Комунікаційна структура організації. Чутки і заходи протидії ним

Комунікація в організації. Для нормальної, ефективної організації діяльності, для управління цією діяльністю велике значення має усе, пов'язане з прийомом, передачею і переробкою інформації, тобто комунікаційними зв'язками в організації. Головна мета комунікації в організації - досягнення соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її елементу. Комунікаційні потоки пронизують увесь простір організації. Саме завдяки ним і існує організація як система. Тому комунікаційні потоки образно називають кровоносними судинами організації.

Комунікацію зазвичай розуміють в широкому і у вузькому сенсах. Комунікація в широкому сенсі - це передача інформації від одного індивіда до іншого, обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. У вузькому сенсі комунікація розглядається, передусім, в психології управління. Вона є мережею каналів і шляхів, по яких в організації відбувається обмін інформацією і думками.

Комунікація в організації виконує чотири основні функції:

управлінську (здійснюється за допомогою спонукальних повідомлень);

інформативну (здійснюється за допомогою інформативних повідомлень);

емотивну (здійснюється за допомогою експресивних повідомлень, передачі збудження, емоційні переживання);

фактичну, націлену на встановлення і підтримку контактів.

У комунікаційній структурі організації, передусім, виділяють горизонтальну (між рівними по статусу працівниками) і вертикальну (між працівниками, що знаходяться на різних рівнях організаційної ієрархії) комунікації.

Ефективність, точність, повнота і правильність розуміння передаваної інформації при різних видах комунікації суттєво відрізняється При горизонтальній комунікації вона може досягати 90 %. Що стосується вертикальної комунікації, то багато що залежить від того, з якими її різновидами ми маємо справу. Так, при висхідній вертикальній комунікації (від рядових працівників до керівництва) ефективність не перевищує 10 %. При низхідній же комунікації її ефективність дещо більше (20- 25 %), але все одно програє в порівнянні з горизонтальною комунікацією.

Основні шляхи підвищення ефективності висхідної комунікації наступні:

1) працівники повинні знати, що буде зроблено з їх роботою, повідомленням;

2) працівники повинні використовувати загальні з керівниками початкові матеріали і дані;

3) керівник має бути доступний для своїх підлеглих.

Окрім вказаних вище, виділяються ще формальні і неформальні канали зв'язку. Формальні канали встановлені адміністративно відповідно до посадової організаційної структури і зв'язують людей по вертикалі і горизонталі усередині організації.

Ясно, що формальні канали ніколи не задовольняють потреби учасників спільної діяльності, бо соціальні контакти не обмежуються суто офіційними рамками. Ось чому, разом з формальними каналами, в будь-якій організації обов'язково існують і неформальні канали інформації. Неформальна інформація випереджає формальну за часом, але програє в достовірності. Іноді вона буває на рівні чуток. Проте в нормально функціонуючих організаціях завжди існує деякий баланс формальних і неформальних інформаційних потоків з переважанням першого.

Незадовільна комунікація багата несприятливими наслідками як для рядових працівників, так і для керівництва.

По-перше, рядові працівники при цьому почувають себе сторонніми спостерігачами, непричетними до справ організації. Це формує незадоволення роботою в цій організації.

По-друге, погане інформування породжує чутки і плітки, які загострюють взаємини і мікроклімат в організації.

Нарешті, по-третє, погане інформування посилює плинність кадрів, відбивається на продуктивності праці, на віддачі працівника.

За розрахунками А.Л. Свенцицького (1986), інформування працівника про поточні результати його праці і про оцінку з боку керівництва дозволяє упродовж однієї тільки зміни підвищити продуктивність праці на 10-30 %.

Погана комунікація несприятливим чином відбивається і на діяльності керівника. На думку Р.Л. Кричевського (1996), " ухвалення рішень, інноваційна політика, створення сприятливого психологічного клімату, стимулювання людей - усе це вимагає детальної інформації. І коли її немає, коли запанував інформаційний хаос, організації загрожує крах".

До основних причин поганих комунікацій в організації відносять наступні:

1. Недостатнє розуміння керівниками важливості комунікацій, відсутність зворотного зв'язку.

2. Несприятливий психологічний клімат в організації.

3. Особистісні моменти. (упередженість думок, зарозумілість, наявність стереотипів, відсутність інтересу до інформації, яка викликана її формалізмом, монотонністю, тривіальністю, одноманітністю тощо)

4. Неповнота інформації, що сприймається або передається. (Дії керівника по принципу: " Це знають усі", " Це не повинні знати усі" і " Це рано знать усім"; домисли працівників, замовчування промахів і невдач.