Схема 4

Данная модель, во-первых, отражает реальный управленчес­кий процесс и вместе с тем представляет собой средство его дальнейшего изучения и освоения, привнесения новшеств. Обо­собленные здесь стадии соответствуют процедурам, реально осуществляемым субъектами управления при принятии решений и их выполнении.

Во-вторых, модель интегрирует наиболее важные достиже­ния теории социального управления, она построена в соответст­вии с требованиями программно-целевого и комплексного под­хода. Подчеркивание главенствующего значения цели модифи­цирует все последующие стадии и процедуры, позволяет исполь­зовать инновационный потенциал для принятия оптимальных решений.

В-третьих, модель дает возможность замкнуть цикл управ­ления, обеспечивая логический переход от ретроспективной ста­дии одного цикла к целевой стадии другого цикла. Таким образом, обеспечивается преемственность и поступательность в управлении.

Точно определить этапы (стадии) управленческого цикла и их содержание — значит положить начало проектированию технологии управления.

2. Следующий шаг — структурирование стадий управленчес­кого цикла. В понятие " стадия управленческого цикла" включа­ется относительно обособленная часть процесса решения управ­ленческих задач, в рамках которой совершаются определенные процедуры, т.е.. обязательный порядок последовательных дейст­вий. Отдельное действие, рассматриваемое в его внутренней связи с остальными элементами процедуры, может быть охарак­теризовано как операция.

К первой, целевой, стадии управленческого цикла могут быть отнесены следующие процедуры и операции: выявление главной, приоритетной проблемы, осознание необходимости ее решения, формулирование цели.

Выявление проблемы, которую предстоит решать, является познавательным процессом. Особенно важное значение здесь имеет овладение субъектом управления всем арсеналом методов научного познания: наблюдение, сравнение, эксперимент, аб­страгирование, системный анализ, синтез, " мозговой штурм", моделирование, прогнозирование, проектирование, инновацион­ные деловые игры и др. Сознательное и целенаправленное использование всего комплекса познавательного инструментария современной науки дает возможность субъекту управления сде­лать правильные выводы и заключения. Специфика этих выво­дов в области управления заключается как раз в определении главной проблемы, решение которой диктуется необходимостью инновационного прорыва.

Одно из важнейших условий эффективности управления — своевременность выявления и осознания проблем, которые пред­стоит решать.

Наиболее частой ошибкой субъекта управления труда явля­ется несвоевременность принятия решения: или момент, когда следует действовать, вообще пропускается, или кое-что делается, но уже с опозданием либо преждевременно. Ошибки такого рода объясняются не только неопытностью кадров. Чаще они кроются в недостатках самой системы управления[61].

Чем больше, разрыв между возникновением и осознанием назревших проблем, тем выше опасность потери темпа управля­емости, появления конфликтных ситуаций. К сожалению, забы­вают, что нерешенный своевременно вопрос со временем всегда решается труднее. Дать возможность тому или иному процессу развиться в нежелательном направлении, а затем приступать к его решению — верный признак плохого стиля руководства.

Анализ зависимости между продолжительностью цикла и эффектом управления показывает, что чем меньше цикл, тем эффективнее решение.

Как правило, принятию управленческого решения предшест­вуют определенные изменения как в объекте, так и в субъекте управления. В социальной деятельности непрестанно возникают новые явления и процессы. Еще до полного их развертывания проявляются соответствующие симптомы и тенденции, которые для опытного руководителя служат достаточным основанием и стимулом, чтобы изучить проблему и при необходимости найти ее решение. " Почувствовать" возникшую ситуацию для приня­тия решения и действовать на опережение — первое требование к руководителю.

Динамизм современной жизни, столь характерный для пере­ходного этапа, требует от руководителя развитого чувства ново­го, способности к верному анализу процессов, к принятию эффективных решений. Индивидуальная способность руководи­теля развивается и усиливается посредством использования эф­фективных средств анализа управляемых объектов таких, как социологический мониторинг, контрольная сигнализация, дейст­венная обратная связь и др. Их предназначение — быть своеоб­разным " радаром", который улавливает отклонения и неблаго­приятные тенденции[62].

Правильное формулирование задач управления требует: со­брать информацию о социальных, политических, организацион­но-технических, экономических и других процессах, которые могут привести к возникновению социальных проблем; подгото­вить информацию, которая отражает взаимосвязь м0жду этими процессами и причинно-следственными зависимостями, а также дает возможность сделать необходимые заключения и выводы; проанализировать требования населения о назревших, но еще не решенных проблемах; провести сравнение между нормами социального поведения и нормами, установившимися в организации, чтобы раскрыть различие между ними; сформулировать пробле­му, сравнивая содержание принятых решений с достигнутыми результатами.

