Процесс оцифровки и оптического распознавания текста включает в себя пять этапов.

Ввод страницы. На этом этапе отсканированный или сфотографированный документ попадает в компьютер в виде изображения.

Анализ макета. OCR-приложение определяет, где на странице находятся текст, рисунки, таблицы и т.п., и разбивает ее на блоки. Программа последовательно дробит страницу на все более мелкие блоки: разбивает текст на абзацы, затем на предложения, отдельные слова и символы. В финале анализа макета документ представляет собой набор отдельных символов. Программа запоминает, в каком месте на странице каждый из них находится.

Распознавание символов – самый ответственный этап процесса OCR, ведь программа должна правильно идентифи­цировать все найденные знаки. Используется в тексте буква «В» (и какая – русская или латинская) или это цифра «8»? Если программа допустит ошибку, результат распознавания превратится в абракадабру. Для более точного распознавания текста программы комбинируют различные методы, которые условно делятся на две категории: методы сопоставления с образцом и методы сопоставления признаков (более подробно о них читайте далее).

Реконструкция документа. После завершения процесса распознавания программа начинает воссоздавать страницы, с помощью встроенного словаря объединяя отдельные символы в слова, слова в предложения, предложения в абзацы и т.д. Для ускорения процесса используются результаты анализа макета страницы (этап 2). Кроме того, применяя специальные методы, программы пытаются учитывать грамматические особенности текста, чтобы в итоге получились корректные с точки зрения распознаваемого языка предложения.

Сохранение документа. OCR-приложение сохраняет распознанный документ в определенном пользователем формате (только текст – TXT; макет страницы – файлы Microsoft Word или PDF).