Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стан­дартов Международной организации стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации - авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой пере­писки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграф­ный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

2) ссылки на документы отправителя и получателя;

3) дата;

4) адрес получателя письма;

5) указание на конкретное лицо;

6) вступительное обращение;

7) краткое содержание письма;

8) текст письма;

9) заключительная формула вежливости;

10) подпись;

11) ссылка на приложение;

12) сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе, наиболее час­то встречающиеся варианты расположения реквизитов в письмах зарубежных корреспон­дентов приведены на схемах: