Классификаторы, коды и технология их применения в бухгалтерском учете

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам можно отнести наименования синтетических и аналитических счетов, предприятий и организаций, работающих, товарно-материальных ценностей, имеющих буквенное выражение. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации, на основании которых составляются классификаторы. Классификатор — систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений (буквенных, цифровых, комбинированных). Код — условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. При составлении классификаторов используются различные системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Применение классификаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое распространение еще при использовании перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым номенклатурам, которые находят применение и при электронной обработке данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды — условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Например, первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом:

• платежное поручение — ПП;
• приходный кассовый ордер — ПКО;
• накладная — НАКЛ;
• материально-ответственные лица — МОЛ.

В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общегосударственных, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общегосударственные классификаторы (ОК) разработаны в централизованном порядке и являются едиными для страны. Они начали разрабатываться по постановлению Правительства в 1970-х годах, и в настоящее время их создано около сорока.

Общегосударственные классификаторы применяются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, предоставляемой во внешние организации.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) десятизначный: первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд.

ОК отраслей (ОКНХ) предназначен для анализа структуры отраслей. Пятизначный код построен по комбинированной системе и включает в себя следующие группировочные признаки: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

ОКФС означает принадлежность предприятия к различным формам собственности.

ОКЕИ означает единицу измерения. Для бухгалтерского баланса, выраженного в тыс. руб., код единицы измерения составляет число «384/385».

ОКУД — общегосударственный классификатор управленческой документации. Каждому унифицированному документу соответствует свой код (табл. 1.2).

Отраслевые классификаторы содержат коды номенклатур, специфичных для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет присутствует во всех отраслях хозяйства, в эту группу следует отнести коды, единые для бухгалтерского учета, разработанные в централизованном порядке, например коды счетов синтетического учета. Многие отраслевые коды содержатся в типовых проектах автоматизированной обработки учетных задач. Например, коды видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, разрядов работ, статей затрат, вида деятельности и др.

Локальные классификаторы составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия и организации. Проектирование на предприятии локальных кодов ведется в обязательном порядке, даже если используется типовой проект автоматизированной обработки. Локальные коды должны быть едиными для всего предприятия и использоваться различными его службами. При создании АИС на предприятии ведется составление кодов следующих номенклатур: структурных подразделений, материальных ценностей, оборудования, работающих, специальностей, деталей, узлов и соединений; полуфабрикатов, готовой продукции, поставщиков и покупателей. Коды этих номенклатур используются всеми подразделениями предприятия, в том числе при обработке бухгалтерских задач. Дополнительно к этому перечню для учетных задач кодируются субсчета, счета аналитического учета, материально-ответственные лица, подотчетные лица, основные средства.

Приступая к составлению классификаторов на предприятии, вначале выявляют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать при создании автоматизированной системы, и только затем составляют локальные коды. Наряду со специалистами по машинной обработке в этом процессе заметную роль играют экономисты-пользователи.

Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый — классификация информации; второй — кодирование.

Классификаторы оформляются в виде справочников и используются для подготовки первичных и сводных документов.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в первичных документах и в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате.

Штриховое кодирование. Программные продукты, обеспечивающие выполнение учетных операций с товарами и материалами предусматривают использование систем штрихового кодирования информации, включающих в себя совокупность штриховых Кодов и технических средств их считывания.

Штриховые коды основаны на методе оптического считывания информации и принципе двоичной системы.

При штриховом кодировании код строится в виде чередования широких и узких, темных и светлых полос. Существует несколько стандартов штриховых кодов, контролируемых международными и национальными организациями.

В структуре кода могут выделяться: страна-производитель товара, производитель,