Классификация документов в деятельности PR-службы

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ PR-СЛУЖБЫ:

- Устав Компании;

- Приказы и распоряжения Компании, приказы и распоряжения профильного департамента (Департамент PR, маркетинга др.), прочие локальные нормативные акты Компании. Также соблюдаются отраслевые законодательные акты (к примеру, «О банках и банковской деятельности», о ценных бумагах, о ЦБ РФ и т.д.);

- Законом о СМИ,

- Законом рекламной деятельности,

- Законом об авторском праве и смежных правах,

- Законом «О государственной тайне»,

- Законом «Об информации, информатизации и защите информации»

- Законом «Об участии в международном информационном обмене»

- Профессиональным Кодексом PR-специалиста.

- PR-стратегия и PR-программа PR-службы Компании

- Положением о функционале сотрудника PR-службы

ДОКУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ PR-СЛУЖБЫ:

- Годовой план деятельности PR-службы (стратегия, PR-кампаний и мероприятия)

- План на месяц

- План на неделю

- План на день

- Бюджет (сквозной бюджет на год, текущий бюджет на месяц, проектный бюджет)

- Тайминг рабочего дня сотрудников PR-службы (постоянные и плавающие задачи)

- План контроля-оценки эффективности деятельности PR-службы, текущих и проектных задач

ДОКУМЕНТЫ ОТЧЕТНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ PR-СЛУЖБЫ

К ним относятся: документы эффективности деятельности PR, бухгалтерская отчетность о проведенных акциях и мероприятиях.

В свою очередь, документы отчетности можно разделить на:

- текущую отчетность, к которой можно отнести Отчет к совещанию руководителей по итогам недели, Отчет к совещанию руководителей по итогам месяца

- итоговая отчетность, это:

- Мониторинг СМИ за месяц

- Сводный отчет о деятельности PR-службы за текущий период по всем направлениям деятельности с проставленными статусами по текущим задачам (выполнено/в стадии подготовки/не выполнено/причины не выполнения)

- Аналитика показателей с учетом сравнительного периода (год/месяц) по основным направлениям деятельности (СМИ/специальные мероприятия). Тренд эффективности деятельности PR-службы

- Отчет проекта/event с фото, с указанием основных показателей, достигнутых по итогам реализации (привлеченные СМИ с количеством опубликованных и ожидаемых выходов, привлеченные потенциальные/текущие клиенты, привлеченные лидеры мнений, важные персоны для организации, представители деловой среды и власти, общий бюджет проекта, оценка затрат и полученного результата в экономическом выражении, прогноз влияния данного проекта на репутацию и имидж организации в информационном поле и бизнес-среде)

- Мониторинг СМИ по итогам проекта/event

Бухгалтерская отчетность в рамках деятельности PR-службы включает в себя документы согласовательного характера (внутренней предназначения), к которым относятся:

- служебная записка для оплаты счета контрагента на имя руководителя (подписывается руководителем, передается вместе со счетом на оплату в бухгалтерию. Подается на подпись вместе со счетом, вместе со счетом передается в бухгалтерию).

- Лист согласований для подписания договора и оплаты счета (Как правило, вводится при подписании договоров на крупные суммы, свыше 100 000 р. Согласовательный лист подписывается назначенным перечнем руководителей. Передается в бухгалтерию вместе со служебной запиской и счетом);

и документы внешней коммуникации «организация-контрагент» безналичного расчета:

- Договор «Организация заказчик-контрагент» (2 экз. договора, возможно приложение к договору)

- Счет на оплату услуг (1 экз.)

- Акт выполненных работ (2 экз.). Закрывающий документ по оказанию услуг. Документ строгой отчетности.

- Счет-фактура (1 экз.) Закрывающий документ за приобретение товара. Документ строгой отчетности.

- Чек/квитанция (1 экз.) Закрывающий документ нестрогой отчетности.

А также документы для проведения сделок по схеме наличного расчета:

- Служебная записка на получение подотчетных средств в бухгалтерии

- Авансовый отчет. Закрывающий документ по израсходованным наличным подотчетным средствам. Передается в бухгалтерию вместе с чеком/копией чека/квитанцией.

Следующий вид PR-документов –это: ДОКУМЕНТЫ-ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ PR – ЗАДАЧ.

К ним можно отнести документы-инструменты для работы со СМИ, это:

- Пресс-релиз

- Пост релиз

- Проект сотрудничества/сценарии/планы/коммерческое предложение

- Официальные запросы от СМИ для комментирования в адрес руководства компании

- Официальные ответы комментарии/отказы на запросы СМИ

Документы-Инструменты для работы в режиме проект/event. Деловая переписка.

- Официальное приглашение к сотрудничеству

- Пригласительная открытка к участию/посещению

- Проект сотрудничества/сценарии/планы/программа и регламент мероприятия

- Коммерческое предложение

- Презентация

- Годовой отчет (социальный/финансовый)

- Благодарственное письмо

- Речи для руководства в рамках проекта

- Доклады для руководства в рамках проекта

- Отзыв по итогам сотрудничества

- Уведомление-отказ с подходом дипломата

- Поздравление