Как уложиться в намеченный срок

Представьте, что ваш начальник попросил вас выполнить задание к точно ука­занному сроку. Вы спорите и протестуете, но в конце концов соглашаетесь, зная, что вряд ли уложитесь в предложенный срок. Можно воспользоваться хорошо известной фразой " Я попробую", потому что вы не можете переубедить началь­ника и оговорить другой срок просто потому, что это ваш босс, важный клиент или коллега, и вы не хотите показаться человеком, не желающим пойти на уступ­ки и помочь. Как вы и предполагали, уложиться в срок вам не удается. То, что в результате запомнят ваш начальник/клиент/коллега будет не то, что вы громко и активно протестовали против нереального крайнего срока выполнения, а то, что вы не выполнили своего обещания и не завершили работу в согласованный срок.

• Вместо того, чтобы уступать и соглашаться на срок, к которому выпол­нить работу невозможно, вы должны занять твердую позицию. Скажи­те, что вы не можете выполнить работу к установленному сроку, объяс­ните причину, и предложите альтернативный срок, к которому вы на­верняка сможете завершить задание. Хотя начальник/клиент/коллега могут почувствовать, что с вами невозможно договориться, но они надолго запомнят ваше умение выполнять порученные задания в обещанный срок.

• Если вы объясните, ПОЧЕМУ не можете уложиться в определенный срок и скажете, КОГДА вы сможете завершить работу, то люди скорее всего поймут и примут, ваш отказ. Но вы всегда должны выдвигать альтернативный крайний срок.

• Исключите из своего лексикона фразу " очень срочно" (ASAP) (англ. as soon as possible). Кипы бумаг, помеченные таким образом, теряют свое значение. Если вам предстоит много бумажной работы, и все документы помечены " очень срочно", то определить наиболее важные невозможно.

• Когда вы отправляете документы по назначению или оставляете сообще­ния, всегда указывайте точную дату, и если необходимо, то и время, к которому необходимо выполнить указанные в них задания. Точно так

же, получая документ, помеченный " очень срочно", свяжитесь с тем, кто вам его отправил, и уточните, к какому сроку необходимо выпол­нить работу. Наверняка всем нам приходилось сталкиваться с тем, что кто-то просит нас сделать что-то " как можно скорее", а когда мы спра­шиваем: " До следующей пятницы потерпит? ", люди пугаются: " Конеч­но нет! Все должно быть готово не позднее следующего вторника! "

Пример: " Пожалуйста, позвольте мне завершить заполнение этого блан­ка к. 1? ноября. Он мне нужен для того, чтобы вписать месячную прибыль, которую необходимо послать в бухгалтерию к 30 ноября ".

• Если намечен крайний срок сдачи работы, никогда не торопите людей в последний момент. Вы знаете, что если вы еще не получили готовую работу, то, скорее всего, она еще не сделана. Так что пытаться давить на другого в момент истечения срока бесполезно, поскольку вы почувству­ете только раздражение, а другой человек — угрозу, и в результате вы разойдетесь с негативными чувствами и мыслями в отношении друг друга.

• Торопите людей задолго до истечения крайних сроков. Делайте это веж­ливо, пользуясь фразами типа' " Я просто хотел спросить, есть ли у вас вопросы или проблемы" Еще лучше, если вы заранее дадите людям знать о том, что вы им позвоните и спросите о ходе дел Скажите, например: " Я позвоню в течение дня" Мало кто на это обидится. На самом деле многие будут только приветствовать вашу инициативу.

ПЕРЕКИДНОЙ СПИСОК " ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ"

Перекидной список " Что нужно сделать" — это фактически ежедневник или блокнот с проставленными датами Вместо того, чтобы каждый день составлять список дел и переписывать их с одной страницы на другую, вы записываете запланированные дела на тот день, когда вы намерены их выполнить. Это напо­минает ежедневник, хотя в него вы записываете " большие дела", в то время как в перекидном списке отмечаете " мелкие", например, позвонить Мэйвис Тертл, под­готовить помещение для проведения собрания и т д Эта система поможет вам принимать разумные решения о том, как лучше организовать свое рабочее время Не планируйте более восьми дел на один день На большее у вас просто не хватит времени. Любые дополнительные задания должны быть передвинуты или спла­нированы на последующие дни

БЛОКНОТ " ДЛЯ ВСЕГО"

Блокнот " Для всего" представляет собой толстую тетрадь в жестком переплете формата А4, которая всегда при вас Туда вы записываете все, начиная от прото­колов собраний до телефонных сообщений или телефонных номеров. Таким об­разом, вся нужная информация у вас собрана в одном месте. Вам никогда не придется рыться в корзине для бумаг или перебирать документы на столе в поисках нужной информации потому, что все будет в вашем блокноте

Следите за тем, чтобы этот блокнот был всегда при вас для того, что если вас о чем-нибудь попросят, вы сразу могли бы это записать. Это не только производит

хорошее впечатление, но и служит гарантией того, что вы никогда не будете забывать о просьбах своих коллег. Блокнот " Для всего" поможет исключить ненужные напоминания. Люди увидят, что вы все записали, и поймут, что вам нет необходимости о чем-то напоминать.