Первичные документы для железнодорожного транспорта

При заключении договора перевозки груза железнодорожным транспортом в соответствии с п.30 Устава железнодорожного транспорта общего пользования Республики Беларусь грузоотправитель обязан предоставить на каждую отправку груза накладную, а перевозчик (железная дорога) в подтверждение приема груза выдает ему квитанцию о приеме груза, а также оформляется дорожная ведомость, которая сопровождает груз.

Накладная – основной первичный перевозочный документ, сопровождающий груз до станции назначения. Составляется на имя определенного грузополучателя, т.е. является именным документом. Накладная заполняется отправителем на каждую отправку и при выдаче груза выдается грузополучателю. Накладная является одновременно юридическим и расчетным документом, поэтому заполнять накладную следует без подчисток и помарок, а изменения информации, содержащейся в накладной, должны заверяться подписью работника дороги и штемпелем станции.

Дорожная ведомость – документ расчетно-финансового значения – составляется на основании накладной и содержит информацию о сроке доставки груза, сопровождает груз на всем пути следования, включая переход с дороги на дорогу. Но дорожная ведомость не является копией накладной, она содержит данные, дополнительные к тем, которые имеются в накладной. По информации, содержащейся в дорожной ведомости, определяют выполненный дорогами объем перевозок, доходы от них, правильность расчетов, выполнение сроков доставки грузов. В дорожной ведомости грузополучатель расписывается в получении груза. Она содержит отметки о переадресации груза, о требованиях по составлению коммерческих актов при ненадлежащем исполнении перевозчиком своих обязательств. После выдачи груза с накладной получателю дорожная ведомость остается у перевозчика как важный отчетный документ. Перечисленные признаки позволяют и дорожную ведомость считать перевозочным документом.

Квитанция о приеме груза – документ, который подтверждает прием грузовой станцией груза к перевозке от отправителя и предоставляет право распоряжения грузом в пути. Данный документ служит основанием для списания отгруженной продукции в бухгалтерском учете грузоотправителя. Квитанция выдается железнодорожной станцией, принявшей к перевозке груз по накладной под роспись грузовладельца в корешке дорожной ведомости, и служит основанием для выдачи ее владельцу груза в пункте назначения. При утрате накладной с помощью квитанции можно подтвердить как факт заключения договора перевозки, так и его содержание.

Корешок дорожной ведомости – документ, посредством которого рассчитывается провозная плата за перевозку при централизованных расчетах и для учета и отчетности о выполнении плана перевозок.

Вагонный лист – еще один из первичных документов. Его составляют на каждый загруженный вагон. Если накладная – документ, подтверждающий заключение договора перевозки, а дорожная ведомость – документ, сопровождающий груз в пути следования, то вагонный лист служит для оценки работы железнодорожного транспорта.

Накладная и дорожная ведомости отправляются вместе с грузом. Получатель принимает груз по накладной, а расписывается в дорожной ведомости. Основным документом для учета работы железнодорожного транспорта является корешок дорожной ведомости, который остается у перевозчика (железной дороги).

Накладная должна содержать следующие реквизиты:

- штемпель или другое обозначение, удостоверяющее принятие товара перевозчиком или его представителем к перевозке;

- дата принятия груза к перевозке, которой считается дата выдачи накладной или дата штемпеля на накладной;

- номер вагона (контейнера);

- место отгрузки, место назначения и путь следования груза;

- наименование груза;

- род упаковки;

- количество мест, масса груза;

- наименование отправителя, его адрес и подпись;

- наименование получателя, его адрес.

Эти же данные заносятся и в остальные вышеупомянутые документы.

Форма накладных и других перевозочных документов, порядок их заполнения устанавливаются правилами перевозки грузов. При перевозке массовых грузов в случаях, предусмотренных правилами перевозок грузов, может составляться одна накладная на целый маршрут или группу вагонов, а также на комплект контейнеров.

Железнодорожные станции выдают грузоотправителям бланки перевозочных документов за плату, указанную в Тарифном руководстве № 1 Белорусской железной дороги, утвержденном постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 8 января 2002 г. № 3 (с изменениями и дополнениями).

Грузоотправитель несет предусмотренную Уставом и другими актами законодательства Республики Беларусь имущественную ответственность за достоверность сведений, внесенных в накладную, а также за последствия, возникшие из-за указанных им в накладной недостоверных, неточных или неполных сведений.

В соответствии с п. 31 Устава предприятия Белорусской железной дороги имеют право проверять правильность сведений, указанных грузоотправителем в накладной, в т.ч. производить выборочную проверку массы груза.

Перевозки грузов во внутриреспубликанском сообщении повагонными, мелкими отправками, а также порожних вагонов, принадлежащих грузоотправителям, грузополучателям или арендованных ими, оформляются накладной формы ГУ-29-О.

Грузоотправитель заполняет следующие графы накладной:

- станция и дорога назначения;

- точное и полное наименование отправителя и получателя, их почтовый адрес;

- знаки и марки отправителя на грузовых местах;

- количество мест;

- масса груза (если она определена отправителем);

- наименование груза в соответствии с применяемой на железнодорожном транспорте номенклатурой грузов и др.

Некоторые графы железнодорожной накладной заполняет станция отправления груза:

- ее номер;

- расстояние перевозки;

- провозную плату и сумму сборов, взысканных по накладной, а также другие сведения, предусмотренные правилами оформления перевозочных документов.

Вместе с тем при использовании железнодорожной накладной возникает одна проблема - в данном документе отсутствует графа с оценкой в денежном выражении проводимой хозяйственной операции. Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» определяет, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, если он составлен по

форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, формы которых нет в этих альбомах, должны иметь следующие обязательные реквизиты: содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях.

Таким образом, железнодорожная накладная не является достаточным документом для отражения в учете факта отгрузки/получения продукции. Наряду с железнодорожной накладной представляется возможным рассматривать в качестве первичного учетного документа, оформляемого при транспортировке продукции покупателю железнодорожным транспортом, товарную накладную формы ТН-2, утвержденную постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от

18.12.2008 г. № 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная», ТН-2 «Товарная накладная» и инструкций по их заполнению».

Товарная накладная формы ТН-2 выписывается продавцом и содержит как количественную, так и денежную оценку отгруженной продукции с реквизитами по налогу на добавленную стоимость в соответствии с условиями договора, заключенного сторонами. Первый экземпляр товарной накладной формы ТН-2 направляется грузоотправителем грузополучателю вместе с документами, сопровождающими груз, по

железной дороге, либо почтой, либо нарочным. Второй экземпляр остается в делопроизводстве грузоотправителя.

В строке «Кому выданы товарно-материальные ценности» в этом случае указывается: «По железной дороге», а также номер и дата железнодорожной накладной. Строки «Товар получил», «Указанный товар сдал», «Принятое количество и стоимость товара», «Принял» в экземпляре грузоотправителя не заполняются.

При перевозках грузов в международном грузовом сообщении между странами СНГ, Прибалтики и рядом других стран применяется международная накладная соответствующего международного соглашения (СМГС – Соглашения о международном железнодорожном грузовом сообщении). Основное содержание накладной СМГС:

- полное наименование отправителя и получателя;

- название станции назначения и пограничных станций;

- наименование груза в соответствии с применяемой на железнодорожном транспорте номенклатурой грузов;

- оплата за перевозку (указание юридических лиц, осуществляющих оплату провозных платежей по всем железным дорогам следования груза) и др.

Кроме того, при перевозке грузов на экспорт грузоотправитель обязан приложить к накладной сопроводительные документы, необходимые для выполнения таможенных, пограничных, карантинных и других процедур на всем пути следования груза, при необходимости прикладывается сертификат, спецификация и др. Перечень сопроводительных документов, приложенных к накладной указывается грузоотправителем в графе «Документы, приложенные отправителем».

Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении жестко регламентированы форма и правила заполнения накладной СМГС и других перевозочных документов (ст.7 «Накладная» и приложение 12.5 «Пояснения по заполнению накладной СМГС).

По прибытии груза на станцию назначения в железнодорожной накладной ставится штемпель данной станции с датой получения груза. Этим удостоверяется надлежащее или ненадлежащее выполнение перевозчиком обязанности по доставке груза в срок. При ненадлежащем выполнении перевозчиком его обязанностей составляется коммерческий акт.

Кроме коммерческого акта часто составляется акт общей формы, который служит для подтверждения таких фактов как:

· утрата перевозочных документов;

· задержка вагонов на различных этапах перевозки;

· подача под погрузку неочищенных вагонов, цистерн и т. п.;

· отсутствие запирающих устройств на вагоне, контейнере;

· обнаружение в пути следования неисправности вагонов и т. д.

Правила составления актов четко регламентированы.

Коммерческий акт необходимо составлять для удостоверения следующих обстоятельств:

- несоответствие наименования, массы, количества мест груза данным, указанным в транспортной железнодорожной накладной;

- обнаружение груза без перевозочных документов, а также перевозочных документов без груза;

- повреждение или порча груза;

- возвращение перевозчику похищенного груза.

Коммерческий акт должен быть составлен в день выгрузки груза или, в крайнем случае, в течение следующих суток. Проверка груза должна проводиться в процессе или непосредственно после выгрузки груза.

Перевозки в европейских странах, не участвующих в соглашении СМГС, регулируются другим международным соглашением - «Конвенцией по международным грузовым перевозкам» (КОТИФ), где существует своя форма накладной – ЦИМ. Поэтому международные перевозки Европа – СНГ – Европа проходят с соответствующим переоформлением на пограничных станциях, международных железнодорожных накладных (накладная ЦИМ – накладная СМГС и наоборот).

При активном участии специалистов Белорусской железной дороги была разработана единая унифицированная накладная ЦИМ/СМГС, позволяющая осуществлять перевозки на всем пути следования по одной накладной без переоформления. Применение накладной ЦИМ/СМГС может сократить срок доставки грузов на 12-20 час. И снизить стоимость перевозки примерно на 30 евро за счет исключения из логистической цепи операций по переоформлению накладной ЦИМ на накладные СМГС (и наоборот) на пограничных станциях. Большинство контейнерных перевозок в Беларуси, в частности, через погранпереход Брест – Тересполь, Польша уже осуществляется по унифицированной накладной ЦИМ/СМГС.

4. Первичные документы при отправке груза автомобильным транспортом.

4.1. Товарно-транспортная накладная ТТН-1