Наводимо деякі соціально-психологічні рекомендації з вико­ристання телефону в професійній діяльності.

1. При виконанні термінової, що не терпить зволікання робо­ти: а) не знімайте трубку зовсім; б) зніміть її відразу ж і чемно скажіть: «Будьте люб'язні, подзвоніть мені тоді-то. Я зайнятий терміновою справою».

2. Якщо апарат один і він стоїть у загальній кімнаті, де пра­цюють кілька співробітників, то найбільш правильним буде по черзі встановлювати його на кожен робочий стіл. Це розподіляє «тягар спілкування» і знімає нервозність у кімнаті при кожному дзвінку.

3. Багато людей підвищують голос кожен раз, коли погано чують співрозмовника, тим самим відволікаючи від роботи ін­ших. У таких випадках треба попросити абонента говорити голо­сніше і запитати, як він чує вас.

4. При знятті трубки з телефону, що задзвонив, замінюйте нейтральні відкликання типу «Так», «Алло», «Слухаю» більш ін­формативними:

«Іванов», «Відділ кадрів», «Завод «Прилад»». Це усуває по­милки і плутанину, а виходить, заощаджує час. Крім того, поєд­нання відповіді з представленням задає діловий тон усій розмові.

5. Якщо викликають співробітника, який відсутній, рекомен­дується не обмежуватися простою констатацією факту: «Його немає», а дати відповідь приблизно такого типу: «Його немає. Буде тоді-то. Може йому що-небудь передати?». І якщо вас дійс­но про це попросять, не покладайтеся на пам'ять, відразу зафік­суйте прохання і покладіть записку на стіл колезі.

6. Записуйте потрібні телефони з обов'язковою вказівкою прізвища, імені і по батькові, установи або тієї конкретної справи, з приводу якої до неї телефонують. При цьому дотри­муйте наступних правил.

7. Для відповідальних телефонних переговорів (міжміських, з керівництвом та ін.) варто попередньо скласти перелік запитань, щоб при хвилюванні не випустити важливі моменти.

8. Намагайтеся дзвонити своєму абоненту в другій половині дня, не збивайте його з робочого ритму, коли він з найбільшим успіхом вирішує свої головні завдання.

9. Етика телефонного спілкування передбачає завжди назива­ти себе, перш ніж почати розмову, навіть якщо ви розраховуєте, що вас впізнають.

10. Усі розмови варто вести доброзичливим тоном. Якщо навіть відповідь точна і повна, але дана у грубій, нетактовній формі, це завдає шкоди авторитету і працівника, і організації, яку він пред­ставляє, негативно позначається на суті справи.

11. Якщо у вас є секретар, доручайте йому пам'ятати про коло осіб і організацій, з якими вас варто з'єднати у визначений час. Крім того, він повинен знати характер запитань, що входять у компетенцію керівника й інших працівників організації, і напра­вляти абонента до відповідного співробітника.

12. Запис телефонограм прискорюється і стає безпомилковим, якщо до телефону підключений диктофон.