Оформление дел

Все дела организаций подлежат оформлению. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок оформления дел, являются Инструкция по делопроизводству (гл. 13) и Правила работы архивов (гл. 10).

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и по завершении делопроизводственного года (п. 180 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Делопроизводственным годом считается календарный год (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от сроков хранения дел проводится их:

частичное оформление, которое производится в отношении всех дел при их заведении в делопроизводстве и предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (ч. 2 п. 181, п. 182 Инструкции по делопроизводству). Правила оформления обложки дела установлены п. 82 Правил работы архивов. Форма обложки дел приведена в приложении 12 к Правилам работы архивов, приложении 15 к Инструкции по делопроизводству;

Обратите внимание!

Частично оформленными остаются дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством. Документы таких дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 74 Правил работы архивов).

полное оформление, которое производится в отношении дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 181 Инструкции по делопроизводству).

В процессе полного оформления дела производится (п. 183 Инструкции по делопроизводству, п. 73 Правил работы архивов):

1) систематизация документов дела;

2) подшивка или переплет дела.

Дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч. 1 п. 75 Правил работы архивов);

3) нумерация листов в деле.

Нумерация листов в деле осуществляется арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно, а лист-заверитель дела не нумеруется (п. 76 Правил работы архивов);

Обратите внимание!

Если в нумерации обнаружены незначительные ошибки, то используются литерные номера листов (например, 1а, 1б и т.п.). При наличии большого количества ошибок проводится их перенумерация. При этом старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа (подп. 77.7 п. 77 Правил работы архивов).

4) составление внутренней описи документов дела в предусмотренных законодательством случаях.

Составление внутренней описи документов дела производится только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) (ч. 1 п. 78 Правил работы архивов). Форма внутренней описи документов дела установлена приложением 10 к Правилам работы архивов, приложением 13 к Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание!

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе его ведения (подп. 79.4 п. 79 Правил работы архивов).

Заголовком документа во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу является предписываемое действие (прием, перевод, увольнение и др.) и фамилия, собственное имя, отчество конкретного работника. При этом если в одном распорядительном документе по личному составу содержится (подп. 79.3 п. 79 Правил работы архивов):

одно действие, которое распространяется на широкий круг работников, то тогда их фамилии, собственные имена, отчества во внутренней описи допускается не указывать;

несколько действий, то тогда каждое из действий отражается во внутренней описи под самостоятельным номером.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела (ч. 4 п. 78 Правил работы архивов).

Образец

См. образец внутренней описи документов личного дела, оформленного для передачи в архив.

5) составление листа-заверителя дела.

Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния (ч. 1 п. 80 Правил работы архивов). Форма листа-заверителя установлена приложением 11 к Правилам работы архивов, приложением 14 к Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание!

Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи отдельно после общего количества листов в деле через знак " +" (плюс) (ч. 2 п. 80 Правил работы архивов).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Лист-заверитель помещается в конце дела (ч. 1 и 3 п. 80 Правил работы архивов).

Образец

См. образец листа-заверителя личного дела;

6) оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

Правила оформления обложки дела установлены п. 82 Правил работы архивов, приложением 15 к Инструкции по делопроизводству. Как правило, обложка дела уточняется и дополняется такими данными, как даты дела, количество листов в деле и другие.

Обратите внимание!

Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями уволенных работников, лицевыми счетами включают только год, а крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело (абз. 3, 4, 6 подп. 82.5 п. 82 Правил работы архивов).

Образец

См. образец обложки личного дела, оформленного для передачи в архив.