Стоимостный анализ (ABC) и свойства, определяемые пользователем (UDP)

Как было указано ранее, обычно сначала строится функциональная мо­дель существующей организации работы - AS-IS (как есть). После построе­ния модели AS-IS проводится анализ бизнес-процессов, потоки данных и объектов перенаправляются и улучшаются, в результате строится модель ТО-ВЕ. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Проблема состоит в том, что таких критериев много и непросто определить важнейший. Для того чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективно­сти бизнес-процессов, необходима система метрики, т. е. качество, следует оценивать количественно.

BP-win предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели -стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP). ABC является широко распространенной методикой, используемой между­народными корпорациями и государственными организациями (в том чис­ле Департаментом обороны США) для идентификации истинных движите­лей затрат в организации.

Стоимостный анализ представляет собой соглашение об учете, исполь­зуемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Стоимостный анализ основан на модели работ, потому что количественная оценка невозможна без детального понимания функ­циональности предприятия. Обычно АВС применяется для того, чтобы по­нять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Reengineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентифика­ция работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучше­ны в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой пред­лагаемых изменений т. д.

ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последова­тельная (следует синтаксическим правилам IDEF0), корректная (отражает бизнес), полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, создание модели работы закончено. ABC включает следующие основные понятия:

- объект затрат - причина, по которой работа выполняется, обычно, ос­новной выход работы, стоимость работ есть суммарная стоимость объ­ектов затрат (" Готовое изделие ", рис. 1.40).

Рис. 1.40. Иллюстрация терминов ABC

- движитель затрат - характеристики входов и управлений работы (" Сырье ", " Чертеж ", рис. 1.40), которые влияют на то, как выполняет­ся и как долго длится работа;

- центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

При проведении стоимостного анализа в BP-win сначала задаются еди­ницы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties (меню Edit\ Model Properties), закладка ABC Units(рис. 1.41).

Если в списке выбора отсутствует необходимая валюта (например, рубль), ее можно добавить. Символ валюты по умолчанию берется изна­строек Windows. Диапазон измерения времени в списке Unit of measured достаточен для большинства случаев - от секунд до лет.

Рис 1.41. Настройка единиц измерения валюты и времени

Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Editor (меню Edit\ABC Cost Centers рис. 1.42).

Каждому центру затрат следует дать подробное описание в окне Definition. Список центров затрат упорядочен. Порядок в списке можно менять при помощи стрелок, расположенных справа от списка. Задание определенной последовательности центров затрат в списке, во-первых, об­легчает последующую работу при присвоении стоимости работам, а во-вторых, имеет значение при использовании единых стандартных отчетов в разных моделях. Хотя, как было указано в 1.2.5, BP-win сохраняет информа­цию о стандартном отчете в файле PLATINUM.INI, информация о центрах затрат и UDP сохраняется в виде указателей, т. с. хранятся не названия центров затрат, а их номера. Поэтому, если нужно использовать один и тот же стандартный отчет в разных моделях, списки центров затрат должны быть вних одинаковы.

Рис. 142. Диалог Cost Center Editor

Для задания стоимости работы (для каждой работы на диаграмме де­композиции) следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и на всплывающем меню выбрать Cost Editor (рис. 1.43). В диалоге Activity Cost указывается частота проведения данной работы в рамках общего процесса (окно Frequency) и продолжительность (Duration). Затем следует выбрать в списке один из центров затрат и в окне Cost задать его стоимость. Анало­гично назначаются суммы по каждому центру затрат, т. е. задается стои­мость каждой работы по каждой статье расхода. Если и процессе назначе­ния стоимости возникает необходимость внесения дополнительных центров затрат, диалог Cost Center Editor вызывается прямо из диалога Activity Cost соответствующей кнопкой.

Рис. 1.43. Задание стоимости работ а диалоге Activity Cost

Общие затраты но работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы снача­ла вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decomposition, подобные вычисления авто­матически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх (рис. 1.44).

Рис. 1.44. Вычисление затрат родительской работы

Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если ра­боты выполняются последовательно. Встроенные возможности BP-win по­зволяют разрабатывать упрощенные модели стоимости, которые, тем не менее, оказываются чрезвычайно полезными при предварительной оценке - за­трат. Если схема выполнения более сложная (например, работы произво­дятся альтернативно), можно отказаться от подсчета и задать итоговые

суммы для каждой работы вручную (Override Decomposition). В этом слу­чае результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнориро­ваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбранного режима, поэтому при выключении опции Override Decomposition расчет снизу вверх производится обычным образом.