К целевой фазе управленческого цикла относятся также следующие виды деятельности: оценка актуальности проблемы; анализ имеющейся и желаемой структуры субъекта и объекта управления; начальное описание возникшей ситуации.

Важнейшей процедурой на этой стадии управленческого цикла является определение цели, построение " дерева целей". В связи с этим возрастает знание теории и технологии целеполага-ния.

Определение цели и осознание необходимости решения дан­ной проблемы — чрезвычайно важный, но только начальный этап в подготовке решения. Затем во всей своей сложности встает вопрос о наборе и последовательности операций, которые следу­ет осуществить для выработки оптимального решения.

В типичных ситуациях субъект управления формулирует свое решение на основе опыта и установленных правил в организа­ции. В таких случаях достаточно интуиции и опыта, чтобы отреагировать на возникшую проблему.

Иной подход нужен, когда требуется принимать стратегичес­кие решения в условиях высокой степени неопределенности. В этом случае задача субъекта управления состоит в том, чтобы преодолеть эту неопределенность, обеспечить принятие макси­мально обоснованного решения. Наиболее существенная часть этой задачи — сбор и обработка необходимой информации (в информационно-аналитических центрах). Решение задачи про­исходит на второй стадии управленческого цикла, которая может быть названа дескриптивной (описательной).

Эффективность вырабатываемого решения определяется не только количеством, но и качеством информации. Именно ин­формационно — аналитические службы призваны предваритель­но выявить ценность наличной информации, ее глубину и содер­жательность, степень отражения реальных процессов, для воз­действия на которые предназначено решение. Обеспечение до­статочной по объему и качественной информацией предохраняет субъекты управления от существенных ошибок. При этом здесь речь идет об объективной информации не только о внешних признаках происходящих процессов, но и об их сущности.

Выработка научно обоснованных решений предполагает все­сторонний анализ управляемых объектов. Знания только отдельных фактов недостаточно для выполнения этого требования. Поэтому переработка информации включает не просто сбор данных, но и грамотное использование аналитических моделей: структурной, динамической, типологической, факторной, соци­ально-технологической.

Это еще раз подтверждает необходимость системного подхода при подготовке и принятии руководящих решений.

Освоение информации, необходимой в различных ситуациях при современных требованиях управления, должно происходить не эмпирически или интуитивно, а на основе соответствующих норм. Отсюда логически вытекает необходимость разработки норм для информации, требуемой на различных уровнях систе­мы управления.

Хорошо организованная информационно-аналитическая служба имеет не только осведомительную, но и предупредитель­ную, превентивную функцию. Если руководитель принимает неправильное решение, она должна отметить величину ошибки принятого решения, зафиксировать степень неоптимальности, т.е. содействовать совершенствованию службы управления.

В настоящее время актуализируется значение принципа опе­режающего информационного обеспечения решений. Информа­ционно-аналитическая служба должна не только обеспечивать информацией соответствующие требования, но заранее, до по­ступления заявок, давать необходимые сведения, предвидя воз­никновение потребности в них.

Узловой вопрос на современном этапе — развитие и совер­шенствование умения руководящих кадров пользоваться налич­ной информацией и, что особенно важно, научиться трансфор­мировать ее в эффективные управленческие решения. Это пред­полагает систематическое обучение кадров методам и формам анализа информации, фильтрации, извлечению из нее тех ком­понентов, которые содействовали бы повышению научного уров­ня управленческих решений.

Итак, вторая стадия управленческого цикла может быть названа дескриптивной. На ней осуществляется описание реаль­ной ситуации.

Субъект управления не регистрирует механически все иду­щие из окружающей среды сигналы, а производит селекцию, отбор в соответствии с поставленными перед системой целями.

Третья стадия управленческого цикла, названная в модели прескриптивной, охватывает виды деятельности, связанные с трансформированием описывающей информации в предписывающую, командную информацию. Главное здесь — выработка и принятие управленческих решений.

Понятие " управленческое решение" имеет два основных зна­чения. Во-первых, им обозначается предстоящее действие. Вся­кое решение фактически является действием в проекции, наме­рением осуществить некое преобразование. Второе значение понятия " управленческое решение" состоит в том, что процесс нахождения ответа на данную задачу осуществляется посредст­вом выбора одной из возможных альтернатив действия в про­блемной ситуации.

