Процедура збору товару на доставку

1. Після того, як диспетчер приймає замовлення – він роздруковує копії Кнк, Ррз, Кзк або Рнк, по якому має бути здійснено доставку товару і ввечері з 18.00 передає ці документи до відділу, вказуючи на них дату доставки на номер послуги (Усл). Документи з відділу «Доставки» забирає асистент, завідувач секції, заступник начальника відділу або начальник відділу).

2. Збір товару на склад відділу «Доставка» відбувається щодня з 18.00 до 22.00 за день до доставки.

3. Усі документи отримані з відділу «Доставки» знаходяться в інфо-боксі у папці «Доставка» розподілені по даті здійснення доставки.

4. Після цього асистент розписує копії Кнк, Ррз, Кзк або Рнк, між продавцями, котрі на основі отриманих документів комплектують товар та передають його на склад відділу «Доставка».

5. При передачі товару продавцем диспетчеру відділу «Доставка» повинні бути проставлені підписи працівника, який здав товар і працівника, який прийняв товар при цьому одну частину документа залишається на товарі, іншу – забирає продавець.

6. В папку «Доставка», яка знаходиться у відділі, працівник повертає частину документу. День доставки, який пишеться від руки співробітником «Доставки», має співпадати з № файлу в журналі.

7. Не доставка вчасно товару, а також відсутність підписів на документі, призведе до штрафних санкцій.

ВІДДІЛ ІНФОРМАЦІЇ

Відділ інформації розташований при вході у гіпермаркет. Штат відділу інформації налічує 2 особи. У обов’язки адміністратора відділу інформації входить:

1. Надання покупцям гіпермаркету інформації про розташування того чи іншого відділу, товару у структурі магазину.

2. Вирішення проблемних питань та конфліктних ситуацій, що виникають у магазині.

3. Реєстрація вхідної документації.

4. Реєстрація вхідної кореспонденції та передача її адресатам.

5. Реєстрація вхідних заяв від покупців та робота по відправці відповідей з приводу запитань та претензій, що висловлюють покупці.

6. Робота з книгою скарг та пропозицій.

7. Реєстрація вихідної документації (довідки, листи, документація бухгалтерії, рахунки тощо.)

8. Відправка вихідної кореспонденції.

9. Реєстрація наказів по магазину, підприємству.

10. Оформлення поточних документів (службових листів, записок, листів, заяв тощо).

11. Замовлення та видача паперу А-4 та внутрішніх накладних.

12. Замовлення та слідкуванням за шпагатом та необхідним інструментом на столі пакування товару.

13. Контроль за чистотою та порядком на центральному вході, касах, торговому залі.

14. Оформлення дисконтних та акційних листівок, проставлення штампу на гарантійних талонах.

15. Звіт по забутому покупцями товару.

16. Замовлення візиток.

17. Оголошення по мікрофону оголошень про акції, демонстрації, що проходять у торгових відділі.

18. Контроль за камерами схову.

19. Адміністрування телефонних дзвінків, що надходять у гіпермаркет.

20. Прийом та відправка факсових повідомлень.

21. Контроль за роботою організацій, що орендують у магазині площу.

22. Контроль за працівниками, що запізнилися на роботу.

23. Організація поздоровлень працівників магазину.

24. Виконання розпорядження комерційного директора та директора магазину.

25. Контроль за кількістю автомобілів на стоянці магазину.

26. Підбір музикального супроводу у магазині.

ВІДДІЛ ПРИЙОМУ ТОВАРУ

Відділ прийому товару займається прийомом, оприбутковуванням та зберіганням товару. Процес прийому товарум має наступну структуру:

1. Працівник відділу прийому товару – комірник отримує бланк прийому товару у обліковця.

2. Проводить розвантаження автомобіля постачальника згідно бланку прийому товару.

3. При необхідності процес прийому товару може проводитися у присутності представника торговогу відділу, начальника відділу.

4. Під час прийому товару комірник обов’язково звіряє штрих-код, референцію, артикул та назву товару з тими даними, що вказані у бланку прийому товару.

5. У бланку прийому товару комірник вказує у стовпчику «Кількість» фактично прийняту кількість товару.

6. Після прийому товару комірник звіряє заповнений ним бланк прийому товару із видатковими накладними постачальника, які знаходяться у обліковця.

