Оформление акта КМ-3

ВНИМАНИЕ!!! Необходимо войти в операцию по кассе (приход), которая будет аннулироваться в день принятия денег, проверить чтобы в поле 1 (Рисунок 49) «Чек №» обязательно был проставлен номер пробитого чека, так как он заносится в форму «КМ-3» (АКТ О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ (КЛИЕНТАМ) ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ), выводимую на печать при возврате денег.

Не выходя из операции выберите в меню позицию 2 (Рисунок 49) «Возврат: Операция по кассе (расход)».

Автоматически отроется операция «КМ3….» см. (Рисунок 50). Необходимо проверить правильность заполнения всех полей, особое внимание нужно обратить на сумму и сохранить ее.

Рисунок 49

Рисунок 50

После нажатия сохранения операции «КМ3…» не выходя из формы необходимо выбрать в меню пункт , распечатывается форма «КМ-3», которая подписывается кассиром, старшим кассиром и руководителем офиса.

ВНИМАНИЕ!!! Если зависает открытие какого-либо документа в Exel (Заявление на возврат денег, РКО т.д.), и на экране находится окно «Проверка» (Рисунок 51), необходимо закрыть все открытые документы Exel и повторить попытку открытия нужного документа.

Рисунок 51

XXIII. 5.3. Инкассация

Инкассация денег производится с помощью операции “Перемещение наличности”.

Находясь в журнале «Касса», для создания нового перемещения наличности нажимаем кнопку «Добавить», далее из предложенного списка выбираем позицию «Перемещение наличности». Откроется форма «Перемещение наличности - Новый», в которой оформляется инкассация (Рисунок 52).

Внимание! Все поля, где присутствует кнопка , заполняются только выбором из справочников.

Рисунок 52

1, 2 и 3 (Рисунок 52) – поля: «№» (после нажатия кнопки «Сохранить»), «дата» перемещения наличности и «Статья движения» заполняются автоматически и изменению не подлежат.

4 (Рисунок 52) - поле «Касса отправитель» (Касса офиса) заполняется автоматически.

5 (Рисунок 52) – в поле «Касса получатель» из справочника «Кассы» необходимо выбрать кассу инкассации «Касса ИК1».

6 (Рисунок 52) – в поле «Валюта» по умолчанию стоит «RUB».

7 (Рисунок 52) – в поле «Сумма» автоматически вычисляется сумма инкассируемых денег.

8 (Рисунок 52) – в это поле автоматически выставляется № и вручную проставляется номер инкассаторской сумки, например: автоматически выставляется № сумки «83» Вы должны проставить через дробь № сумки которую сдаете инкассаторам по этой операции «83/1».

В закладке «Опись сдаваемых наличных денег» с помощью кнопки «Добавить» вводим строки для описи номинала купюр и их количества:

9 (Рисунок 52) – в поле «Номинал» из справочника с помощью кнопки выбирается номинал купюр.

10 (Рисунок 52) – в поле «Количество» вручную проставляется количество купюр заданного номинала.

Внимание! До тех пор, пока в«Описи сдаваемых наличных денег» не проставлены все инкассируемые номиналы купюр и их количества нельзя нажимать кнопку «Сохранить».

11 (Рисунок 52) - в поле «Примечания к документу» может быть внесена любая текстовая информацию по данной операции.

После заполнения всех полей формы «Перемещение наличности» нажимаем кнопку «Сохранить» (операции инкассации автоматически присвоится номер) для сохранения операции в журнале «Касса».

Сразу после сохранения операции инкассации в меню формы «Перемещение наличности» активизируются пункты: и , с помощью которых распечатываются препроводительная ведомость и РКО.

- на момент инкассации и в конце рабочего дня обязательно снимается z-отчет!!!!!!!!!!!!!!

- копия Z-отчет и отчет о продажах отправляются в бухгалтерию не позже 10-30 утра следующего дня.

5.4. Закрытие кассового дня

Закрытие кассового дня производится с помощью операции “Закрытие кассы”.

Находясь в форме «Касса», для создания закрытия кассы нажимаем кнопку «Добавить», далее из предложенного списка выбираем позицию . Откроется форма «Закрытие кассы - Новый», в которой оформляется закрытие кассового дня (Рисунок 53).

Рисунок 53

1 (Рисунок 53) – поле «№» закрытия кассового дня - присваивается автоматически после сохранения операции.

2 (Рисунок 53) – поле даты закрытия кассового дня выставляется автоматически.

ВНИМАНИЕ!!! Если вы не смогли своевременно закрыть кассу, то Вы ДОЛЖНЫ закрыть еена следующий день! Для этого вы открываете новую операцию «Закрытия кассы» и В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ выставляете дату того дня за который Вы хотите произвести закрытие кассы. Вы должны сверить свои данные с данными операции и сохранить ее, если все нормально. Если же сумма остатка на определенную Вами дату отличается от суммы в операции, внесите изменения в позицию «по факту» и сообщите об этом своему куратору в бухгалтерию!

3 (Рисунок 53) – поле «Касса» присваивается автоматически на основании справочника «Кассы», исходя из значения поля «Юр.лицо».

