Эволюционирования служебного делового письма

ДОКЛАД

Выполнила: Омар Динара Ә лімжанқ ызы

Факультет: Фармация

Курс: І

Группа: ФА 13-001-02

Преподаватель: Кокенова Закира Конысбековна

Алматы 2013
Содержание:

І Введение

Коммуникабельность

Методы исследования служебных деловых писем

Эволюционирования служебного делового письма

ІІ Заключение

Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо - один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями, их применяют для передачи информации между двумя корреспондентами: адресатом и адресантом. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе.

Исторический опыт подтверждает, что официальное (деловое) письмо это один из важнейших компонентов документационного обеспечения управления. Деловая корреспонденция, общение с ее помощью с внешним миром занимает в отдельных организациях до 90% всей управленческой переписки. Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации. Переживаемый Россией процесс обновления в экономике внес свои существенные изменения в характер документационного обеспечения деятельности предприятий. Кардинальные изменения претерпели, прежде всего, содержание и форма деловых писем, которые в рыночных условиях призваны решать совершенно иные, нежели при командно-административной системе задачи.

Управление невозможно без соответствующего механизма, которым выступает служебное деловое письмо. Но в документоведении, несмотря на обилие практических рекомендаций по составлению и использованию служебных деловых писем, отсутствует полноценная теория, рассматривающая эту разновидность документов комплексно, не определено ее место в сложившихся системах коммуникации, не выстроена классификация, нет четко разработанной терминосистемы - сам термин 3 служебное деловое письмо» не разграничен с рядом смежных или близких по смыслу терминов.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации служебного делового письма. Сегодня во многих странах активно идет этот процесс, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, трансформация служебного делового письма обретает важное значение.

В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Однако электронная форма служебного делового письма также не получила глубокой теоретической разработки в специальной литературе.

Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки. Все это свидетельствует о том, что служебная деловая переписка переживает период трансформации и модернизации.

Степень научной разработанности проблемы. Термин «служебное деловое письмо» рассматривается многими авторами (М.И. Басаков, И.Н.

Кузнецов, В.А. Кудряев, Р.Н. Мосеев, М.В. Васильев, В.Ф. Янковая) в различных интерпретациях. Каждый из них использует разные синонимы для обозначения данного вида документа: письмо, служебное письмо, деловое письмо, официальное письмо, деловая корреспонденция, переписка. Вопросы изучения структуры и функций служебных деловых писем отражаются в трудах E.H. Басовской, Р.Н. Мосеева, A.B. Пшенко, С.В. Кушнерука и др.

Они рассматривают различные структурные элементы служебного делового письма, их специфику, реквизиты, виды функций и т.д. Важная роль в 4 изучении служебных деловых писем отводится языковым и стилистическим особенностям их написания. В этой области наиболее существенными являются публикации А.Н. Зайцева, H.H. Дулиной, A.C. Голотика.

Попытки выстроить классификацию служебных деловых писем были предприняты в работах М.И. Басакова, М.Ю. Рогожина, М.В. Васильева, И.Н. Кузнецова, однако особым успехом они не увенчались.

В области изучения истории возникновения и развития служебного делового письма наиболее известными являются работы В.А. Кудряева, P.M. Мосеева, C.B. Русаковой, JI. Есиной. В них авторами рассматриваются основные этапы эволюционирования и направления развития служебного делового письма, появление первых нормативных документов, устанавливающих и закрепляющих определенные нормы и правила оформления служебной деловой документации.

Активно ведутся исследования в области изучения электронных служебных деловых писем (C.JI. Кузнецов, Т.Н. Колокольцева, Ю.М. Кукарина, C.JI. Могилевский, О.И. Рысков, A.C. Ковальчук), особенностей их структурного наполнения и оформления.

Тем не менее, работ, в которых комплексно были бы охарактеризованы вопросы теории, истории, практики использования служебных деловых писем, их трансформации и модернизации в условиях информатизации, нами не обнаружены.

Объект исследования - служебное деловое письмо.

Предмет исследования - теория, история, современное состояние и перспективы развития служебного делового письма.

Цель исследования - рассмотреть основные этапы возникновения и развития служебного делового письма, осуществить комплексный анализ феномена «служебное деловое письмо», его структуры, функций, видового состава, изучить этапы возникновения и перспективы развития.

