Тема 9. Інвентаризація та внутрішньогосподарський контроль запасів в будівельних організаціях

Мета: Вивчити особливості інвентаризації та внутрішньогосподарського контролю запасів в будівельних організаціях

Одна з найдієвіших форм контролю виробничих запасів є їх інвентаризація.

Основним нормативним актом, який регулює порядок проведення та відображення в обліку результатів інвентаризації є Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94р. № 69. Внутрішньогосподарський контроль є важливим інструментом управління виробництвом, оскільки дозволяє надати керівництву інформацію, зібрану на основі аналізу та оцінки, а також надати рекомендації, поради та інформацію про об’єкти, які перевірялися, допомагає реально оцінити сторони діяльності підприємства, вивчає напрямки майбутнього розвитку підприємства, сприяє прийняттю правильних управлінських рішень.

Основні вимоги з організації обліку і контролю наведено в Законі України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, згідно якого організація внутрішньогосподарського контролю покладена на керівника підприємства. Іншими словами, на підставі затвердженого плану та посадових інструкцій працівники, зайняті управлінням виробництва, мають здійснювати систематичний, поточний і оперативний контроль за діяльністю підприємства.

Контроль за надходженням і витрачанням виробничих запасів здійснюється на таких стадіях:

- надходження виробничих запасів від постачальників;

- зберігання та рух виробничих запасів на складі;

- відпуск виробничих запасів у виробництво;

- безпосередньо у процесі використання виробничих запасів.

Мета внутрішнього контролю виробничих запасів полягає в їх збереженні та всіх етапах руху та раціональному витрачанні. Досягти зазначеного можна шляхом мінімізації втрат матеріалів внаслідок розкрадання, зловживань, псування, поза виробничого витрачання, а також шляхом забезпечення ефективної взаємодії з виробничим відділом, відділом постачання і збуту.

Контроль процесу управління виробничими запасами наведено на рисунку 9.1

Рис. 9.1. Класифікація внутрішнього контролю за процесом управління виробничими запасами

Внутрішній контроль системи замовлення зосереджується на дотриманні наступних вимог:

- всі заявки на виробничі запаси мають обґрунтовуватися інформацією, яка надходить з системи обліку – не повинно бути замовлень на запаси, які є в надлишку, які не використовуються у виробництві тощо;

- замовлення повинні бути відповідним чином затверджені;

- невиконані заявки на постачання мають бути перевірені;

- має бути розподіл обов’язків між бухгалтером, який веде облік запасів, комірником, відділами постачання і збуту.

Внутрішній контроль системи оприбуткування запасів передбачає, що для їх прийому має бути встановлене відповідне місце для мінімізації втрат.

На складі мають дотримуватися правил зберігання отриманих, але ще не прийнятих запасів за чисельністю і якістю, а також тих, що перевірені, але не відповідають вимогам. Такі запаси мають зберігатися на складі окремо.

На кожну партію отриманих запасів мають виписуватися послідовно пронумеровані прибуткові накладні.

На підприємстві має бути інструкція з процесу отримання і оприбуткування.

На виробничі запаси, які не відповідають умовам договорів, мають своєчасно складати акти.

Контроль в системі реєстрації наявних запасів має, насамперед, передбачати регулярне звірення фактичної наявності запасів з обліковими залишками періодичних інвентаризацій.

Всі санкціоновані операції щодо запасів мають бути відповідним чином відображені на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках.

Стосовно контролю в системі реєстрації руху виробничих запасів, то насамперед, всі їх санкціоновані переміщення повинні бути точно відображені в обліку. Система повинна забезпечити реєстрацію:

- отримання і повернення виробничих запасів постачальникам;

- внутрішнє переміщення на виробництво та інші потреби;

- переміщення з одного місця зберігання в інше;

- реалізацію;

- відвантаження покупцям та повернення від них тощо.

Відпуск запасів зі складу може здійснюватися лише за наявністю санкцій відповідних посадових осіб. Повинні бути забезпечені:

- обмежений доступ в місця зберігання;

- точні вимірювальні прилади;

- відповідні заходи при транспортуванні;

- кожна операція руху має бути оформлена відповідним документом за підписами уповноважених осіб.

Основними особливостями інвентаризації та необхідності внутрігосподарського контролю запасів в будівельних підприємствах є наступні:

- значна різноманіть запасів, які використовують будівельні підприємства, вимагає наявності та чіткої їх класифікації і ведення якісного аналітичного обліку;

- постійний рух запасів вимагає точного, правильного та своєчасного складання і подання матеріальних звітів матеріально-відповідальними особами;

- використання в будівництві запасів, які зберігаються на відкритих майданчиках, не супроводжується складанням документів. Їх фактична наявність та витрачання визначається шляхом проведення щомісячної інвентаризації за станом на останнє число кожного місяця.

Облік результатів інвентаризації в будівельних підприємствах є загальноприйнятим і особливостей не має.

Таким чином, при належній якості бухгалтерського обліку та наявної системи ефективно діючого внутрішнього контролю підвищується законність та ефективність діяльності підприємства. Це стимулює керівників підприємств на поліпшення якості бухгалтерського обліку та вдосконалення внутрішнього контролю.

Завдання 9.1. Скласти перелік внутрішніх документів будівельного підприємства, які мають забезпечити ефективний внутрішній контроль за зберіганням і використанням запасів.