Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура (приложение 17), который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.(приложение 15) Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе за­полняют следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др. В нем указывают наименование, количество, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отпущено товаров. В документе обязательно делают ссылку на договор-заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям.

Счета-фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, таксировки и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученного груза с данными счета-фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику.

Согласно ст. 134 21 гл. НК РФ организации одновременно со специализированными счетами-фактурами ведут также журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур (приложения 17), книг покупок по налогу на добавленную стоимость (приложение 18).

Специализированная форма счета-фактуры выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 10 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для от­ражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.

В счете-фактуре обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: порядковый номер счета-фактуры; наименование и идентификационный номер поставщика товара (работы, услуги); наименование получателя товара (работы, услуги); наименование товара (работы, услуги); страна происхождения товара; номер грузовой таможенной декларации (по товарам иностранного производства, по отечественным ставится прочерк); стоимость (цена) товара (работы, услуги); сумма налога на добавленную стоимость; дата составления счета-фактуры.

Счет-фактура подписывается должностными лицами поставщика, в том числе руководителем и главным бухгалтером, скрепляется печатью поставщика. При получении товаров счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным. В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки, исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.

На предприятии ООО «Ритм» счета-фактуры заполняются при помощи компьютера. При отгрузке товаров, не облагаемых НДС, в счете-фактуре сумма налога не указывается и делается надпись или ставится штамп " без налога (НДС)". При реализации товаров за наличный расчет в розничной торговле счет-фактуру заменяет кассовый чек с обязательными реквизитами: наименование продавца, номер кассового аппарата, номер и дата выдачи чека, стоимость товара с НДС.

Книга покупок должна быть прошнурована, страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за ведением книги покупок осуществляет руководитель предприятия или уполно­моченное им лицо (гл. бухгалтер).

На предприятии ООО «Ритм» требования к книге покупок соблюдаются, а контроль возложен на главного бухгалтера предприятия. Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 20 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действую­щему положению НДС.

Не всегда оформление первичных документов, связанных с расчетными операциями (накладные, счета-фактуры), соответствует требованиям Постановления Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету расчетных операций». Первичные документы составляются по устаревшим формам, поэтому в связи с большим объемом заполняемых бумаг не заполняется часть обязательных реквизитов.

За каждый отчетный период (квартал) в книгах покупок и книгах продаж выводятся итоги, которые используются для составления расчета (декларации) по платежам НДС для налоговой службы.

Товары поступают на предприятие в сопровождении не только счетов-фактур, но и товарно-транспортных документов и других документов.

К товарно-транспортным документам;

- товаросопроводительные документы, подтверждающие факт приема-передачи ценностей у поставщика первому перевозчику или непосредственно ООО «Ритм»: товарная накладная (приложение 19);

Другие дополнительные сопроводительные документы:

- упаковочный ярлык;

- спецификация;

- сертификаты качества..

Приемка ТМЦ на склад предприятия осуществляется на основании следующих документов:

- приходный ордер - при приемке товаров, количество, качество, ассортимент и комплектность которых соответствует условиям договоров (приложение 20);

- акт о приемке материалов – при приемке материалов, количество, качество, ассортимент и комплектность которых не соответствует условиям договоров, а так же материалов, поступивших без товаросопроводительных документов поставщика.

При нарушении условий поставок кладовщик либо не принимает полностью доставленную партию, либо расписывается в приходной накладной за принятые позиции и прочеркивает не принятые, либо составляет соответствующий коммерческий акт с указанием причин не принятия ТМЦ.

В случае поставки товара, качество которого не соответствует требованиям, предусмотренным в договоре, предприятие вправе по своему выбору:

- Потребовать от поставщика устранения недостатка товара, назначив для этого соразмерный срок;

- Отказаться от оплаты товара в той пропорции, в какой стоимость, которую фактически поставленный товар имел на момент поставки, соотносится со стоимостью, которую на тот же момент имел бы товар надлежащего качества;

- Устранить недостатки товара за счет поставщика предварительно уведомив его об этом.

- Поставщик, извещенный об осуществлении покупателем каких-либо из указанных прав, может без промедления заменить поставленный товар доброкачественным. Если удовлетворение требований покупателя или осуществления им прав, указанных выше, не покрывает причиненных ему убытков, то он имеет право требовать возмещение этих убытков.

