ERP-система — инструмент для принятия решений

На мой взгляд, любое ERP-решение — это, в первую очередь, инструмент для принятия решений. На основании чего принимают решения? На основании отчетов. Вот значит, и один из видов критериев. Отчетность. Система должна давать полноценные отчеты о деятельности компании, которыми являются, например, «Прибыли и убытки», «Движение денежных средств», «Баланс», и многие другие управленческие отчеты. Если эти отчеты будут отражать реальную картину положения дел, то вы без труда разберетесь в проблемах компании, и будете иметь возможность влиять на ситуацию. И если во время презентации вам будут говорить, что в демо-версии эти отчеты просто не настроены, не верьте. Если в системе они есть, их будут показывать в первую очередь. Отчеты обязаны предоставлять не только цифры, но и инструменты для их анализа. Анализировать цифры отчетов можно по-разному, и я не буду здесь заострять на этом внимание. Главное, чтобы вы имели возможность все цифры проверить непосредственно из отчета, т.е. каждую цифру детализировать вплоть до первичных данных непосредственно из отчета. Иначе вы не будете уверены в достоверности данных. Отчетность должна быть прозрачной.

Отчетность должна отражать основные аспекты деятельности компании, быть простой и понятной. Она должна полностью и автоматически собираться вашей ERP-системой. Если данные в отчетность о деятельности компании попадают со стороны, через процедуру экспорта/импорта или, что еще хуже, вручную, то кто-то в компании должен постоянно этим заниматься (поддерживать формат, изменения и проч.), а значит тратить время и деньги. Идеальный вариант — когда вся деятельность компании осуществляется в ERP-системе, и уже на базе этих данных система сама строит отчетность.

Важно не только знать показатели деятельности, но и иметь возможность анализировать их динамику и структуру. Показатели нужны не просто для того, чтобы на них смотреть, а для того, чтобы на основе их анализа принимать решения, способные эти показатели изменить. Одно дело, когда вы видите, что дебиторская задолженность клиентов в этом месяце составляет 1 000 000 руб., и совсем другое, когда вы видите, что в начале года она была 2 000 000 руб., а затем плавно снижалась. Значит решения, которые вы принимаете по ее снижению, работают.

Какой смысл в значении дебиторской задолженности, если вы не знаете, какие клиенты и по каким сделкам ее сформировали? Значит, система должна позволять детализировать все цифры в различных разрезах.

Важно знать не только динамику изменения показателей деятельности компании, но и структуру этих показателей. То есть, иметь возможность оценить «удельный вес» каждой составляющей (товаров, клиентов, менеджеров, контрактов (проектов) и др.) в различных показателях. Это позволит принимать действенные меры по оптимизации взаимоотношений с клиентами и коррекции товарного ассортимента. Зная клиентов «лидеров» и «аутсайдеров», вы можете принимать решения по точечным мероприятиям для улучшения ситуации или ее удержания. То же самое касается и товаров. В этой сфере можно сделать множество «открытий чудных»: часто бывает, что товары, которые приносят больше всего прибыли, регулярно отсутствуют на складе и, наоборот, на складе лежат товары, которые прибыли не приносят.

Пример отчета о прибылях и убытках:

Структура отчетности должна быть настраиваема, поскольку состав показателей в каждой компании может отличаться. Кроме того, должна быть возможность добавлять показатели в процессе эксплуатации, на ходу. Причем система должна позволять делать это быстро и, желательно, без привлечения разработчика.

Я рассказал о финансовой отчетности, теперь речь пойдет об отчетности оперативной. Оперативная отчетность должна позволять проводить мониторинг бизнес-процессов. Простой пример — ваш клиент заказал у вас товар. Вы осуществляете ему поставку под заказ. В рамках этой поставки существует масса параметров, которые вам нужно контролировать и принимать незамедлительные меры по исправлению ситуации, в случае, если что-то пойдет не так. Для того чтобы вовремя поставить товар клиенту, необходимо, чтобы ваши логисты вовремя заказали его у поставщика, поставщик вовремя выставил вам счет, вы его вовремя оплатили, поставщик вам вовремя отправил груз и т.д. И все эти параметры необходимо постоянно отслеживать, в противном случае проблем не избежать. И именно ERP-система должна позволять вам это делать. Имея такие возможности, вы сможете постоянно улучшать качество работы своей компании.

Важнейший момент — сквозной учет. Система должна позволять учитывать товар насквозь, по всем нужным вам параметрам. Что это означает? Это означает, что вы должны иметь возможность проследить историю любой отгрузки. Вы отгрузили товар клиенту, а система должна показать, из какой партии эта отгрузка, кто поставщик и где находятся остальные части партии. Без такой системы вы не получите правильного формирования счетов-фактур в разрезе грузовой таможенной декларации (ГТД), потому что если в отгрузке присутствует один и тот же товар, но из разных партий (товар закуплен у разных поставщиков), то в счете-фактуре товар должен быть разбит на разные строки, поскольку ГТД у них разная. Еще более сложный случай — учет серийных номеров изделий. Необходимость в нем возникает, когда компания занимается поставкой оборудования, которое необходимо обслуживать по гарантии, индивидуально по каждому изделию. Как вы можете быть уверены, что именно у вас было куплено это изделие? Только по серийному номеру.