Для проведения более тонкого анализа можно воспользоваться специа­лизированным средством стоимостного анализа Easy ABC(ABC Technology, Inc.). BP-win имеет двунаправленный интерфейс с Easy ABC. Для экспорта данных в Easy ABC следует выбрать пункт меню File\Export\Node Tree, задать в диалоге Export Node Tree необходимые настройки и экспортиро­вать дерево узлов в текстовый файл (.txt). Файл экспорта можно импорти­ровать в Easy ABC. После проведения необходимых расчетов результирую­щие данные можно импортировать из Easy ABC в BP-win. Для импорта нуж­но выбрать меню File\Import\Costs и а диалоге Import Activity Costs выбрать необходимые установки.

Результаты стоимостного анализа могут существенно повлиять на оче­редность выполнения работ. Рассмотрим пример, изображенный на рис. 1.45. Предположим, что для оценки качества изделия необходимо про­вести три работы:

- внешний осмотр - стоимость 50 руб.;

- пробное включение - стоимость 150 руб.;

- испытание на стенде - стоимость 300 руб.

Предположим также, что с точки зрения технологии очередность прове­дения работ несущественна, а вероятность выявления брака одинакова (50 %). Пусть необходимо проверить восемь изделий. Если проводить рабо­ты в убывающем по стоимости порядке, то стоимость, затраченная на по­лучение готового изделия, составит:

300 руб. (Испытание на стенде) (8 +150 руб.). (Пробное включение) (4 + + 50 руб.). (Внешний осмотр) (2 = 3100 руб.).

Если проводить работы в возрастающем по стоимости порядке, то стои­мость, затраченная на получение готового изделия составит: 50 руб. (Внешний осмотр) (8 +150 руб.). (Пробное включение) (А + + 300 руб. (Испытание на стенде) (2 = 1600 руб.)).

Следовательно, с целью минимизации затрат первой должна быть вы­полнена наиболее дешевая работа, затем - средняя по стоимости и в кон­це - наиболее дорогая (рис. 1.45).

Рис. 1.45. фрагмент диаграммы декомпозиции работы " Контроль качества''

Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специальном отчете BP-win – Activity Cost Report (меню Report\ Activity Cost Report). Отчет позволяет документировать имя, номер, определение и стои­мость работ, как суммарную, так и раздельно по центрам затрат (рис, 1.46).

Рис. 1.46. Диалог настройки отчета по стоимости работ

Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость (но умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения рабо­ты. Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню Edit\ Model Properties), закладка Display Properties, UDP). ABC позволяет оценить стоимостные и временные характеристики сис­темы. Если стоимостных показателей недостаточно, имеется возможность внесения собственных метрик - свойств, определенных пользователем (User Defined Properties, UDP). UDP позволяют провести дополнительный ана­лиз, хотя и без суммирующих подсчетов.

Для описания UDP служит диалог User – Defined Property Name Editor (меню Edit\UDP Definition) (рис. 1.47), В верхнем окне диалога вносится имя UDP, в списке выбора Datatupe описывается тип свойства. Имеется возможность задания 18 различных типов UDP, в том числе управляющих команд и массивов, объединенных по категориям. Для внесения категории следует задать имя категории в окне New Category\Member и щелкнуть по кнопке Add Category. Для присвоения свойства категории необходимо вы­брать UDP из списка, затем категорию из списка категорий и щелкнуть по кнопке Update. Одна категория может объединять несколько свойств, в то же время одно свойство может входить в несколько категорий. Свойство типа List может содержать массив предварительно определенных значений. Для определения области значений UDP типа List следует задать значение свойства в окне New Category\Member и щелкнуть по кнопке Add Member. Значения из списка можно редактировать и удалять.

Рис 1.47. Диалог описания UDP

Например, категория " Загрязнение окружающей среды" может объеди­нять свойство " загрязнение воды" типа Real Number и свойство " загрязне­ние воздуха" типа Integer List с предварительно определенной областью значений (1, 2, 3, 4, 5).

Каждой работе можно поставить в соответствие набор UDP. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по работе и выбрать пункт меню UDP Editor. В закладке UDP Values диалога IDEF0 Activity Properties мож­но задать значения UDP. Свойства типа List отображаются списком выбо­ра, который заполнен предварительно определенными значениями. Свой­ства типа Command могут иметь в качестве значения командную строку, которая выполняется при нажатии на кнопку . Например, свойство " Спецификации" категории " Дополнительная документация" может иметь значение " C: \MSOffice97\Office\WINWORD.EXE.spec1.doc".

Кнопка Categories служит для задания фильтра по категориям UDP. По умолчанию в списке показываются свойства всех категорий.

Результат задания проанализировать в отчете Diagram Object Report(меню Report\Diagram Object Report) (рис. 1.48).

Рис 1.48. Диалог настройки отчета Diagram Object Report

В левом нижнем углу диалога настройки отчета показывается список UDP. С помощью кнопки Activity Categories можно установить фильтр по категориям.