Задачи исследования:

- рассмотреть философское понятие «коммуникативность» в качестве 5 методологической основы служебной деловой переписки;

- изучить объем понятия «служебное деловое письмо», его функции;

- охарактеризовать видовой состав служебных деловых писем и выстроить их классификацию;

- определить структуру служебного делового письма;

- рассмотреть историю возникновения и развития служебного делового письма;

- рассмотреть влияние современных компьютерных технологий на трансформацию служебного делового письма;

- провести локальное исследование электронных служебных деловых писем на основе электронной почты ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

Методологическая база исследования. Поскольку служебное деловое письмо может предстать объектом изучения одновременно нескольких наук и сфер деятельности, при разработке проблематики настоящего исследования мы опирались на фундаментальные науки и существующие исследования следующих авторов: в области делопроизводства и документоведения (М.И. Басаков, М.В. Васильев, О.И. Замыцкова, Н.Б. Зиновьева, М.П. Илюшенко, В.А. Кудряев, Т.В. Кузнецова, И.Н. Кузнецов, H.H. Кушнаренко, П. Отле, Е.А. Плешкевич, М.Ю. Рогожин, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, В.Ф. Янковская), документной лингвистики (E.H. Басовская, JI.A. Введенская, П.В. Веселов, М.В. Колтунова, А.Ю. Конькова, J1.B. Рахманин, А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая), менеджмента (В.Р. Веснин, М. Мескон, А.И. Орлов), теории коммуникации (О.В. Батраева, C.B. Бориснев, Н. Винер, О.Ю. Голуб, Г. Лассуэл, Ю. Лотман, Н. Луман, Г. Малецки, Т. Ньюкомбо, Т. Парсонс, A.B. Соколов, П.А. Сорокин, У. Уивер, К. Шеннон, И.П. Яковлев), педагогики (Я.А. Коменский, И.Г. Песталоцци, В.В. Радченко, Ж.-Ж. Руссо), языкознания (Я. Гримм, В. Гумбольдт, А. Шлегель), социологии (О. Кант, Г. Спенсер), социальной психологии (В. Вундт, Г. Лебон, Г. Тард, X. Штейнталь).

Методы исследования. Характер исследования обусловил применение различных методов, прежде всего, общенаучных: системно-структурного, системно-функционального, которые позволили определить место «служебного делового письма» в метасистеме. Терминологический анализ позволил определить понятие «служебное деловое письмо» как целостное явление, этапы его становления, внутреннюю структуру и функции.

Анализ специальной литературы позволил рассмотреть существующие классификации служебных деловых писем, выявить реквизиты, обязательные для их грамотного оформления.

Типологический метод позволил упорядочить их совокупность, а метод классификации - выстроить классификационную схему.

Применительно к проведенному исследованию электронных служебных деловых писем на примере электронной почты ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» был использован статистический метод, использовавшийся для определения количественной характеристики электронных служебных деловых писем и построения модели их распределения. Метод моделирования позволил разработать эталонную модель формуляра-образца электронного служебного делового письма.

Научная новизна. В диссертации впервые:

- служебное деловое письмо стало предметом комплексного изучения. Было определено место служебного делового письма в системе справочно-информационной документации. В отличие от входящих в состав системы информационно-справочной документации докладной, объяснительной записки, предложения, заявления, акта, справки, протокола, сводки и других, служебное деловое письмо имеет яркие отличия (отсутствие единого обобщенного наименования, вспомогательный характер, активно проявляющееся свойство коммуникативности, четкая адресность), позволяющие ему занять особое место внутри этой группы;

- были проанализированы существующие определения служебного 7 делового письма, выявлены логические нестыковки и ошибки. Был предложен собственный вариант определения; системно охарактеризованы многочисленные разновидности служебных деловых писем и предложена собственная классификационная схема;

- прослежена эволюция служебного делового письма и выделены этапы, характеризующие поступательное развитие этого феномена;

- выявлены современные тенденции развития служебного делового письма, заключающиеся в его трансформации в электронную форму; разработано определение этой разновидности;

- проведено исследование электронных служебных деловых писем;

- в структуре электронного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части, на основе последней нами предложен специальный реквизит электронного служебного делового письма;

- проведено исследование электронных служебных деловых писем, позволившее представить их разнообразие в процентном соотношении;

- проанализировано качество подготовки электронных служебных деловых писем, выявлены типичные недостатки в их подготовке, а также предложен формуляр-образец электронного служебного делового письма.

