Кадровый учет. Начисление и выплата заработной платы

Для ведения кадрового учета в организации используются три справочника: «Физические лица», «Сотрудники» и «Подразделения организации».

Справочник «Физические лица» позволяет хранить данные о людях, с которыми предприятие вступает в трудовые отношения и которым необходимо начислять денежное вознаграждение, удерживать с них налоги и платить за них взносы с ФОТ.

Справочник «Сотрудники» предназначен для учета данных физических лиц с присвоенными им кадровыми данными. Каждая запись данного справочника имеет ряд свойств, таких как табельный номер, должность и др.

Справочник «Подразделения организации» предназначен для ведения кадрового учета в разрезе подразделений, а также для учета затрат на местах производства и по местам концентрации хозяйственных функций.

Как уже говорилось ранее, заполнение справочников не вызывает трудностей. Сложнее решить с какого справочника начать. Для этого надо определить структуру организации, состав её структурных подразделений, численный состав работников и многое другое. Если что-то еще не ясно, не страшно: начнем создавать, а потом дополним. Предлагается следующая последовательность заполнения справочников.

4.1 Заполнение справочника «Подразделения организации»

Откроем его по траектории Организации – Подразделения организации. По кнопке Добавить

Через окно Подразделения организаций

Введем Список подразделений.

Чтоб получился двухуровневый справочник Добавлять всегда в таком состоянии как видите на рисунке.

4.2 Заполнение справочника «Физические лица»

Заполняем Справочник «Физические лица» по траектории «Кадры - Физические лица». По кнопке Добавить введем Личные данные физ. лица

Никаких глупостей, заполнять только полезную информацию, а именно, год рождения и пол, поскольку это необходимо для начисления налогов (никаких паспортов и т.п.).

Для работы в организации оформим на работу:

· Медведев, директор, 55 лет, 1 ребенок, оклад 30000 руб. с 02.01.2012 в отдел «администрация»

· Голикова, бухгалтер, 37 лет, 3 детей, оклад 25000 руб. с 02.012012 в отдел «администрация»

· Путин, водитель, 38 лет, 2 детей, оклад 10000 руб. с 02.012012 в отдел «администрация»

· Басков, менеджер по продажам, 23 года, детей нет, оклад 12000 руб. с 10.01.2012 в отдел «отдел продаж»

· Киркоров, сторожем, 59 лет, детей нет, оклад 7000 руб., на склад с окладом 7000 руб., с 05.02.2011 г.

Пользуйтесь кнопкой «Подробнее».

Показано оформление по Голиковой, а всех остальных аналогично сделаете самостоятельно.

Так заполняем табличную форму НДФЛ по физ. лицу

На закладке «НДФЛ» заполняем информацию для целей налогообложения дохода работника налогом на доходы физических лиц.

На закладке «Доходы на предыдущих местах работы» указываем доходы, полученные в текущем налоговом периоде (если они были) до поступления в организацию. Не будем это делать, так как считаем, что человек устраивается впервые в жизни. Нажать ОК.

4.3 Заполнение справочника «Сотрудники» и прием на работу

Для хранения информации о работниках организации используется справочник Сотрудники организаций. (Траектория: «Кадры – Сотрудники организаций»). Но сначала нужно создать справочник Подразделения организаций по траектории «Предприятие – Подразделения организаций». О его создании см. в Приложении № 1. Заполнение справочников.

Теперь по траектории «Организации - Сотрудники организаций» и кнопке Добавить

введем данные о сотрудниках. Для автоматического ввода данных поставьте переключатель в Создать нового работника, выбрав его из справочника физических лиц и щелкните по Открыть справочник физических лиц для выбора …

После автоматического заполнения данных, по кнопке Перейти выберем и заполним документ Прием на работу

Вид расчета – это перечень видов начислений для конкретной организаций. Начисление Оклад по дням – обязательное начисление. Можно ввести свои начисления, но для каждого нового начисления надо указать порядок налогообложения НДФЛ, ЕСН и способ отражения начисленных сумм в БУ и НУ.

По траектории «Зарплата – Сведения о начислениях - Начисления организаций» можно ввести любое новое начисление и указать порядок налогообложения.

Поле «НДФЛ» заполняется из справочника «НДФЛ доходы»

Аналогично заполняются поля «ЕСН» и «ФСС».

Оформим всех остальных сотрудников.

Для каждого начисления необходимо определить дополнительные параметры для отражения его в БУ и НУ. Для заполнения параметра «Отражение в бухучете» используется справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Траектория Зарплата – Сведения о начислениях - Способы отражения зарплаты» В этом справочнике есть два предопределенных элемента: - «Не отражать в бухучете» для тех доходов, которые не отражаются на счетах БУ; - «Отражение начислений по умолчанию» и в этом случае нужно задать счет затрат, который в корреспонденции со счетом 70 будет участвовать в формировании всех проводок по зарплате. Для торговли надо использовать счет 44.01 – «издержки обращения в организациях, ведущих торговую деятельность».

Теперь все готово, собственно, для решения задачи «Начисление зарплаты».