Подготовка дел к сдаче в архив.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. Для ведения архива выделяется штатная должность " архивист" или ею функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архивохранилище в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях можно использовать часть помещения со стеллажами, шкафами

или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Специалистами рекомендован оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года (ряд предприятий сократили этот срок до одного года). После истечения этого срока решается дальнейшая " судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Она назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по " Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. Этот Перечень используется прежде всего для определения сроков хранения документов государственных предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены в нем на 2 группы. К первой отнесены организации (министерства, комитеты, другие государственные органы управления, крупные предприятия типа " ЗИЛ"), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступаю. Во вторую группу входят" предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения. Перечень, к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время. Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли. Для негосударственных предприятий и организаций возможно использование справочного пособия " Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)." - М.: ВНИИДАД, 1996 г. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документе» устанавливаются следующие сроки хранения: б

месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет., 10 лет, 15 лет, 50 лет и 75 лет. Срок хранения " ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет предприятие, исходя из практической ценности документа. Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т. и.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия.. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. - " В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну), составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу,

срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательность пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: - дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел составляются, отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу) Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например: - в опись № 1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т.д;

- в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по личному составу;

- личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; не востребованные трудовые книжки. Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых дела располагаются по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется па обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой

последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных и группу, например: " Переписка за 1994 - 1996 гг. - 3 дела". Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел в архивохранилище производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи. Вместе с делами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут

передаваться в государственные архивы на договорной основе. По решению регистрационных палат предприятия получают разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение. Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями на основе договоров, в которых оговариваются все вопросы сотрудничества, в том числе условия передачи документов, отнесенных к негосударственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государственные и муниципальные архивы.

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются но постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего). Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим)

государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по

согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются. Расходы на оплату услуг учреждений Федеральной архивной службы России должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.

За нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные липа, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность.

Контрольные вопросы

1. Служба документационного обеспечения управления: функции, структура.

2. Общие принципы организации документооборота. Основные этапы работы с документами.

3. Первоначальная обработка документов в организации.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Основные требования к организации хранения исполненных документов.

6. Экспертиза ценности документов. Экспертные комиссии.

7. Сроки хранения документов.

8. Архивное хранение документов. Виды архивов.