Теоретическая значимость исследования заключается в том, что служебное деловое письмо представлено как один из основных методов управления, опирающийся на принцип коммуникативности и содержащий в своей основе кибернетическую схему передачи информацию с обратной связью. Внесены новые теоретические положения в Документоведение, касающиеся разработки определения служебных деловых писем, классифицирования их разновидностей. Показано направление трансформации служебного делового письма в эпоху информатизации, позволяющей приравнивать электронные сообщения, выставляемые на сайтах, и пересылаемые по электронной почте, к традиционным служебным деловым письмам. Предлагается введение нового реквизита для электронных 8 служебных деловых писем.

Практическая значимость. Результаты диссертационного исследования могут служить основой для разработки нормативно-инструктивных актов, регламентирующих служебную деловую переписку, в том числе, и ведущуюся в электронной форме. Исследование может быть использовано в педагогическом процессе при подготовке бакалавров и магистров по направлению «Документоведение и архивоведение».

Результаты исследования используются в учебных курсах «Деловая переписка», «Деловое общение», «Организация и технологии документационного обеспечения управления», читаемых в ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств».

Положения, выносимые на защиту:

1. Служебное деловое письмо - это разновидность информационно-справочных документов, отличающаяся особой устоявшейся формой, композиционной структурой, функциями, стилем изложения, характерными лексическими средствами, четкой адресностью, предназначенная для оперативного информационного обмена как между организациями, так и должностными лицами.

2. Все многообразие служебных деловых писем делится на три группы, в зависимости от сферы их функционирования - официальные письма, частные письма и письменные сообщения внутренней переписки. Официальные письма служат средством связи между сторонними организациями -юридическими лицами. Частные письма являются средством связи между физическими и юридическими лицами, а также могут касаться должностных лиц, осуществляющих коммуникацию в частном порядке. С помощью письменных сообщений внутренней переписки осуществляется коммуникация внутри организации между ее структурными подразделениями и должностными лицами.

3. На рубеже XX и XXI веков произошла трансформация служебного делового письма, которое стало функционировать не только в традиционном 9 бумажном виде, но и в электронном. Электронное служебное деловое письмо - это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами.

4. Электронные служебные деловые письма дополняют разработанную схему классификации служебных деловых писем по признаку их передачи по электронной сети коммуникации. Внутри этой подгруппы они подразделяются на адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).

5. Формуляр-образец электронного служебного делового письма включает в себя следующие обязательные реквизиты: адресант, адресат, дата и время, текст письма (вступительная формула обращения, основной текст, заключительная формула вежливости), личная подпись с указанием контактов, количество вложений.

6. В структуре электронного служебного делового письма выделены переменная и постоянная части. Данные, которые содержит постоянная часть, рассматриваются как особый реквизит электронного служебного делового письма.

Заключение доклада

Рассмотрение истории эволюционирования служебного делового письма, позволило нам разделить ее на несколько наиболее важных этапов.

Первым шагом к созданию служебного делового письма стало возникновение Киевской Руси в IX веке и введение письменности (1Х-ХУ вв.). Как такового служебного делового письма еще не было, складывались предпосылки его возникновения.

Следующим важным этапом эволюции служебного делового письма стала эпоха приказного делопроизводства. Он охватывает период с XV - по XVII вв. Именно на этом этапе документирование управленческих действий и юридических фактов постепенно осуществляется в рамках определенных правил и норм. Делопроизводство этой эпохи отличало то, что указание исполнителя стало неотъемлемым реквизитом делового документа со сложившейся языковой формулой «А грамоту писал.». Аналогом этой языковой формулы в наши дни является указание исполнителя официального письма на лицевой или оборотной стороне письма.

Еще один этап - эпоха царствования Петра I (XVIII в.). В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется, прежде всего, в увеличении разновидностей документов. Эволюционные изменения в официальной переписке XVIII в. характеризуют модификацию речевых формул и этикетных форм в русской официально-деловой письменной речи в целом.

XIX век охарактеризовался формированием функциональных разновидностей - стилей. Документы служебной переписки получили в XIX веке широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Принятие в 1811г. «Общего учреждения министерств» закрепило в качестве государственной формы процесс унификации деловых бумаг.

