Мастер слияния.

Инструмент Мастер слияния представляет самый быстрый и простой способ создания составных документов, кроме факсов.

Если в качестве основного документа слияния будет использоваться существующий документ, откройте его. В противном случае создайте новый документ.

Выберите на Ленте вкладку Рассылки/ команду Начать слияние / Пошаговый мастер слияния. Рядом с рабочей областью документа откроется область задач Слияние. Здесь предлагается вам выполнить следующие 6 этапов:

Этап 1 – Выбор типа документа.

Предлагается выбрать один из пяти вариантов, определяющих тип создаваемых составных документов:

- Письма;

- Электронное сообщение;

- Конверты;

- Наклейки;

- Каталог.

Затем щелкните по ссылке Далее, рядом с которой программа пишет название следующего этапа (например, Далее. Открытие документа).

Этап 2 – Выбор документа.

Укажите основной документ слияния, выбрав один из следующих вариантов:

- Текущий документ. Преобразовывает документ в активном окне (т.е. открытый текущий документ) в основной документ слияния.

- Шаблон. Позволяет создать основной документ на базе шаблона. Выбрав этот вариант, щелкните по ссылке Выбор шаблона, которая откроет соответствующее диалоговое окно.

- Существующий документ. Позволяет создать основной документ на базе существующего файла. Выбрав этот вариант, выделите в появившемся списке документ или, если нужного документа нет в списке, выберите пункт Другие файлы. Нажмите кнопку Открыть.

Если составным документом будет конверт или наклейка, на втором этапе вместо второго варианта программа предлагает воспользоваться встроенным макетом. Для этого выберите пункт Изменить макет документа, затем щелкните на ссылке Параметры конверта или Параметры наклейки, которая вызовет окно с параметрами макета и печати.

Закончив операцию, щелкните на ссылке Далее.

Этап 3 – Выбор получателей.

Определите, что будет использоваться в качестве списка получателей, т.е. источника данных слияния, выбрав один из следующих вариантов:

- Использование списка. Если список находится в существующем файле, содержащем имена и адреса или другие сведения для слияния, то выберите этот вариант и затем щелкните по ссылке Обзор и определите файл.

- Контакты Outlook. Чтобы источником данных слияния стала папка контактов Microsoft Outlook, выберите этот вариант, затем щелкните на ссылке Выбор папки контактов.

- Создание списка. Чтобы создать новый список адресатов, выберите этот вариант, затем щелкните на ссылке Создать и введите данные в диалоговое окно Новый список адресов. После закрытия диалогового окна Word откроет окно Сохранение списка адресов, в котором нужно задать имя файла и его расположение. Мастер слияния сохраняет список как файл базы данных Access, с расширением .mdb. Затем появится окно Получатели слияния, в котором можно отсортировать или отфильтровать элементы списка или обработать их другим способом.

После всего щелкните на ссылке Далее.

Этап 4:

Его название зависит от типа создаваемого составного документа. На этом этапе можно вводить информацию и редактировать ее в основном документе слияния, находящемся в активном окне, следующим образом:

Ø Чтобы ввести текст, который не будет изменяться в составных документах (такой как заголовок письма, основное содержимое и подпись), используйте стандартные методы редактирования и форматирования Word.

Ø Чтобы создать текст, который будет изменяться от документа к документу, вставьте подходящие поля слияния с помощью следующих команд, отображаемых в области задач на этапе 4:

- Блок адреса;

- Строка приветствия;

- Почтовая марка;

- Другие элементы.

Ø Если создаётся наклейка, в результате нажатия кнопки Обновление всех наклеек все наклейки на листе становятся идентичны первой.

Закончив написание основного документа, сохраните его и щелкните на ссылке Далее.

Этап 5:

На этом этапе в области Слияние мастер заменяет каждое из полей слияния в основном документе текстом из первого элемента списка получателей, демонстрируя, таким образом, составной документ. Теперь можно работать с составным документом следующим образом:

Ø чтобы просматривать составные документы по порядку от первого до последнего и наоборот, щелкайте по кнопкам и ;

Ø чтобы найти в списке получателей запись, содержащую определенный текст, и отобразить составной документ с этим текстом, щелкните на списке Найти получателя и введите данные в диалоговое окно Поиск в поле;

Ø чтобы изменить список получателей (выбранный или созданный на 4-ом этапе). Щелкните на ссылке Изменить список;

Ø чтобы удалить отображаемый в данный момент составной документ, щелкните на кнопке Исключить получателя.

Закончив просмотр и обработку составных документов, щелкните на ссылке Далее.

Этап 6 – Завершение слияния.

Здесь формируется набор составных документов с помощью одной из следующих команд:

- Печать. Позволяет немедленно распечатать письма, конверты или наклейки.

- Изменить часть писем (или Изменить отдельные конверты или Изменить отдельные наклейки). Позволяет сохранить все письма, конверты или наклейки в одном новом документе Word. Эта команда также позволяет повторно проверить составные документы, исправить их содержимое или формат, а затем отпечатать их когда это потребуется. Иногда быстрее редактировать документы, не выходя из мастера слияния, а просто вернувшись на несколько шагов назад и изменив составной документ или список получателей (ссылка Назад).