-подтверждение, информационное, сопроводительное, гарантийное и рекомендательные письма. Жанровые границы деловых писем перестали быть устойчивыми и подчиняться строгим правилам. Нельзя также забывать и о таком речевом явлении, как «служебная переписка» Соответствующая нормам официально-делового стиля служебная переписка имеет жанровую структуру, основанную на форме служебной записки (докладная, объяснительная, ходатайство, рапорт) и заявлении.

Мотивация речевого действия передается в деловой и служебной переписке при помощи шаблонов и клише (в соответствии с протоколом; в связи с вышеизложенным), которые создают устойчивую речевую информационную формулу (просим принять решение; требуем рассмотреть вопрос; ставлю Вас в известность), вводят этикетную формулу, соответствующую речевой ситуации приветствия, прощания, поздравления, извинения (имеем честь предложить Вам; уважаемые господа). Официально-деловой текст строится по трафарету или образцу, поэтому ответ на письмо требует повторения фраз из инициативного сообщения.Условность жанровых границ и критериев приводит к тому, что возникает необходимость уточнения, поэтому современные деловые письма часто имеют заголовок информационного характера. Например, «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи», «О проведении научно-практического семинара». Этикетные письма (письма вежливости) заняли прочное место в современной жанровой классификации деловых писем и PR-текстов. Их содержание не вынуждает адресата к обязательному ответу, но является демонстрацией вежливости и соблюдением форм речевого этикета. Общеупотребимыми являются формулы: сердечно благодарю Вас, позвольте мне поблагодарить Вас, с уважением, с признательностью, с почтением и т.д. Ответы на этикетные письма могут быть как формальными, так и более теплыми.

Основные понятия: деловые письма, служебная переписка, официальная корреспонденция, жанры писем, этикетные формулы речи.

Вопросы для обсуждения:

1. История русской деловой письменности.

2. Принципы классификации жанров деловых писем.

3. Принципы составления деловых писем.

4. Этикетные письма.