Документы для подтверждения расходов

Вариант проживания командированных работников в гостинице наиболее распространен. Если расходы на размещение в гостинице документально подтверждены, они НДФЛ не облагаются (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Подтверждающими документами в данном случае зачастую выступают чеки ККТ.

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то для подтверждения расходов служат бланки строгой отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Их гостиница вправе разработать самостоятельно (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008). Отметим, что федеральные органы исполнительной власти, в том числе Минфин России, полномочий утверждать формы таких бланков не имеют (Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008, Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 03.03.2009 N 03-01-15/2-78, от 27.01.2009 N 03-01-15/1-29).

При отсутствии чека ККТ или бланка строгой отчетности налоговые органы могут посчитать, что командировочные расходы на проживание документально не подтверждены. А следовательно, потребуют доплатить НДФЛ с суммы возмещения таких расходов свыше установленных норм.

Однако заметим, что подтвердить произведенную оплату услуг гостиниц могут и иные документы. Ведь Налоговым кодексом РФ не предусмотрено конкретного перечня документов. Например, таким документом может быть корешок к приходному кассовому ордеру. Этот вывод следует из судебных решений (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 N Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49), ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N Ф08-4212/2008).

При этом ФАС Московского округа в Постановлении от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09 указал, что, даже если оплата проживания подтверждена квитанцией по форме N 3-Г, которая утратила силу с 1 декабря 2008 г., у работников также не возникает налогооблагаемого дохода.

Отметим, что подтверждающие документы должны свидетельствовать о факте проживания работника в гостинице, а также содержать информацию о стоимости проживания (Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-05-01-04/261). В противном случае претензий со стороны налоговых органов не избежать.

Примечание

Подробно о налогообложении компенсации расходов по проживанию, которые не подтверждены документами, см. разд. 15.5.3 " Как облагается НДФЛ оплата командировочных расходов по проживанию, которые не подтверждены документально (при отсутствии кассового чека, бланка строгой отчетности, договора найма и др.). Нормы возмещения расходов по проживанию".

В заключение добавим, что для работников учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение расходов на проживание осуществляется:

- в размере фактических расходов, но не более 550 руб. в сутки при командировках на территории РФ (пп. " а" п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729);

- в пределах норм, установленных Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н, при командировках на территории иностранных государств.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ оплата расходов на дополнительные услуги гостиницы во время командировки

При проживании в гостинице довольно часто некоторые услуги оплачиваются отдельно (телевизор, холодильник, мини-бар, спортзал и т.п.). Нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ?

Исчерпывающего перечня командировочных расходов, не подлежащих обложению НДФЛ, п. 3 ст. 217 НК РФ не содержит. Следовательно, к командировочным могут быть отнесены любые расходы, которые понесены работником в командировке и которые подтверждены счетом из гостиницы.

При этом оплата работником некоторых гостиничных услуг (в том числе платежи за телевизор, холодильник и т.д.) вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления работника, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. Такие выводы содержит судебная практика (Постановления ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2, от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2).

В то же время судебная практика свидетельствует о том, что налоговые органы могут предъявить претензии в отношении таких расходов. Поэтому желательно, чтобы в счете на оплату услуг гостиницы отдельно дополнительные услуги не выделялись, а были включены в общую стоимость проживания.

Несколько иначе обстоит дело с расходами на оздоровительные и (или) развлекательные услуги, которые предлагает гостиница (например, посещение бассейна, пользование мини-баром в номере и др.). Нельзя сказать, что они объективно необходимы для проживания в гостинице. Поэтому с оплаты работнику таких услуг следует начислять НДФЛ. Иначе претензий налоговых органов не избежать.

Примечание

Неоднозначным является вопрос об исчислении НДФЛ со стоимости питания (например, завтраков), которое включено в стоимость проживания в гостинице. Подробнее об этом см. разд. 15.7 " Как облагается НДФЛ оплата питания командированного работника".

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ компенсация командированному работнику расходов по проживанию в гостинице, если сведений такой гостинице нет в ЕГРЮЛ

Напомним, что суммы расходов на проживание в гостинице во время командировки, которые учреждение возместило своему сотруднику, не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако сохраняется ли право на такое освобождение, если подтверждающие документы представлены, но в ЕГРЮЛ отсутствуют сведения о гостинице, в которой проживал командированный работник?

Официальных разъяснений контролирующих органов по этому вопросу в настоящий момент нет.

На практике налоговые органы нередко требуют начислить НДФЛ на компенсацию указанных расходов. Они полагают, что предоставленные гостиницей документы содержат недостоверную информацию, поскольку о таком юридическом лице нет сведений в ЕГРЮЛ. Соответственно, проверяющие признают расходы работника по проживанию неподтвержденными, а суммы компенсаций расценивают как налогооблагаемый доход.

Сложившаяся арбитражная практика содержит неоднозначные выводы по этому вопросу.

Так, некоторые судьи полагают, что если сотрудник по возвращении из командировки предъявил документы, подтверждающие проживание в той или иной гостинице, то выплачиваемая ему компенсация не облагается НДФЛ. Судьи указывают: отсутствие в ЕГРЮЛ сведений об организациях, оказавших услуги по проживанию, не означает, что физическим лицом получена экономическая выгода в виде компенсированных ему расходов. К тому же, по мнению судей, ни работодатель, ни его сотрудники не обязаны проверять достоверность информации о соблюдении принимающей стороной порядка государственной регистрации (Постановление ФАС Московского округа от 02.06.2011 N КА-А40/4729-11). Таким образом, НДФЛ в подобном случае не удерживается (Определение ВАС РФ от 18.11.2009 N ВАС-13355/09, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N А52-3413/2009, ФАС Поволжского округа от 17.08.2010 N А55-9028/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 22.12.2010 N ВАС-17102/10), ФАС Уральского округа от 22.09.2010 N Ф09-2084/10-С2, ФАС Московского округа от 02.12.2009 N КА-А40/11461-09-2 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.04.2010 N ВАС-3763/10)).

Однако существует и иная точка зрения. Отдельные суды приходят к следующему выводу: отсутствие в ЕГРЮЛ данных о юридическом лице означает, что оформленные им документы содержат недостоверную информацию. А сделка, совершенная с таким контрагентом, должна быть признана ничтожной в силу ст. 168 ГК РФ. Исходя из этого, судьи поясняют, что денежные средства, расход которых не подтвержден надлежащим образом, являются налогооблагаемым доходом физического лица (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.08.2008 N А49-813/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 19.12.2008 N 16262/08), ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2) < 3>.

--------------------------------

< 3> Отметим, что в указанных Постановлениях рассмотрен вопрос налогообложения подотчетных сумм, выданных работнику для приобретения товарно-материальных ценностей. Тем не менее полагаем, что выводы судей следует принимать во внимание и в рассматриваемой ситуации.

Таким образом, если учреждение компенсировало работнику расходы по проживанию в гостинице во время командировки и он представил соответствующие подтверждающие документы, то суммы таких компенсаций НДФЛ не облагаются, поскольку формально требование абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ соблюдено.

Однако существует риск, что налоговые органы при проверке оспорят данный подход. Учитывая неоднозначную точку зрения судов по рассматриваемому вопросу, рекомендуем заранее подготовить аргументы в свою защиту.