Особенности заполнения первичных документов по учету продукции и товарно-материальных ценностей

Формы первичной учетной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей в местах их хранения утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года № 66.

В данных формах предусмотрены зоны кодирования информации.

Если в графах «Код» нет ссылок на общероссийские классификаторы, предприятие само проставляет соответствующий принятой на предприятии системе кодирования код, предназначенный для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники.

Напоминаем, что обязанность по ведению первичного учета по унифицированным формам первичной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей, распространяется на юридические лица всех организационно — правовых форм и форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики.

Рассмотрим на примере порядок заполнения некоторых форм первичных документов.

Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей (форма № МХ-5)

Данная форма применяется для ведения количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения. Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.

Журнал ведет работник предприятия, осуществляющий приемку товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Пример 11.

ООО «Умка» занимается производством мороженого. Цех № 2 специализируется на выпуске пломбира сливочного, пломбира шоколадного и молочного мороженого с джемом черной смородины.

В строке «организация» заголовочной части журнала указывается наименование предприятия, подразделение которой ведет учет поступления продукции и товарно-материальных ценностей в места хранения — в нашем примере ООО «Умка». В этой же строке, в графе «по ОКПО», указывается код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), присвоенный Госкомстатом России — в нашем примере 17040537.

В следующей строке «структурное подразделение» заголовочной части журнала указывается наименование структурного подразделения, которое непосредственно получило ценности — в нашем примере холодильник цеха № 2. В этой же строке, в специальной графе, указывается код структурного подразделения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 2Х.

В следующей строке «Вид деятельности по ОКДП» указывается вид деятельности по ОКДП (Общероссийскому классификатору деятельности предприятий) — в нашем примере 1520070.

В строку «номер, камера» по графе «Код» заносится код номера камеры хранения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 01.

В строку «номер, секция» по графе «Код» заносится код секции хранения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 01.

Далее, за названием формы «Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» следует строка «за период с „__“ ____ года по „__“ ____ года». Обычно журнал открывают на определенный календарный период: год, полгода, квартал. Возможен также вариант, когда журнал открывают по окончании предыдущего и ведут до тех пор, пока есть свободные строки для отметок операций по приему ценностей на хранение — в нашем примере журнал открыт на квартал: с 01 апреля по 30 июня 2002 г.

В графу «Код вида операции» заголовочной части журнала, заносится код операции учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения в соответствии с разработанной на предприятии системой кодирования различных операций — в нашем примере — 07.

В строке «Лицо, ответственное за ведение журнала» указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за ведение журнала — в нашем примере — заведующий складом Скупой Николай Иванович.

В графу 1 «Номер по порядку» заносится порядковый номер записи по учету поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения.

В графу 2 «Дата» заносится дата оприходования продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения. При этом дата каждой предыдущей строки не может быть более ранней, чем последующей — в нашем примере: 02.04.2002; 05.04.2002; 08.04.2002.

В графу 3 «Продукция, товарно-материальные ценности» записываются наименование полученных товарно-материальных ценностей — в нашем примере: в первой строке записываем: Молоко цельное; во второй строке — Какао-порошок; в третьей строке — Джем черной смородины.

В графу 4 «Единица измерения» записывается единица измерения товарно-материальных ценностей в натуральном выражении — в нашем примере:

в первой строке указываем: Бидон 40л; во второй строке — Коробка 250 г; в третьей строке — Банка 1 л.

В графе 5 «Поставщик (грузоотправитель)» указывается наименование организации, поставляющей продукцию, товарно-материальные ценности — в нашем примере: в первой строке записываем: Молочный завод «Полюс»; во второй строке — ООО «Шоколад»; в третьей строке — ООО «Фруктовый рай».

В графе «Товарный документ», объединяющей подграфы 6 «номер» и 7 «дата», записывается: в подграфе 6 «номер» — номер документа, по которому поступили товарно-материальные ценности, продукция (например, товарная накладная) — в нашем примере указаны номера товарных накладных: в первой строке — 115; во второй строке — 099; в третьей строке — 160;

в подграфе 7 «дата» — дата соответствующего товарного документа, по которому учитывается поступление продукции, товарно — материальных ценностей — в нашем примере: 02.04.2002; 05.04.2002; 08.04.2002.

В графу «Количество» заносится количество (масса) поступивших материальных ценностей в единицах измерения, которую указали в графе 4 — в нашем примере: 5; 40; 10.

В графе 9 «Цена, руб. коп.» указывается учетная стоимость единицы товарно-материальных ценностей по каждому порядковому номеру — в нашем примере: в первой строке записываем 320–00; во второй строке — 20–00; в третьей строке — 15–00.

В графе 10 «Сумма, руб. коп.» необходимо записать общую стоимость поступивших ценностей, значение которой получается умножением значения графы 8 «Количество» на значение графы 9 «Цена, руб. коп.» (переданного количества на цену) — в нашем примере: в первой строке указываем 1600–00; во второй строке —800–00; в третьей строке — 150–00.

Последнюю строку таблицы «Итого» заполняют по графам 8 «Количество» и 10 «Сумма».

В графу 8 «Количество» по строке «Итого» заносится общее количество, независимо от единицы измерения, полученных товарно-материальных ценностей (продукции). Это необходимо для исключения возможных последующих исправлений. В графу «Сумма, руб. коп.» по строке «Итого» требуется занести — общую стоимость поступивших за данный период товарно-материальных ценностей (продукции), форма № МХ-5.