Завдання №__

Дипломна робота

на тему:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Виконав:

учень групи №34

Федів Іван Іванович

Керівник дипломної роботи __________________Ковалик Н. С.

Консультант ___________________Шаль О. М.

м. Підгайці
2015 рік

Департамент освіти і науки України

Тернопільської облдержадміністрації

ДНЗ «Підгаєцький професійний аграрний ліцей»

«Затверджую»

Заступник директора з НВР

__________________Гаром О. О.

«___»_______________2015р.

Завдання №__

до дипломної роботи державної кваліфікаційного іспиту

учня групи №34

Федіва Івана Івановича

на тему:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Вступ

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Телеграма.

3. Службові листи.

4. Ознаки й призначення розпорядчих документів.

Висновок

Термін виконання___ ____________

Викладач: ____________/Ковалик Н. С./

на дипломну роботу

по темі:

«Стилістичні особливості складання довідково-інформаційної документації»

Учня групи № 34

Федіва Івана Івановича

Професія: 4222 «Адміністратор»

Позитивні якості роботи:
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Недоліки роботи:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дипломна робота виконана на _____________________ «____» балів

Викладач _______________________ Ковалик Н.С.

Рецензент_______________________ Шаль О. М.

Зміст

1. Рецензія_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3

2.Вступ_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5

3. Довідково-інформаційні документи_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6

4. Телеграма_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11

5. Службові листи_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13

6. Ознаки й призначення розпорядчих документів_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 17

7. Висновок_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 20

8. Cписок використаної літератури­_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22

9. Додатки_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23

Діловодство - це діяльнясть, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Різноманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок притаманні управлінню, форми і методи керівництва, а також види зворотнього впливу об'єктів управління та функції сую'єктів. Усе це неминуче відбивається у відповідних документах з допомогою яких органи управління реалізують своє рішення.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Вони дают змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є на сам перед з зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.

Метою моєї дипломної роботи є розглянути такі питання як: організаційно-розпорядчі документи, реквізити ОРД, довідково-інформаційні документи та документи, які до них відносяться. Завдяки службовим листам, факсам, телеграмам ми навчилися передавати будь-яку інформацію.

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони міс­тять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є під­ставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої доку­ментації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково - інформаційних документів належать:

1. відгуки;

2. акти;

3. доповідні;

4. довідки;

5. звіти;

6. записки (доповідні, пояснювальні)

Акти

Акт (додаток №1) — документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених бу­дівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або ке­рівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприєм­ства та затверджує

відповідним наказом.

Акти поділяються на:

· законодавчі – рішення щодо законів, указів, постанов;

· управлінські – підтвердження факсів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

1Реквізити акту:

· автор документа (назва підприємства, організації);

· дата, номер, місце складання;

· гриф затвердження;

· заголовок;

· підстава (наказ керівника організації);

· склад комісії

· присутні;

· текст;

· відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

· перелік додатків до акту;

· підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання);

2. Постановча частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки);

Акти складають у трьох примірниках:

1-й примірник направляють до вищої організації;

2-й примірник – керівникові організації;

3-й примірник – до справи.

Відгук (додаток №2) — документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що по­винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити відгуку:

· назва виду документа (відгук);

· заголовок;

· текст;

· підпис;

· дата;

· пе­чатка.