Приемка товаров оформляется при соответствии принимаемых ценностей сопроводительными документами, подписью материально-ответственных лиц на этих документах (сдающего и принимающего). При наличии одной подписи документ не действителен. При установлении расхождений по количеству и качеству между ценностями, фактически поступившими и данными, указанными в сопроводительных документов. А так же при приемке товаров, поступивших без сопроводительных документов, составляют соответствующий акт. Его подписывает представитель принимающей организации и представитель поставщика. Этот акт является основным документом при предъявлении претензии поставщику.

Хозяйственные связи являются необходимым усло­вием деятельности любого предприятия не зависимо от вида его деятельности. Товарные запасы торговых организаций пополняются за счет поставок предприятиями поставщиками или снабженческо-сбытовыми организациями на основе договоров.

Со всеми поставщиками ООО «Ритм» заключает договора на определенный срок (приложение 21). В договоре рассмотрены основные моменты:

1. предмет договора;

2. условия поставки;

3. стоимость договора и порядок расчетов;

4. обязательства сторон;

5. порядок приемки продукции;

6. ответственности сторон;

7. действие обстоятельств непреодолимой силы;

8. порядок разрешения споров;

9. порядок изменения и расторжения договора;

10. прочие условия;

11. юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

Почти 50 % всех товаров Ритм закупает у АО «Усинский торговый дом». Значительные поставки леса у «Пижанской СПК» ЗАО «Лесстрой».

Очень важно, при оперативном учете, видеть текущую картину взаимоотношений с каждым поставщиком. Учет расчетов с поставщиками в Обществе предварительно ведут в реестре расчетов с поставщиками, все записи, в котором производятся на основании счетов поставщика, приходных документах и банковских документов об оплате. Наряду со сводной ведомостью открываются ведомости по каждому поставщику, что позволяет наблюдать реальную картину взаимоотношений, соблюдать сроки платежей и, тем самым, избегать возможных санкций за нарушения договорных обязательств.

Кроме того, товарные запасы ООО «Ритм» пополняются за счет поставок от частных лиц (предпринимателей), а также за счет подотчетных сумм выданных собственным работникам.

Документальное оформление приемки товаров в ООО «Ритм».

и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

В таблице 14 приведены основные бух.записи по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за октрябрь 2004.

Таблица 14 -Бухгалтерские проводки по учету расчетов с поставщиками

Синтетический учет расчетов с поставщиками ведется на активно-пассивном счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По кредиту счета отражается задолженность Общества за поступившие товары за отчетный период. По кредиту счета отражается погашение задолженности поставщикам за этот же период. К счету 60 в учетной политике Общества предусмотрены следующие субсчета:

· 60/1 «Расчеты с поставщиками»;

· 60/2 «Авансы выданные»;

· 60/3 «Векселя полученные».

Аналитический учет ведут в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Аналитический учет по поставщикам должен быть организован так, чтобы сведения можно было получить сгруппированными по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; не отфактурованным поставкам т.д. Такой учет в ООО «Ритм» не ведется, что является недостатком в организации учета расчетов с поставщиками.

В регистрах журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками учитываются в журнале-ордере № 6 (приложение 22) и реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (приложение к журналу-ордеру № 15). При наличии с поставщиками разовых операций записи делают непосредственно в журнал-ордер № 6, если же с поставщиками в течение месяца ведутся систематические расчеты по многим операциям, то их предварительно накапливают в реестрах.

Журнал-ордер № 6 по счету 60 " Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками" открывают на квартал с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер. Для удобства сверки расчетов эти регистры рекомендуется открывать на год.

На основании поступающих первичных документов поставщиков (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов) в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т. е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку

По окончании месяца бухгалтер сначала подводит итоги по каждой строке (документо-покупателю) оборотной ведомости, затем итоги по графам. После этого на последней странице подводятся итоги по одноименным графам по всем страницам. Данные строки «всего за месяц» переносятся в регистр счета 60. Одновременно суммы заносятся в регистры корреспондирующих счетов по правилу «двойной записи». После этого итоги по графам «Дебет» и «Кредит» счета 60 и записывают в регистр этого счета развернутое сальдо.