В XX веке унификация документов принимает необратимый характер. Разрабатываются новые правила ведения служебной документации, вводится единая форма бланков делового письма, начинается работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

На рубеже XX и XXI веков произошла трансформация служебного делового письма, которое стало функционировать не только в традиционном бумажном виде, но и в электронном. Электронное служебное деловое письмо - это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами. Электронные служебные деловые письма подразделяются на несколько видов по признаку их адресности: адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить набором следующих реквизитов: адресант, адресат, дата и время, текст письма, личная подпись с указанием контактов, количество вложений, прикрепленных к письму.

Заключение

Цель доклада - рассмотреть основные этапы возникновения и развития служебного делового письма, осуществить комплексный анализ понятия «служебное деловое письмо», его структуры, функций, видового состава, изучить перспективы развития служебного делового письма. Данная цель достигнута путем решения поставленных задач.

В первой главе диссертации рассмотрено понятие «коммуникативность» в качестве методологической основы служебной деловой переписки. Служебное деловое письмо в контексте социальной коммуникации как науки и сферы деятельности несет в себе все специфические черты коммуникативных средств. Оно может быть рассмотрено с точки зрения структуры коммуникации, что предполагает обязательное наличие коммуниканта, коммуниката (самого служебного делового письма), канала его передачи, технических средств, сопровождающих этот процесс, обратной связи. Проведен терминологический анализ понятия «служебное деловое письмо», в результате которого было предложено следующее определение: Служебное деловое письмо - это разновидность информационно-справочных документов, отличающееся особой устоявшейся формой, композиционной структурой, функциями, стилем изложения, характерными лексическими средствами, четкой адресностью, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями так и должностными лицами. Рассмотрены его функции (универсальные и специальные) и определены наиболее важные. Наиглавнейшей функцией является, в первую очередь, коммуникативная. Именно в процессе активной оперативной переписки поддерживается контакт между деловыми партнерами, и письма соединяют организацию-автора с клиентами, учреждениями, организациями. Второй уровень в иерархии функций служебного делового письма занимает прагматическая, предполагающая прямой результат воздействия на адресата.

В отличие от функций письма вообще, для служебного делового письма

125 характерны и иные функции, например, управленческая, правовая и т.д. Сущность управленческой функции заключается в том, что служебное деловое письмо выступает в роли инструмента управления. Кроме того, оно представляет собой официальный документ и таким образом решает юридические (правовые) задачи. Степень правовой значимости зависит от назначения, характера содержания. В свою очередь, правовая сущность детерминирует содержание переписки, стиль, язык. В разных областях правоотношений служебные деловые письма имеют свои особенности, специфические стандарты и традиции, однако существуют обязательные элементы, без которых служебное деловое письмо лишается юридической силы. Выделены три основные группы служебных деловых писем в зависимости от сферы их функционирования - официальные письма, частные письма и письменные сообщения внутренней переписки.

Во второй главе диссертации рассмотрены основные группы служебных деловых писем (официальные письма, частные письма, письменные сообщения внутренней переписки) и их внутреннее наполнение. Изучена структура служебного делового письма и определен обязательный набор его реквизитов: наименование организации автора (адресанта), справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах), печать (в гарантийных письмах). Кроме того, анализ структуры служебного делового письма позволил нам выявить его основные элементы (обращение, преамбула, основной текст, заключение).

В третьей главе диссертационного исследования рассмотрена история возникновения и развития служебного делового письма, выявлены его основные этапы, характеризующиеся определенными эволюционными изменениями той или иной эпохи. Выделены периоды, в рамках которых служебное деловое письмо претерпевало кардинальные изменения. Первым шагом к созданию служебного делового письма стало возникновение

126 Киевской Руси в IX веке и введение письменности (1Х-ХУ вв.). Как такового служебного делового письма еще не было, складывались предпосылки его возникновения.

Следующим важным этапом эволюции служебного делового письма стала эпоха приказного делопроизводства. Он охватывает период с XV - по XVII вв. Именно на этом этапе документирование управленческих действий и юридических фактов постепенно осуществляется в рамках определенных правил и норм. Делопроизводство этой эпохи отличало то, что указание исполнителя стало неотъемлемым реквизитом делового документа со сложившейся языковой формулой «А грамоту писал.». Аналогом этой языковой формулы в наши дни является указание исполнителя официального письма на лицевой или оборотной стороне письма.

Еще один этап - эпоха царствования Петра I (XVIII в.). В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется, прежде всего, в увеличении разновидностей документов. Эволюционные изменения в официальной переписке XVIII в. характеризуют модификацию речевых формул и этикетных форм в русской официально-деловой письменной речи в целом.

