Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Ответственность за своевременную передачу всех кассовых документов в бухгалтерию несет руководитель офиса продаж.






 

I.12. Возврат денежных средств клиенту

Осуществляется либо через оформление акта КМ-3 либо через расходный кассовый ордер.

I .12.1 Акт КМ3

Если турист получает возврат переплаты в день оплаты за тур, а так же если были ошибочно пробиты кассовые чеки, т.е. возврат происходит до закрытия смены и снятия Z-отчета.

В этом случае не выписывается расходный кассовый ордер, а оформляется акт КМ-3.

Возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе. По Правилам эксплуатации ККМ (утв. Приказом Минфина России от 30 августа 1993 г. N 104), кассир должен забрать у клиента кассовый чек. Подписать его у руководителя офиса и на сумму возврата составить Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3). Акт подписывается членами комиссии (руководитель офиса, кассир офиса, главный бухгалтер) в одном экземпляре. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги либо подкалываются к КМ-3 и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где хранятся при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные покупателям по возвращенным и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 " Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" Журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

В АИС форма КМ3 выводится автоматически, для этого нужно:

  • - если в офисе фискальный регистратор, то нужно войти в операцию, по которой нужно провести Акт КМ3, выбрать в меню «Ввод на основании» позицию «Акт КМ3…». Откроется операция Акт КМ3, ее нужно сохранить и после этого вывести на печать форму Акта КМ3
  • - если в офисе обычный ККМ, то нужно войти в операцию, по которой нужно провести Акт КМ3, в позиции «№ чека» указать номер, затем сохранить операцию. После сохранения операции выбрать в меню «Ввод на основании» позицию «Акт КМ3…». Откроется операция Акт КМ3, ее нужно сохранить и после этого вывести на печать форму Акта КМ3.

 

I .12.2 Расходный кассовый ордер (РКО)

 

Если турист получает возврат переплаты не в день оплаты за тур, а позже, при возврате наличных денежных средств, клиенту выписывается расходный кассовый ордер. ФИО клиента пишется полностью, документом удостоверяющим личность может быть только паспорт РФ. Паспортные данные должны указываться полностью - серия, номер, где, когда и кем выдан. Приложением к расходному кассовому ордеру является заявление клиента о возврате с обязательным указанием суммы возврата. Заявление пишется на имя генерального директора, формируется в АИС, подписывается лично клиентом. Расходный кассовый ордер формируется в АИС.

Если производится полный возврат стоимости тура, то необходимо попросить клиента приложить к заявлению договор, чеки об оплате. При частичном возврате достаточно заявления от клиента. Но необходимо помнить, что в соответствии с п.5 ст.18 Федерального Закона Российской Федерации №2300-1 от 07.02.1992г. «О защите прав потребителей» отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, которые удостоверяют факт и условия покупки товара, не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли - продажи и возврат денег).

При возврате оплат, которые ранее были проведены на расчетный счет, т.е. безналичных денежных средств, необходим оригинал письма на бланке юридического лица (плательщика) с указанием суммы возврата и банковских реквизитов за подписью руководителя и главного бухгалтера. Без оригинала письма бухгалтерия возврат не осуществляет.

Если оплата по аннулированному или модифицированному туру производилась кредитной картой, то возврат денежных средств осуществляется на кредитную карту клиента обратной прокаткой кредитной карты через терминал в соответствии с инструкцией банка. Возврат оплат, ранее произведенных по кредитной карте, возможен только на кредитную карту, по которой производилась оплата за тур.

 

· При возврате наличных денежных средств, клиенту выписывается расходный кассовый ордер. ФИО клиента пишется полностью; документом, удостоверяющим личность может быть только паспорт РФ. Паспортные данные должны указываться полностью - серия, номер, где, когда и кем выдан. Приложением к расходному кассовому ордеру является заявление клиента о возврате с обязательным указанием суммы возврата. Заявление пишется на имя генерального директора (директора).

· Возврат денежных средств клиентам (по аннулированным или модифицированным турам) может производиться только по заказу из кассы Центрального Офиса, т.к. в каждом из офисов касса является операционной, т.е. предназначена только для приема денег. Деньги должны заказываться накануне в Центральном Офисе. Возврат производится по расходному кассовому ордеру (обратить особое внимание на его заполнение) только лицу, производившему оплату, с указанием его паспортных данных и его подписью.

· Если производится полный возврат стоимости тура, то необходимо от клиента приложить к заявлению договор, чеки об оплате. При частичном возврате достаточно заявления от клиента.

· При возврате безналичных денежных средств необходимо письмо на бланке юридического лица (плательщика) с указанием суммы возврата и банковских реквизитов за подписью руководителя и главного бухгалтера

· Если оплата по аннулированному или модифицированному туру производилась кредитной картой, то возврат денежных средств осуществляется на кредитную карту клиента обратной прокаткой кредитной карты через терминал в соответствии с инструкцией банка. Суммы до 5000 рублей могут быть выданы наличными в описанном выше порядке (а также в том случае если терминал неисправен).

· Если ранее забронированный тур аннулирован и клиент оформляет новый тур, возврат денежных средств по аннулированному туру должен обязательно быть оформлен полностью заполненным расходным кассовым ордером, а прием денежных средств на вновь оформляемый тур должен сопровождаться обычным порядком - аннуляцией старого договора, оформлением нового договора и пробиванием чека ККМ. В противном случае в учете аннулированный тур будет не закрыт документально и на нем будут «висеть» не возвращенные клиенту деньги, а вновь оформленный тур будет не оплачен. Фактически деньги клиенту не возвращаются, но документально оформляется возврат и прием денег.

· После окончания рабочего дня в бухгалтерию передаются все документы данного рабочего дня: все договора с приложениями, счета туроператоров, чеки по оплатам кредитными картами, расходные ордера с заявлениями и всеми приложениями к ним.

