Справочные материалы

Теперь вам предстоит создать справочные файлы. Они должны содержать:

• исследования, необходимые для осуществления проектов;

• выполненные работы, к результатам которых вы часто обращаетесь;

• информацию о ресурсах;

• информацию о кадрах;

• административные данные;

• финансовую информацию;

• документы, касающиеся расчетов с клиентами.

Систематизируя вспомогательные материалы, обратите внимание на два вопроса.

• Какую информацию вы хотите сохранить?

• Как лучше ее организовать для облегчения поиска?

Многие люди не могут себя заставить расстаться с вещами. Какой объем информации вам нужно хранить? Продумайте несколько важных моментов.

• Не стремитесь ли вы хранить информацию «на всякий случай»?

• Не слишком ли разбухли ваши вспомогательные папки?

• Принимая решение сохранить что-либо или уничтожить, последуйте совету Стефани Уинстон из ее книги «Getting Organized» («Как организовать работу») (Warner Books, 1991) и спросите себя: «Если эти данные мне снова понадобятся, где я смогу их найти?»

• Может ли кто-нибудь еще в вашей организации предоставить вам информацию? Не дублируйте файлы коллег, если только вам не придется пользоваться этой информацией часто.

• Не нужно ли вам объединить свои усилия с кем-нибудь из коллег, чтобы та или иная информация хранилась у него?

• Не нужно ли вам посоветоваться, как систематизировать ваши справочные материалы, с тем, кто тоже ими пользуется?

Следующие предложения помогут вам структурировать ваши вспомогательные файлы (см. рис. 2. 6).

1. Составьте список ключевых элементов вашей работы (контракты, выставки-продажи, разработка продукции, финансы, кадры). Это и есть основные категории ваших справочных материалов.

2. Аккуратно маркируйте папки соответствующими заголовками на основе выделенных категорий.

3. Отфильтруйте имеющуюся информацию и выбросьте бесполезные бумаги.

4. Используя подвесные папки, выделите по одному ящику на одну или две категории.

5. Расположите массивы в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям.

6. Пометьте ящики и папки крупными и разборчивыми буквами, чтобы облегчить и ускорить поиск и пополнение информации.