Если вас отвлекают

• Предупредите людей, когда вас " нет", и всегда придерживайтесь этого расписания.

• Когда вас кто-то отвлекает от работы, скажите этому человеку, что в данный момент вы не можете уделить ему время. Укажите причину (например, вам необходимо закончить отчет до 12.00) и предложите встре­титься в другое время. Ваш ответ будет воспринят позитивно, если дать человеку почувствовать, что вы отнеслись к нему с должным внимани­ем, и предложить назначить встречу на другое время.

• Встаньте, когда к вам кто-то заглядывает. Это исключает возможность " просто поболтать".

• При появлении человека, постоянно отвлекающего вас от работы, поп­росите коллег позвонить вам. Увидев, что вы заняты, " отвлекающий элемент" уйдет.

• Соберите со стола бумаги и пойдите в " ксероксную" или к факсу. Этот прием может быть хорошим намеком.

• С самого начала скажите мешающему вам сотруднику, что вы располага­ете для разговора с ним только определенным количеством времени. Скажите: " У меня 10 минут времени, Майк. В половину четвертого надо позвонить Роберте".

• Не отвлекайте других людей сами. Заранее выясните, когда они свобод­ны, и удостоверьтесь, что их вполне устроит время вашего визита.

" БУМАЖНАЯ РАБОТА"

• Разбирайтесь с ней каждый день в одно и то же время, желательно в начале дня.

• Не просматривайте документы бегло. Внимательно изучайте каждый до­кумент.

• Если вы можете дать бумаге " ход", — сделайте это, после чего положите ее в папку-файл или выбросьте.

• Давайте " ход" любому документу, зависящему от вас. Затем вложите его в свою выдвижную систему хранения информации до времени дальней­ших действий.

• Короткие документы читайте сразу (размер таких документов — не бо­лее двух листов А4).

• Запланируйте время, когда вы сможете прочитать более длинные доку­менты.

• Передавайте внутренние документы тому, кого они касаются, в течение 24 часов.

• Не подшивайте бумаги только ради самого процесса. Выбрасывайте все, что действительно не нужно.

ЛОТКИ " ВХОДЯЩИЙ", " ИСХОДЯЩИЙ"

На столе должно быть только два лотка. Один — " входящий" — необходимо опустошать дважды в день. Другой — лоток для последующей подшивки доку­ментов — должен опустошаться не реже раза в день. Все бумаги, над которыми вы собираетесь работать или уже работаете, должны отправляться в выдвижную систему хранения информации. Это исключает " завал" на столе.

Старайтесь, чтобы люди складывали документы в лоток для входящей коррес­понденции. Если он переполнен, люди будут использовать его неохотно, потому что не будут уверены, что вы быстро ознакомитесь с их документом. Поэтому мы часто наблюдаем, как документы и корреспонденция ложатся на середину стола. Однако, если люди видят, что вы опустошаете лоток дважды в день, они будут знать, что вы действительно оперативно просматриваете поступающие к вам до­кументы.

Резюме

• определите, сколько времени у вас занимает выполнение " реактивных" и " проактивных" заданий;

• определите цели своей работы и ее приоритеты;

• заранее планируйте задания и записывайте их в ежедневнике;

• не соглашайтесь на нереальный срок сдачи работы. Скажите " нет" и предложите альтернативный срок;

• составьте перекидной список " Что нужно сделать";

• используйте в работе блокнот " Для всего";

• пользуйтесь выдвижной системой хранения информации;

• предложите коллегам идею о времени " на размышление";

• определяйте время для телефонных звонков;

• пользуйтесь листками передвижения;

• с каждым документом разбирайтесь один раз;

• держите на столе только два лотка — один для входящей, другой — для исходящей корреспонденции.

Как вести себя в стрессовых ситуациях.

Вам часто приходится слышать о стрессе управляющих и руководителей, но как часто обсуждают люди стресс администратора или секретаря?

От нас требуется больше умения справляться со стрессовыми ситуациями на работе; даже об успехах судят по тому, как мы ведем себя во время стресса. Это глава посвящена тому, как избегать стресса и сохранять работоспособность в стрессовых ситуациях.

Основное внимание главы сконцентрировано на трех вопросах:

• Что представляет собой стресс?

• Как распознать стресс и как он сказывается на нас?

• Как справиться со стрессом?