Пример. приказ (о чем?) Об увольнении;

приказ (о чем?) " Об увольнении";

протокол (чего?) " общего собрания участников";

должностная инструкция (кому?) " главному бухгалтеру".

Если в тексте документа отражено несколько вопросов, тогда заголовок формулируется обобщенно (ч. 4 п. 44 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

В заголовке к тексту могут употребляться сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, а также сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (ч. 5 п. 54 Инструкции по делопроизводству).

Правила оформления заголовка к тексту следующие:

- печатается строчными буквами (кроме заглавной) (ч. 6 п. 44 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004);

- не заключается в кавычки и не подчеркивается (ч. 7 п. 54 Инструкции по делопроизводству);

- в конце точка не ставится (ч. 7 п. 54 Инструкции по делопроизводству);

- печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора) (абз. 3 ч. 1 п. 84 Инструкции по делопроизводству);

- длина строки заголовка не должна превышать 73 мм при оформлении документа на компьютере (п. 82 Инструкции по делопроизводству). При этом, если заголовок к тексту превышает пять строк (140 печатных знаков), его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля) (п. 86 Инструкции по делопроизводству).

- располагается в левом верхнем углу документа. На общих бланках размещается под регистрационным индексом, датой и местом составления или издания документа, а на бланках для писем - под реквизитом " Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа".

Образец

См. образец письма страховщику о несчастном случае на производстве.

См. образец протокола заседания аттестационной комиссии по аттестации рабочих мест по условиям труда (с перечнем рабочих мест, подлежащих аттестации).

Текст

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа (п. 3.2.21 СТБ 2059-2013).

Как указывалось ранее, текст выступает одним из реквизитов документа. Текст является главным смысловым реквизитом документа, т.к. он выражает содержание управленческого действия (ч. 1 п. 57 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля (абз. 4 ч. 1 п. 84 Инструкции по делопроизводству). Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора (т.е. 12, 5 мм на компьютере от границы левого поля)

Тексты составляются на белорусском и русском языках. Также тексты могут составляться на языке страны адресата или на другом иностранном языке, если документ направляется зарубежным партнерам (п. 69 Инструкции по делопроизводству, п. 75 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Текст документа может быть представлен в виде (п. 75 Инструкции по делопроизводству, п. 61, 71 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004):

связного текста;

текста-трафарета, который представляет форму представления текста, содержащую постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию (ч. 1 п. 78 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004);

таблицы, которая представляет форму представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков (ч. 1 п. 81 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004);

анкеты, которая представляет форму представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков (ч. 1 п. 79 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004);

в виде соединения этих форм.

При изложении текстов управленческих документов используется официально-деловой стиль (п. 60 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Если основанием для создания документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные. Иными словами, указываются вид, дата, номер и заголовок такого документа (п. 64 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Пример. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.11.2014 N 1060 " О переносе рабочих дней в 2015 году"...

Пример. Инструкция по делопроизводству в ООО " Ромашка" разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа: " ПРИКАЗЫВАЮ", " ПРЕДЛАГАЮ" и др., если организация действует на принципах единоначалия. В распорядительных документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа: " ПОСТАНОВЛЯЕТ", " РЕШИЛ" и др. (п. 76 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец приказа о приеме на работу по совместительству.

Как правило, управленческие документы содержат требования. Для изложения требований используются слова: " должен", " следует", " подлежит", " необходимо", " требуется", " разрешается только", " не допускается", " запрещается", " не следует", " не должен", " не подлежит", " не могут быть" и др. (п. 66 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Для изложения требования к наибольшим и наименьшим значениям величин применяют словосочетания: " должно быть не более (не менее)" или " не должно превышать" (п. 67 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Требования, изложенные в документе, также могут допускать отступления. Для указания на возможность отступления от требований применяются слова: " могут быть", " как правило", " при необходимости", " допускается", " разрешается" и др. (п. 68 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

В текстах может использоваться сокращение слов. При этом сокращение должно быть введено в скобках при первом употреблении (п. 69 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Пример. В соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК)...

Тексты сложных по содержанию и больших по объему документов делятся на (ч. 1 п. 73 Инструкции по делопроизводству):

главы, которые нумеруются арабскими цифрами и должны иметь заголовки. Следует помнить, что после цифры и в конце заголовка точка не ставится. Слова в заголовках не переносятся на следующую строку. Также в заголовках запрещено применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (ч. 2 п. 73 Инструкции по делопроизводству);

пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (например, 1., 2. и т.д.) и записываются с абзацного отступа. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа (ч. 4 и 7 п. 73 Инструкции по делопроизводству);

подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки (например, 1.1., 1.2. и т.д.). Нумерация подпунктов должна быть сквозной для каждого пункта (ч. 5 и 7 п. 73 Инструкции по делопроизводству);

абзацы. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (ч. 8 п. 73 Инструкции по делопроизводству). Если в тексте документа перечисление оформлено абзацным отступом, то дефис или иной знак не ставится. После перечисления, за исключением последнего, ставится точка с запятой (п. 74 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец приказа об установлении сокращенного рабочего времени (в отношении одного работника)