Документационного обеспечения управления

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Производственной практики по технологии

документационного обеспечения управления

студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» очной формы обучения

Курган 2012

Программа составлена в соответствии с Государственным образовательным стандартом профессионального высшего образования с учетом рекомендаций Примерного учебного плана специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», утвержденных Министерством образования Российской Федерации 14.03.2000 г.

Составитель: ассистент Сорогин Е.И.

Пояснительная записка

Производственная практика студентов по технологии документационного обеспечения управления является составной частью учебного процесса и одной из важнейших форм профессиональной подготовки к трудовой деятельности специалиста с высшим образованием. Практика рассчитана на четырехнедельный период.

Производственная практика знакомит будущих специалистов с предстоящей профессиональной деятельностью, позволяет закрепить теоретические знания и опыт практической работы.

Целью практики является изучение организации работы с документами с момента получения до архивного хранения в конкретном учреждении, развитие аналитических умений и навыков в организации управленческих процессов через эффективно организованную работу с управленческими документами.

Производственная практика студентов проходит на базе учреждений, организаций, предприятий как государственных, так и других видов собственности, в органах государственного и муниципального управления, в государственных архивах. В период прохождения практики студенты подчиняются внутреннему распорядку учреждения.

Вместе с сотрудниками студенты принимают участие во всех проводимых в организации мероприятиях: собраниях, совещаниях, конференциях и т.д.

Руководство практикой осуществляется одним из опытных работников соответствующей организации – базы практики, назначенным руководителем указанной организации.

Руководитель практики от учреждения:

· Знакомит студента с нормативным материалом, регламентирующим деятельность организации.

· Систематически контролирует прохождение практики студентом.

· Обеспечивает соответствие практики учебным планам и программе.

· Оказывает помощь студенту в выполнении программы практики.

· Дает практиканту отзыв, заверенный печатью организации.

· Обеспечивает практиканта всей необходимой документацией.

· Поддерживает связь с руководителем практики от университета.

Методическое руководство и контроль за ходом практики студентов осуществляется также преподавателем университета, в обязанности которого входит:

· Распределить студентов по базам практики.

· Обеспечить проведение организационного собрания перед началом практики, дать задание на практику студентам, проверить наличие необходимой документации (программа практики, заявление и договор возмездного оказания услуг для руководителя практики от организации).

· Оказывать методическую помощь студентам при выполнении программы практики, при сборе материалов к курсовой или дипломной работе.

· Осуществлять контроль за обеспечением принимающей стороной нормальных условий труда практикантам.

· Принимать отчет студента по итогам практики.

· Оценивать результаты выполнения программы практики.

· Представлять на кафедру отчет о прохождении практики студентов.

Студент при прохождении практики обязан:

· Своевременно выполнять все указания руководителей практики.

· Полностью выполнить программу практики.

· Подчиняться правилам внутреннего распорядка организации.

· Своевременно представить руководителю отчет о практике и все необходимые материалы.

Программа производственной практики студентов включает следующие основные вопросы:

· Пояснительная записка;

· Этапы прохождения практики;

· Темы для изучения:

-история, современные задачи, функции и структура учреждения;

-организация делопроизводственного обслуживания;

-организация работы с документами;

- обработка поступающих и отправляемых документов;

- регистрация документов;

- контроль сроков исполнения документов;

- экспертиза ценности документов;

- формирование и оформление дел в оперативном делопроизводстве;

- подготовка документов для передачи на архивное хранение.

Этапы прохождения практики

1. Знакомство с учреждением, его задачами, структурой и особенностями

документирования управленческой деятельности (Устав, положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и др.).

2. Изучение организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус организации, организационно-правовую структуру, руководство и документирование деятельности (Положение о службе делопроизводства, инструкции о делопроизводстве, номенклатура дел, памятки, методические разработки и др.).

3. Изучение документирования управленческой деятельности (составление, оформление, тиражирование документов, проверка правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству, предназначенных к отправке и т.д.).

4. Изучение организации документооборота: прием поступивших документов, их

первичная обработка, регистрация, информационно-справочное обслуживание, работа с внутренними документами, отправка документов по почте, телеграфом, факсом, электронной почтой. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, подготовка дел для сдачи в ведомственный и государственный архивы.

5. Изучение методики организации и проведения совещаний, заседаний, собраний, приема посетителей, участие в их подготовке.

6. Ознакомление с организацией работы ведомственного или государственного архива (комплектование, учет, экспертиза ценности, проверка наличия и состояния дел, использование документов, планирование и отчетность и др.).

7. Инспектирование ведомственных архивов.

Для организации работы практиканта руководителем практики от учреждения составляется календарный план с учетом бюджета времени. План согласовывается с руководителем практики от университета и утверждается руководством организации. Целесообразно разработать индивидуальный план-график работы для каждого студента.

В зависимости от особенностей и условий работы учреждения может меняться последовательность выполнения разделов программы и отдельных видов работы по согласованию с представителем университета. Для изучения организации делопроизводства учреждения, кроме ознакомления с документами, студенты могут использовать такие методы как интервьюирование, личное наблюдение, составление графиков и анкет.

Для накопления материала к отчету о практике студент ежедневно ведет дневник, который систематически просматривается руководителями. В дневнике студентом фиксируется занятия, при этом отмечается наличие или отсутствие нормативно-методических документов, регламентирующих изучаемые процессы, оценивается качество документов, разрабатываются рекомендации для улучшения качества документа или изучаемого процесса.

Формы оформления титульного листа отчета о практике и дневника студента даются в приложениях № 1 и № 2.

В ходе практики предлагается проработать следующие темы по технологии ДОУ.

Тема 1. История, современные задачи, функции

и структура учреждения

Сотрудники организации знакомят практикантов с историей, структурой, задачами учреждения. С этой целью проводится экскурсия, которая позволяет составить представление об организации, ее структуре и функциях, объеме документооборота, приемах и методах работы, штатной численности персонала, приемах и методах рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Необходимы экскурсии в общий отдел (управление делами, канцелярия, секретарь), другие отделы, ведомственный архив учреждения.