7. Якщо серед видаткової накладної та бланку прийому товару є розбіжності у кількості товару комірником та комісією (представник охорони, постачальника) складається акт нестачі (надлишків).

8. Також акти можуть складатися при виявлені пошкодженого товару.

9. Документи комірник фіксує у журналі щоденних поставок: постачальник, № видаткової накладної, дата, сума тощо.

10. При прийомі товару комісійно у бланку прийому товару обов’язково має бути два підписи: представника відділу та комірника.

11. Якщо документи без акту, бухгалтер видає постачальнику доручення, одну видаткову накладну. Якщо є проблеми із кількістю, або якістю поставленого товару (створено акт), то доручення резервується, а видаткова накладна з актом та виправленнями фактичної кількості товару повертається постачальнику, а інший пакет документів залишається у обліковця.

12. Після виписування доручення бухгалтером, оператор оприбутковує товар та роздруковує прибуткову накладну (Пнк).

13. Товар разом з роздрукованою прибутковою накладною (Пнк) завозиться вантажниками відділу прийому товару у торговий відділ, де працівниками відділу звіряється із прибутковими накладними та розкладається на полиці для продажу.

Відділ комплектації, відділ внутрішньої реклами, охорона, інженер з охорони праці та пожежної безпеки, медичний пункт, господарський відділ, відділ кадрів, відділ персоналу, бухгалтерія, фінансовий відділ, Кафе,

АСУ (Автоматична система управління)

Відділ комплектації – даний відділ працює з клієнтами та будівельними компаніями, що роблять комплексні покупки в нашому гіпермаркеті. Фахівці працюють із асортиментом всіх відділів, надаючи повну інформацію про товар та забезпечують оперативність підготовки його до відвантаження покупцям.

Також менеджери вносять в реєстр постійних покупців для наступної роботи з ними. В залежності від суми покупки та характеру товару фахівець оформлює разову або постійну знижку комплексному покупцю (тільки з дозволу директора або комерційного директора гіпермаркету).

Відділ внутрішньої реклами – відділ займається виготовленням великоформатних цінників (А4 і більше) та табличок з нанесенням інформації плівкою ORACAL (самоклеюча плівка різних кольорів) за допомогою плотера (пристрій для вирізання плівки). Також у відділі знаходиться ксерокс для внутрішніх потреб відділу та для потреб гіпермаркету. Принтер для роздрукування цінників теж знаходиться у відділі внутрішньої реклами (даний пристрій здатен працювати з досить щільним папером), друкувати цінники на обладнанні, яким забезпечені інфоцентри категорично забороняється – це може призвести до виходу з ладу окремих дорогих деталей принтера.

Охорона – служба безпеки гіпермаркету. Дана служба контролює внутрішню роботу гіпермаркету на різних рівнях, а саме:

– контроль входу-виходу співробітників через службовий вхід, а також через інші доступні виходи для запобігання несанкціонованого виносу товару з гіпермаркету;

– контроль роботи касирів та касирів-контролерів, повторна перевірка товару при відвантаженні, контроль міжмаркетових переміщень та перевірка правильності завантаження автомобілів відділу «Доставка»

– контроль покупців, для запобігання несанкціонованого виносу товару з гіпермаркету;

– цілодобовий контроль безпеки зберігання товару на складі та в торговому залі гіпермаркету.

Гіпермаркет обладнаний сучасною системою відеоспостереження із записом даних для наступного відновлення потрібної інформації.

Також співробітники служби безпеки контролюють безпеку роботи всіх інженерних систем (система пожежегасіння, енергоспоживання, опалення, водопостачання тощо).

Інженер з охорони праці та пожежної безпеки:

– контролює безпеку роботи співробітників на підприємстві для запобігання нещасних випадків;

– займається організацією та проведенням навчання з керування складською технікою з наступним виготовленням документів на право керування державного зразка у відповідних органах;

– контролює безпеку складування товарного запасу в торгівельному залі та на складі гіпермаркету;

– перевіряє належний стан і комплектацію пожежних гідрантів та евакуаційних виходів.

У разі виявлення порушень інженер має право на виписку відповідних приписів та накладання штрафу.

Кабінет інженераз охорони праці знаходиться на першому поверсі біля центрального входу.