Управленческое решение, определяется как социальный акт, подготовленный на основе вариантного анализа и оценки, при­нятый в установленном порядке, имеющий директивное общео­бязательное значение, содержащий постановку целей и обосно­вание средств их осуществления, организующий практическую деятельность субъектов и объектов управления[63].

По сути это выражение управленческой воли, движения от познания к практике. Своевременное принятие и реализация решений, оперативная их корректировка в ходе работы в соот­ветствии со спецификой постоянно меняющихся требований, обстоятельств, рыночной конъюнктуры — характерная особен­ность современного стратегического управления, антикризисно­го в особенности.

Принятие, и осуществление управленческих решений — одна из основных функций любого руководителя и любого руководя­щего органа независимо от его места в служебной иерархии. От качества управленческих решений в очень большой степени зависит, как будут функционировать управляемые объекты, каков будет эффект управленческой деятельности.

Основные причины слабых решений сводятся к тому, что недостаточно точно и полно отражены объективные условия: нехватка достоверной и своевременной информации, квалифи­кации, отсутствие глубокого научного анализа; неудачен выбор самой проблемы управления, предопределяющей неэффектив­ность решения; выдвигаются необоснованные гипотезы и ставят­ся нереальные цели; недостаточно точно определены сферы правового регулирования и формы правового и иного воздейст­вия.

Наряду с гносеологическими существуют и социально-психо­логические причины принятия неправильных решений. Нередко не учитывается то, что в условиях рыночной экономики общест­венные, государственные, корпоративные, групповые, личные, частные интересы зачастую не совпадают. Если в принимаемых решениях этот фактор не учитывается, то появляются дефекты системы стимулирования для сближения интересов. Эффектив­ность таких управленческих решений резко падает. Принятие неправильных решений порождает " реакцию бумеранга", поло­жение дел еще более ухудшается, количество проблем возраста­ет. Ярким подтверждением сказанному являются стратегические решения по проведению приватизации, отрицательные последст­вия которых известны всем.

После принятия управленческого решения, учитывающего достижения науки и практики, необходимо организовать его выполнение. Это четвертая стадия управленческого цикла — реализационная. На этой стадии субъект управления прибавляет к силе идей силу организации. Эффективность организационно-исполнительской деятельности определяется не только усилиями управленцев, но и умением строить эту деятельность на научной основе.

Определение действенных путей реализации цели является сложной конструктивной и логической деятельностью, которая включает: выбор оптимального варианта действия, сообразного с данными критериями; наиболее эффективное распределение средств, ресурсов и сил; программирование конкретного хода процесса, который переводит управляемый объект из одного состояния в другое; распределение ответственности между ис­полнителями и т.д.

Завершающая стадия управленческого цикла называется ретроспективной, потому что ее основное содержание составля­ют обобщение и анализ результатов выполнения управленческо­го решения. Оценка реализации данного решения дает возмож­ность узнать положение дел на управляемых объектах, выявить новые проблемы, положить начало новому циклу.

Для реализации ретроспективной стадии управленческого цикла необходима разработка системы научно обоснованных критериев оценки полученных результатов. На этой стадии должно осуществляться: сравнение запланированных в решении результатов с фактически достигнутыми, оценка целесообраз­ности решения; обоснование необходимости новых или дополни­тельных решений субъекта управления.

При такого рода оценках можно применить следующую тех­нологию.

Во-первых, анализируется результат системы и повторно оценивается обоснованность целей (задач), стоящих перед ней в данный период. Если будет установлено несоответствие, то вносятся коррективы в критерии оценки.

Во-вторых, анализируются взаимосвязи между оцениваемой системой и остальными социальными системами по нисходящей и восходящей линиям и фиксируется влияние, которое они оказывают на конечный результат. На этой основе устанавлива­ется реально достигнутый результат, а вышестоящая инстанция оценивает вклад руководителя и руководства в целом в его достижение.

В-третьих, после выработки обобщенной ретроспективной оценки внутренних возможностей и внешних влияний на управ­ляемый объект изучается, как действовал руководитель в данной ситуации, какую активность он проявил, чтобы реализовать стоящие перед организацией задачи, преодолеть помехи объек­тивного и субъективного характера на пути к цели.

Важное методологическое требование оценки управленческой деятельности — единство количественных и качественных кри­териев. Каждый из этих критериев имеет конкретное, динами­чески изменяющееся содержание в зависимости от этапа разви­тия социального организма, от целей, которые ставятся, от достижений науки и техники, от характера и значения соответ­ствующего процесса или явления.

