Понятие и классификация документов.

• 
  Информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
• 
  Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
• 
  Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
• 
  Правовая (документ может являться письменным доказательством в суде);

Общая схема классификации документов

Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение.

Информационно-справочные документы:

9.По гласности: секретные (дсп, сов.секретно, конфиденциально), несекретные.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.
Формуляр - образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Он устанавливает формат, размеры полей,

расположение постоянных и переменных 30реквизитов (по ГОСТу) Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам - относятся прежде всего постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом и образуют официальный бланк документа.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.

Для организации установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк
бланк письма
бланк конкретного вида документа:

Бланки могут иметь как продольное так и угловое расположение реквизитов.

Бланки документов должны иметь поля:
левое - 20 мм.
верхнее - 20 мм.
правое - 10 мм
нижнее - 20 мм

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможности двоякого понимания текста.

В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы делятся на простые и сложные. Простые, содержащие один вопрос, легче обрабатываются. При составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Текст документа делится на абзацы - простейшиекомпоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не больше двух-трех предложений, с абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печататьабзац отступив пять печатных знаков.

Тексты сложных, больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких

ступеней деления.

Тексты документов на бланках территориальных учреждений системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером № 12 или 14 через интервал 1, 5.

А.Е. РЫБАКОВ начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

В процессе работы отдела кадров каж­дого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организацион­но-распорядительных документов (далее — ОРД) как по основным вопросам деятель­ности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструк­ции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утверж­денной приказом Комитета по архивам и дело­производству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние докумен­ты структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации.

Бланк официального документа — стан­дартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает коли­чество возможных ошибок при его состав­лении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Пра­вильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

При разработке, использовании и хране­нии бланков ОРД необходимо руководство­ваться требованиями следующих норматив­ных правовых актов:

§ Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;

§ Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков доку­ментов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа от 4 октября 2004 г. № 482)»;

§ Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.
№ 1172 «Об утверждении Положения о поряд­ке изготовления и использования бланков документов с изображением Государствен­ного герба Республики Беларусь и внесе­нии изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»;

§ Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие требования к бланкам сформули­рованы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавли­вает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5
(148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке
(в виде уголков и линий) не обязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД:

§ бланк для письма;

§ общий бланк для других видов ОРД.

Бланк для письма используется исключи­тельно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распоря­дительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоко­лы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для кон­кретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопро­изводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообраз­ным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

3. Каково назначение реквизита «резолюция»?

6. Какие элементы входят в реквизит «гриф утверждения»?