XIX век охарактеризовался, формированием функциональных разновидностей - стилей. Документы служебной переписки получили в XIX веке широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Принятие в 1811г. «Общего учреждения министерств» закрепило в качестве государственной формы процесс унификации деловых бумаг.

В XX веке унификация документов принимает необратимый характер. Разрабатываются новые правила ведения служебной документации, вводится единая форма бланков делового письма, начинается работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

Изучена трансформация служебного делового письма в эпоху компьютерных технологий, в результате которой на смену традиционному

127 служебному деловому письму приходит электронное; дано определение понятия «электронное служебное деловое письмо» - это разновидность служебного делового письма, передаваемое посредством e-mail, предназначенное для оперативного информационного обмена как между организациями, так и отдельными должностными лицами. Рассмотрена его структура, которая представлена набором следующих реквизитов: адресант, адресат, дата и время, текст письма, личная подпись с указанием контактов, количество вложений, прикрепленных к письму; а также классификация служебных деловых писем, включающая три основные группы: адресные, мультиадресные, безадресные (эмиссионные).

Кроме того, было проведено локальное исследование электронных служебных деловых писем на примере электронной почты ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств». Оно преследовало цель - рассмотреть поступающие и отправляемые электронные служебные деловые письма с точки зрения их формы, разновидностей, соотнесения с традиционными служебными деловыми письмами, частоты их поступления, общего объема и т.д.

Данное исследование позволило нам определить количество поступивших и отправленных электронных сообщений за 2011 год, выявить адресатов и адресантов, с которыми ведется наиболее частая переписка, установить видовой состав электронных служебных деловых писем и их процентное соотношение в общей совокупности, проанализировать оформление электронных служебных деловых писем, выявив наиболее часто используемые реквизиты и структуру текста, на основе проведенного анализа разработать формуляр-образец электронного служебного делового письма с совокупностью обязательных реквизитов.

На основе проведенного анализа нами была предпринята попытка разработать формуляр-образец электронного служебного делового письма, включающий в себя следующие обязательные реквизиты: адресант, адресат, дата и время, текст письма (вступительная формула обращения, основной

128 текст, заключительная формула вежливости), личная подпись с указанием контактов, количество вложений. В структуре электронного служебного делового письма была выделена постоянная (стабильная) и переменная части. Постоянная часть составляется пользователем электронной почты и содержит его данные: наименование учреждения (Ф.И.О. должностного лица), телефон, факс, e-mail и т.д. Эти данные были рассмотрены как особый реквизит электронного служебного делового письма.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации служебных деловых документов, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, трансформация служебного делового письма обретает важное значение. На сегодняшний день активно разрабатывается такое направление, как культура оформления электронного служебного делового письма. Определенный вклад в его развитие вносят специалисты Рысков О.И., Ефимова О., Ковальчук А.С. Ими выработаны рекомендации для предприятий и учреждений по использованию электронной почты и этики работы в сети.

Проведенный системный анализ трудов и публикаций по теме диссертации, а также выводы нашего исследования свидетельствуют о том, что проблемы разработки вопросов определения, классификации и оформления электронных служебных деловых писем практически не разработаны, что, в свою очередь, открывает широкие перспективы развития в этом направлении. Не регламентирована сфера применения компьютерных средств для служебной деловой переписки, отсутствуют практические рекомендации, адресованные работникам предприятий и учреждений, по грамотному оформлению электронных служебных деловых писем. Все это может служить направлением дальнейших исследований в этой сфере.

Литература

1. Андрианов, М. С. Невербальная коммуникация: психология и право Текст. / М.С. Андрианов. М.: Институт Общегуманитарных Исследований, 2007.

2. Балакин, К. Деловой протокол Текст./ К. Балакин// Секретарское дело. -2010.-№9.-С. 63-66.

3. Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 Текст.: учебное пособие / М.И. Басаков. Изд. 6-е, испр. и доп. - М.: Дашков и К, 2007. - 348с.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство Текст.: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352с.

5. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо Текст.: Учебно-практическое пособие / М.И. Басаков. 3-е изд., испр. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004. - 112с.

6. Басовская, E.H. «Разрешите обратиться.» (выбор формы обращения в деловой переписке) Текст./Е.Н. Басовская // Секретарское дело. 2003. - № З.-С. 24-26.

7. Басовская, E.H. Редактирование служебных документов Текст. / E.H. Басовская // Секретарское дело. 1998. - № 4. - С. 84-90