Таким образом, современная технология социального управ­ления выступает как последовательный ряд процедур, система­тизированных в пяти основных стадиях: целевой, дескриптив­ной, прескриптивной, реализационной, ретроспективной. Она дает возможность использовать весь инструментарий технологизации, информатизации, интеллектуальных, аналитических, экспертных систем, базируется на программно-целевом и ком­плексном подходе, указывает путь дальнейшего совершенство­вания социального управления и повышения его эффективности.

3. Концепция цикла имеет важное методологическое значение при построении организационной структуры управления. Сфор­мировать современную эффективную структуру управления — значит создать для входящих в нее звеньев реальные возможнос­ти реализовать все необходимые процедуры, связанные с подго­товкой, осуществлением и анализом управленческих решений, опираясь на науку и используя инновационный управленческий инструментарий.

С выработкой современной научно обоснованной концепции цикла управления делается важный, существенный шаг вперед в алгоритмизировании управления, т.е. в точном предписании технологии управленческого процесса. Современные достиже­ния науки дают возможность детализировать алгоритм управле­ния, определив место различных процедур и операций в управ­лении.

В кибернетике формализация и алгоритмизация управления очень часто связываются с использованием точных математичес­ких методов. Однако известно, что многие явления в обществе не поддаются квантификации. В управлении социальными про­цессами принимают участие люди со своей собственной волей и мнением. Поэтому логичен вопрос: возможно ли выработать формализованный алгоритм социального управления?

Необходимость разработки алгоритма управления большими социальными системами определяется тем обстоятельством, что одних нормативных документов, регламентирующих механизм субъективного управления системы, недостаточно для самого способа осуществления управленческого процесса.

Понимая под алгоритмом предписание, определяющее со­держание и последовательность операций, которые приводят исходные данные к искомому результату, отметим исключи­тельную важность его создания. Именно алгоритм управления направляет руководителя по наиболее краткому и результатив­ному пути решения определенных задач; интегрирует в управ­ленческом процессе наиболее важные и мощные современные методы анализа и руководства; создает возможности посредст­вом формализации определенных процедур рационально ис­пользовать электронно-вычислительную технику, информацион­ные сети в управлении.

Если бы социальное познание достигло такого уровня, при котором будут широко применяться математические методы, то алгоритм управления социальными системами имел бы значи­тельно большую познавательную силу. Однако независимо от этого алгоритмизация процесса социального управления оправ­данна и при недостаточной степени квантификации обществен­ных процессов и явлений. Алгоритмизация дает возможность создать стройную систему использования современных научных методов и средств, реалистического определения их эвристичес­кой и конструктивной силы. Заметим, что речь идет не о готовых рецептах, а о структурировании процессов, связанных с подго­товкой управленческих решений.

При ответе на поставленный вопрос следует иметь в виду и то обстоятельство, что основное содержание системного анализа (а алгоритм управления основывается на системном анализе) состоит не в формальном математическом аппарате, описываю­щем системы и решения проблем, не в специальных математи­ческих или иных методах, а в его концептуальном (понятийном) аппарате, в его идеях и подходе, позволяющих привлекать формальные и специальные математические, логические, эврис­тические и другие методы в рамках определенной методологии.

В.Г. Афанасьев подчеркивал: " Если имеются более или менее сходные системы управления (а их среди социальных объектов немало), то математика позволяет отыскать общую формулу, алгоритм управления и широко использовать его в управлении всеми объектами сходного типа" [64].

Признание принципиальной возможности алгоритмизировать процесс управления в его целостности вовсе не снимает вопрос о том, целесообразно и необходимо ли алгоритмизировать и формализовать каждую отдельную процедуру. Можно считать общим правилом, что чем более стереотипна и структурирована данная операция, тем больше возможность ее алгоритмизировать и, наоборот, творческая деятельность субъекта управления при необходимости осуществляется и с помощью эвристических ме­тодов и средств. Из-за динамичности и большого разнообразия проблем, которые решаются, еще не найдены универсальные алгоритмы, определяющие решение руководителя.

На основе достижений науки управления можно предложить следующий алгоритм (систему обязательных процедур) при подготовке, принятии и осуществлении решений в больших социальных системах:

определение цели (Ц);

анализ и обработка информации (АОИ). Это ряд процедур, который включает сбор сведений различного характера и раз­личной степени обобщенности в ходе практического управления и с помощью социологических и других конкретных исследова­ний;

выработка модели (М) как средство углубления анализа явления, о котором подготавливается решение;

прогнозирование (П) будущего состояния явления, на основе которого модель совершенствуется, превращается в М₁ выработка концепции (К), с помощью которой определяется наиболее общий подход к решению данной проблемы[65]. При возможности концепция подвергается экспериментальной (Э) проверке в естественных условиях или с помощью электронно-вычислительной техники, в результате чего она совершенствует­ся, превращается в К_{1 .}

На основе концепции вырабатывается одно или несколько управленческих решений (Ур). Каждое решение должно содер­жать ясно формулируемую цель, конкретные пути и средства (ресурсы) ее осуществления и быть сообразовано с ограничи­тельными условиями материального и нормативного характера (законы, ресурсы и т.п.).

Работа по выполнению решения программируется (Пр) и планируется (Пл) органом, принявшим решение, или тем, на кого возложено выполнение решения. Для этой цели выраба­тываются сценарии или программы, в которых определяется последовательность работы по выполнению решения, распреде­ляются обязанности различных органов, а также средства и ресурсы.

Ход выполнения решения контролируется посредством при­менения соответствующих форм контроля (Ко): превентивного, текущего, последующего и т.д.

Алгоритм завершает анализ обратной информации (ОИ), т.е. той информации, которая освещает и результаты выполнения решения. Обратная информация вместе с другой информацией становятся исходным началом формулирования новой, высшей цели.

В целом алгоритм управления можно выразить следующим образом:

М Э

| |

Ц — АОИ — П — К — Ур — Пр — Пл — Ко — ОИ — Ц

| |

М₁ К₁

Алгоритм управления — это детализированное выражение управленческого цикла в больших социальных системах, так как через него реализуются закономерно следующие одна за другой стадии управленческого процесса на основе современных дости­жений теории и практики управления.

Одной из наиболее существенных особенностей алгоритма управления большими социальными системами является его методологический характер.

При данных конкретных обстоятельствах те или иные его звенья могут оказаться практически лишними. Поэтому субъект управления всегда должен учитывать и анализировать как по­стоянные, так и непостоянные факторы в процессе принятия решения.

Указанная выше особенность алгоритма управления больши­ми социальными системами находит наиболее яркое выражение в многовариантности реализации составляющих его компонен­тов. Нахождение оптимальных решений требует выработки не одной, а множества моделей и их сопоставления. Это в принципе имеет значение и для прогнозов, концепций, экспериментов, управленческих решений, программ, планов, проектов.

Это обстоятельство, как и сложный характер любой из опе­раций, входящих в алгоритм управления, определяет возрастаю­щую ответственность субъекта управления. Вместе с тем алго­ритмизация управления дает возможность ограничить субъекти­визм в руководящей деятельности, уменьшить зависимость орга­низации от личных качеств ее членов, нормализовать рутинные процессы, укрепить дисциплину и повысить роль стимулов в управлении.

Особо подчеркнем, что разработка современного научно обо­снованного алгоритма управления означает выбор пути повыше­ния эффективности управления. Но это не обеспечивает автома­тически более высоких результатов в управленческой деятель­ности.

Характерной чертой развития теории и практики управления, особенно в последнее десятилетие, является резкое возрастание относительной доли формализованных операций и применение на этой основе математических моделей для получения опти­мальных результатов управленческой деятельности. Это обсто­ятельство иногда создает иллюзию, что вполне возможно фор­мализовать весь процесс управления, а алгоритмический подход превратить в единственно возможный в теории и практике самоуправления.

В действительности алгоритмический подход не является всемогущим, хотя его роль велика и постоянно возрастает. В процессе управления определенную роль играет другой подход — эвристический. Сферы действия алгоритмического и эвристичес­кого подходов определяются степенью структурированности уп­равляемых объектов. Для хорошо структурированных объектов более подходящим является алгоритмический подход, для не­структурированных — эвристический, а следовательно, иннова­ционные технологии.

Для социальных систем в силу характерного для них призна­ка неопределенности точное структурирование не всегда возмож­но. Научный анализ ограничен в силу различных причин: неиз­бежная неполнота, неминуемая приблизительность, отсутствие способов точного предсказания будущего.

Все это приводит к мысли, что управление в современных условиях не может быть или только эвристическим, или только алгоритмическим процессом. Нет также основания думать, что в будущем один из двух подходов станет доминирующим или единственно рациональным. По своей глубокой сущности управ­ление является скорее всего эвристически-алгоритмизированной деятельностью, в которой наряду со строго научными методами и средствами играют большую роль интуиция, фантазия, твор­чество, искусство. Органическое сочетание достижений эвристи­ки с теорией алгоритмов позволяет разработать эвристические алгоритмы как набор правил для конструирования, сравнения, анализа и выбора вариантов возможных решений. Эвристичес­кие алгоритмы особенно эффективны при проектировании уп­равления объектами с большим числом признаков и свойств, к которым трудно применить математический аппарат.