Распространенные нарушения при ведении учета расчетов с подотчетными лицами

Часто возникают ситуации, когда в организациях выявляются случаи допущения ошибок в учете расчетов с подотчетными лицами. Данные ошибки образуются в результате отсутствия должного контроля за учетом данных расчетов и влияют на налогообложение организации, поэтому следует стараться их не допускать.

К основным нарушениям можно отнести: злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия утвержденному порядку в области расчетов с подотчетными лицами. Их можно классифицировать следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

а) отсутствуют подписанные руководителем организации заявления на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные расходы;

б) производится выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным подотчетным суммам.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

а) отсутствуют приказы о направлении работника в командировку;

б) отсутствуют командировочные удостоверения с отметками с мест прибытия и выбытия;

в) отсутствует аналитический учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

а) неверное удержание подоходного налога с командировочных расходов, произведенных и оплаченных сверх установленных норм;

б) неверное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате за выполненные работы и услуги, подотчетными лицами:

а) выделяются суммы НДС расчетным путем от стоимости материальных

ценностей, приобретенных за наличный расчет;

б) списываются на затраты суммы НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц.

5. Нарушение в порядке учета представительских расходов:

а) фактический размер представительских расходов не соответствует утвержденной смете;

б) отсутствует аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм.

6. Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

а) неправильно составляются бухгалтерские проводки по операциям расчетов с подотчетными лицами;

б) неправильно выводятся остатки на конец отчетного периода;

в) несоответствуют записи в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» и других регистрах. [18]

Выявленные в ходе проверки какие-либо нарушения действующего на момент проверки законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.