Этикетная составляющая любого делового письма

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – корректное отношение к партнеру. Деловое общение отличает особый морально-психологический климат – намеренно доброжелательный, не выходящий за пределы официального, иногда учтиво-сдержанного тона. Деловое общение исключает проявления личностных переживаний, индивидуальных черт характера и всего того, что может перевести деловое общение в плоскость других отношений. Участники делового общения – это равноправные, сотрудничающие между собой партнеры, обоюдно заинтересованные друг в друге при решении социально-практических задач.

Итак, нейтральность тона письма – главная особенность делового этикета.

Этикет делового письма начинается с обращения и включает весь содержательный аспект письма. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть адресата. Заботясь о поддержании его достоинства, вы сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

· начинать послание с отказа. Следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

· навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;

· побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

· отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

· оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Соблюдение этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.