Оформление отпусков

Оформление отпуска требует прежде всего знания законодательных актов, определяющих порядок и продолжительность отпуска, положенного конкретному работнику.

Отпуск оформляется цепочкой документов, начиная с графика отпусков. Он составляется на каждый календарный год. График отпусков имеет обязательную унифицированную форму — форма № Т-7.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков составляется обычно в трех экземп­лярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию; другой передается в бухгалтерию; третий в виде выписки передается в структурные подразделения организации.

Основанием для предоставления отпуска кроме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:

• адресат (кому адресовано);

• автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);

• указание вида документа (заявление);

• дата;

• подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того, если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-либо обстоятельствам, то заявление должно содержать основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прила­гается к заявлению. Например, в заявлении об учебном отпуске делается ссылка на справку из учебного заведения; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок нетрудоспособности и т.д.

Заявление составляется в одном экземпляре.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра­ботнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу на несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работкам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Таким образом, оформление отпусков требует проведения следующих операций: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление прика­зов об отпуске, их регистрация, внесение данных об отпуске в форму № Т-2 (№ Т-2ГС).

Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» срок хранения 5 лет.