Прием документов, обработка, регистрация и распределение документов

2.1.1. Поступившая в учреждение корреспонденция с пометкой ограничения доступа принимается и вскрывается назначенным приказом сотрудником структурного подразделения, исключение составляет корреспонденция, поступившая в учреждение с пометкой «Лично».

2.1.2. При приеме конвертов (пакетов) с пометкой ограничения доступа проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу, целостность упаковки, оттисков печатей и наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов, указанных на конвертах.

2.1.3. Документы с ограничительной пометкой на небумажных носителях принимаются и передаются только в качестве приложений к сопроводительному письму, составленному на бумажной основе.

2.1.4. Регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в Журнале регистрации входящих (исходящих) документов (приложения 1, 2).

Допускается регистрация входящих и исходящих документов в электронном журнале регистрации с дублированием журнала регистрации на бумажном носителе для подтверждения факта получения или передачи документа личной подписью.

2.1.5. Входящие документы с ограничительной пометкой передаются исполнителям под роспись в реестрах (журналах), которые подшиваются в отдельное дело (приложение 3).

2.1.6. На входящем документе (сопроводительном письме) в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в реквизиты которого входит: наименование учреждения, дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации (регистрационный номер), дата регистрации, ограничительная пометка.

2.1.7. Порядковые номера проставляются по журналу регистрации в период календарного года. С начала нового календарного года порядковые номера в журнале регистрации необходимо вести с первого номера. В случае необходимости учета документов в разных подразделениях учреждения перед номером по журналу регистрации через дробь проставляется номер структурного подразделения, например:

3/01ДСП

где:

3 – номер структурного подразделения учреждения

01 – номер документа по журналу регистрации

2.1.8. Конверты с пометкой «Лично» директору, заместителю директора доставляются адресату без вскрытия конверта (пакета), с последующей регистрацией документов с ограничительной пометкой по указанию директора учреждения, заместителя директора учреждения.

2.1.9. Небумажные носители информации с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, проверяются исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов, доступность использования документа, и соответствие его содержания изложенному в сопроводительном письме к такому документу. При выявлении каких-либо расхождений в документе, механических повреждений носителя или компьютерных вирусов исполнитель возвращает носитель информации с сопроводительным письмом с указанием причин возврата.

2.1.10. Листы журналов регистрации нумеруются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью ответственного за конфиденциальное производство и печатью учреждения.

2.1.11. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы содержащие сведения ограниченного распространения, поступившие в учреждение.

2.1.12. При регистрации входящих или исходящих документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» к порядковому номеру по журналу добавляется литера «ДСП», например: 01ДСП

2.1.13. Передача документов с ограничительной пометкой исполнителям осуществляется под роспись по реестру.

2.1.14. При увольнении сотрудника, ответственного за учет документов, дел и изданий с пометкой («Для служебного пользования»), составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором.