Реквизиты оформляющей части документа

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28). При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема. По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа, который включает в себя сокращенное наименование получающей организации, дату поступления документа, присвоенный регистрационный номер. Например: АО «Эталон» Дата 27.06.98 Вх. № 14

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. Порядковый учетный номер используется для учета количества поступающих документов. Проставлять отметку рекомендуется на нижнем поле документа.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29). Если документ вводится в

память машины, на полученном документе делается специальная отметка, которая служит для автоматического поиска и контроля информации (название файла, папка). Проставлять отметку рекомендуется на нижнем поле документа.

Резолюция (реквизит 16). После регистрации часть наиболее важных документов направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая наносится непосредственно на рассматриваемом документе. В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

фамилия И.О. исполнителя. Их может быть несколько. В этом случае ответственным за ис-

полнение документа является лицо, указанное первым

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Резолюция переносится в регистрационную форму и является основанием взятия документа

на контроль.

Отметка о контроле (реквизит 18). Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в вид буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27). Завершается

работа с документом отметкой «В дело» на первой странице документа. Отметка должна включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующем об его исполнении, а при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, указание номера дела, в котором будет храниться документ с указанием года; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Размещается реквизит на нижнем поле в левой его части.

Отметка об исполнителе (реквизит 26). На документах, исходящих из крупных организаций, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с указанием номера его телефона. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров 24-45-67

Петров Иван Васильевич 24-45-67

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта

к 26.01.2004

подпись 06.012004

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне

первого листа документа.

Расположение реквизитов. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления документов.

Условно документ можно разделить на три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, которые отражают работу с документом. За каждой из частей закреплены свои реквизиты

Установлены два варианта расположения реквизитов в заголовочной части документов:

– угловое – в левом верхнем углу;

– продольное – вдоль верхнего поля документа.

В первом случае эмблема располагается над серединой наименования организации, во втором – на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или левом поле на уровне

наименования организации. Примерное расположение реквизитов на бланке формата А4 приведено на следующей странице.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов как на основе углового, так и продольного их размещения. Первый вариант считается более выгодным, так как позволяет значительно сэкономить площадь листа. Удобен он и для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Для организации обычно разрабатываются а) общий бланк; б) бланк письма; в) бланк конкретного вида документа (например, приказа). Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма, так как в нем не указывается адрес. В письме, естественно, указываются подробные справочные данные об организации. Для часто повторяющихся операций применяются бланки конкретного вида документа. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документа).

Реквизиты могут размещаться по центру или по левому краю документа (при флаговом наборе). Центрованный вариант чаще используется при типографском способе изготовления бланков, флаговый вариант – при воспроизведении угловых бланков с помощью компьютера непосредственно при подготовке конкретного документа. На следующей странице приведена примерная схема размещения реквизитов на машинописном листе.