Служебные отметки на документах

Реквизит 17 «Резолюция»

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. К резолюции предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «Адресат. В резолюции указываются:

фамилия(-ии) исполнителя (-ей);

содержание поручения;

срок исполнения;

личная подпись руководителя;

дата составления резолюции.

Например:

Лукашину Т.Р.

Прошу подготовить смету и

проект договора к 30.07.2007 г.

Петров 10.07.2007

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя. Например:

Зайцевой АВ.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект договора

к 21.04.2007

Деревянко 15.04.2007

Резолюция является важнейшим реквизитом, который обязательно фиксируется при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответственный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные влияют на движение документа, и используются в процессе информационно-справочной работы.

Практикуется составление резолюции в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формат А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя.

Реквизит 19 «Отметка о контроле»

Отметка о контроле наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Букву «К» наносят от руки ярким фломастером или специально изготовленным штемпелем.

Проставляется отметка в верхнем правом углу первого листа документа.

Возможно использование других отметок о контроле, например, штампа «Контроль» со сроком исполнения документа.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя. Проставляется на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Отметка размещается в документе после текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «Подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст реквизита печатается через один межстрочный интервал. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к основному документу, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ (письмо) имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. только в первый адрес.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку. начинающуюся со слова «Приложение» (которое печатают без кавычек). Далее указывают наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер.

Приложение

к приказу ректора университета

от 11.04.2006 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2005 № 319

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета

от 11.04.2006 № 07/21

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии»

В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверение копий выполняется секретарем или работником делопроизводственной службы.

Отметка проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает;

слово «Верно»;

должность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор канцелярии Прохоров М.Ю. Прохоров

30.07.2007

В ряде организаций верность копии удостоверяется еще и проставлением печати.

Проставление печати на копиях документов (выписка из них) является обязательным, если документ представляется в другие организации.

Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.
№ 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках организаций.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков. Организации высылают также копии имеющихся у них документов по вопросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации. Организация обязана свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эту организацию, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе»

Содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ.

Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

В.А. Жуков

315-45-83

Отметка размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля.

Предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который готовил данный документ, то есть носит справочный характер.

В отдельных организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа. Например:

В.А. Жуков

315-45-83

НП 2 06.10.2007