4 (Рисунок 53) – поле «Валюта» автоматически присваивается «RUB».

5 (Рисунок 53) – поле «Сумма по учету» определяется автоматически.

6 (Рисунок 53) – поле «Сумма по факту» автоматически определяется программой равной «Сумме по учету», если его значение отличается от реального остатка в кассе, то необходимо внести изменения в эту позицию.

7 (Рисунок 53) - в поле «Примечания к документу» может быть внесена любая текстовая информацию по данной операции.

После заполнения всех полей формы «Закрытие кассы» нажимаем кнопку «Сохранить» - операции закрытия кассового дня автоматически присвоится номер.

ВНИМАНИЕ!!!

Операцию закрытия кассового дня необходимо проводить ЕЖЕДНЕВНО!

При проведении операции закрытия кассового дня необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

* провести пересчет наличных денежных средств

* открыть новую операцию «Закрытия кассового дня»

* сверить сумму наличных средств с сумой в операции, если сумма совпадает, то нужно просто сохранить эту операцию. Если же есть несовпадения, необходимо изменить сумму в колонке «по факту», сверить данные отчета «Движение денежных средств» с данными Z-отчета, инкассации, РКО для устранения несовпадений.

- Если Вы не смогли обнаружить ошибку, то:

а) необходимо изменить сумму в колонке «по факту»

б) необходимо написать письмо своему куратору в бухгалтерию и отдел АИС и поддержки пользователей

6. Заполнение раздела «Заявки»

При сохранении заказа тура происходит автоматическое создание заявок туроператорам (для каждого туроператора) в разделе «Заявки» формы «Заказ тура». При изменении количества туристов, стоимости услуг и самих услуг информация в разделе «Заявки» изменяется также автоматически.

Открыв закладку «Заявки» формы «Заказ тура» (Рисунок 54), осуществляем просмотр и отправку заявок туроператорам, а также ввод подтверждения уже отправленных заявок.

ВНИМАНИЕ!!! Если на услуги одного заказа пришло несколько подтверждений, надо иметь в виду, что на каждый номер подтверждения должна оформляться своя группа услуг вне зависимости от типа и стоимости номера.

Рисунок 54

Кликнув 2 раза левой кнопкой мыши по строке заявки, открываем форму « Заказ поставщику » (Рисунок 55).

Рисунок 55

1 (Рисунок 55) – в поле «Дата оплаты» проставляетсявручную (год - все четыре цифры) дата оплаты услуг, указанная в подтверждении ТО.

2 (Рисунок 55) - значение поля «Способ доставки» автоматически проставляется on-line, возможно изменить в зависимости от способа реальной доставки заявки.

3 (Рисунок 55) - поле «Себестоимость» заполняетсяавтоматически согласно размеру комиссии, указанной в договоре с ТО, необходимо сверить с подтверждением и, в случае необходимости, внести ручную корректировку согласно подтверждению.

4 (Рисунок 55) - поле «Штраф при аннуляции» заполняетсявручную (только в случае аннуляции тура).

5 (Рисунок 55) - поле «Примечания к документу» - текстовый комментарий.

Остальные поля формы «Заказ поставщику» заполняются автоматически.

6.1. Формирование электронной формы заявки ТО с возможностью вывода на печать

В меню: выбираем: , откроется заявка на бронирование туроператору в Exel пример: (Рисунок 56).

Рисунок 56

После проверки правильности оформления заявки она может быть распечатана и отправлена по факсу или отправлена туроператору по электронной почте.

После получения подтверждения от туроператора необходимо проставить в форме «Заказ поставщику» себестоимость услуг и их подтверждения.

6.2. Себестоимость услуг заказа

Себестоимость услуги заполняетсяавтоматически согласно размеру комиссии, указанной в договоре с ТО. Если себестоимость услуги, проставленная в подтверждении поставщиком, отличается от проставленной автоматически, её нужно изменить в форме «Заказ поставщику», для этого нужно дважды нажать левой кнопкой мыши по соответствующей строке 3 (Рисунок 55). В открывшейся форме «Услуги» проставляется себестоимость услуги, выставленная поставщиком в подтверждении (Рисунок 57).

Рисунок 57

1 (Рисунок 57) - поле «Себестоимость» может исправлятьсявручную.

С помощью кнопки «ОК» происходит сохранение введенной информации.

6.3. Подтверждения услуг заказа

ВНИМАНИЕ!!! На каждый номер подтверждения должна оформляться своя группа услуг вне зависимости от типа и стоимости номера.

Графы « Подтверждения » формы «Заказ поставщику» (Рисунок 55) заполняются только после получения подтверждения от туроператора. Для этого, нажав кнопку , откроем форму «Подтверждения - Новый» (Рисунок 58).

Рисунок 58

1 (Рисунок 58) - поле «Дата подтверждения» заполняетсяавтоматически.

2 (Рисунок 58) - поле «Номер подтверждения» заполняетсявручную, в случае отсутствия номера подтверждения вводится " б/н" (без номера).

ВНИМАНИЕ!!! Поля «Счет» и «Дата счета» обязательны к заполнению.