· При аннуляции, модификации договора денежные средства возвращаются клиенту тем способом, которым производилась оплата по этому договору:

o наличными - при оплате клиента через кассу

o на кредитную карту - в случае, когда клиент оплачивал тур кредитной картой

и только после этого производится оплата нового договора, любым из удобных клиенту способов.

Возврат денежных средств оформляется установленным порядком с заполнением следующих документов:

В случае возврата по кредитной карте:

1. Заявление от клиента

2. Аннулированный договор

3. Чеки на продажу

4. Слипы на возврат

В случае возврата через кассу:

1. Заявление от клиента

2. Аннулированный договор

3. Чеки на продажу

4. Расходный - кассовый ордер (РКО)

 

I.13. Инкассация денежных средств

· Инкассация денежных средств из касс офиса может осуществляться как банковской службой инкассации, так и сотрудниками КЭС.

· Ответственность за информирование начальника службы КЭС о необходимости инкассирования кассы офиса в течение дня лежит на руководителе офиса и кассире.

· До приезда инкассаторов кассир обязан пересчитать денежные средства, сформировать в пачки по купюрно. Обязательно нужно проверить купюры на подлинность и отсутствие пересортицы в пачках, и упаковать в передаточный конверт. В АИС необходимо отразить сумму инкассированных денежных средств.

· Нужно помнить, что кассы офисов являются операционными и не могут иметь остаток денежных средств на конец рабочего дня и на начало. Ответственность за нарушение этого пункта возлагается на директора офиса и кассира.

· В АИС проводится операция «Перемещение наличности» в поле «Касса отправитель» по умолчанию стоит касса офиса, сдающего денежные средства, а поле «Касса получатель» необходимо выбрать «Касса ИК1». Укажите номер инкассационной сумки и внесите покупюрку (например: 5000 (купюра) – 15 (штук), 1000 (купюра) – 23 (штуки) и т.п.) в табличной части «Опись сдаваемых наличных денег». Общая сумма вычисляется автоматически. Сохраните операцию и распечатайте необходимые документы:

o Препроводительная ведомость

o Расходный кассовый ордер

Ссылка!!! Образцы документов РКО+препр ведомость

I.14. Оплата тура туроператору

· У большинства туроператоров при бронировании пакетных туров счет на безналичную оплату можно распечатать сразу же с сайта туроператора

· В случае, если счет не выставляется автоматически, необходимо запросить у туроператора счет на безналичную оплату. Менеджер по продажам должен проверить выставленный туроператором счет (фамилии клиентов, даты тура, стоимость, уточнить курс оплаты) поставить свою визу на счете (т.е. подтвердить правильность счета) и переслать счет в бухгалтерию для оплаты.

· Как правило, полная оплата счета туроператору производится бухгалтерией за 2 недели до вылета. Если у туроператора есть более жесткие требования по срокам оплаты, сотрудник офиса продаж ставит пометку для бухгалтерии с объяснением причины полной оплаты туроператору, например «раннее бронирование», соответственно будет произведена 100%-ная оплата тура туроператору(при условии полной оплаты клиентом!)

· Если счет выставлен на «горящий» тур с вылетом «завтра - послезавтра», то по договоренности с основными партнёрами - туроператорами, офис может направить гарантийное письмо об оплате с указанием даты оплаты и обязательно проконтролировать сроки оплаты.

· Оплата тура должна осуществляться клиентом полностью, если с клиентом оформляется договор на тур, 100%-ная оплата которого должна производиться туроператору агентством сразу же после подтверждения.

· Безналичную оплату по выставленному счету сотрудники офиса могут видеть «АИС», и соответственно, контролировать оплату своих туров.

· В случае отсутствия в «АИС» по каким-то причинам информации об оплате туроператору, либо при наличии вопросов по сумме оплаты туроператору, необходимо запросить у бухгалтера, курирующего офис продаж информацию - была ли осуществлена оплата по счету, в каком объеме и по какому курсу.

· При аннуляции клиентом тура или при модификации тура следует незамедлительно сообщить об этом в бухгалтерию и финансовую службу, чтобы избежать неоправданных финансовых потерь и своевременно сделать возврат денежных средств от туроператора. Письма туроператорам о возврате денежных средств на расчетный счет уполномочена подготавливать только бухгалтерия

I.15. Страховые услуги

Очень часто клиенты расстраиваются по поводу того, что мы не можем вернуть им полностью деньги в случае аннуляции ими тура по объективным причинам (болезнь клиентов, невыдача визы и т.д.). Также негатив клиентов вызывают задержки рейсов.

Для того чтобы избежать негатива клиентов из-за таких случаев, абсолютно ВСЕМ клиентам предлагаться оформить 2 страховки:

1.«Комплексную» страховку от страховой Компании " Уралсиб", включающую:

страхование отмены поездки, прерывание поездки, потерю багажа

2. страховку «Задержка рейса» (размер страхового возмещения, за каждый полный час задержки свыше 3-х часов, составляет 25 $ на 1 человека)

Во все договора с клиентами теперь автоматически включаются эти 2 страховки.

Необходимо объяснять клиентам, что только в случае если клиент застрахован, страховая компания берет на себя обязательство возместить туристу его затраты на организацию поездки при наступлении страхового случая.

В случае если Вы предложили клиенту оформить страховку, объяснили, для чего она служит, но клиент всё-таки отказывается от оформления страховки, то в " Договор о реализации туристского продукта" в поле " Комплексная страховка" (отмена поездки+прерывание+багаж) и «Задержка рейса» автоматически будет выводиться - Отказываюсь.

В этом случае, подписывая договор, клиент соглашается с тем, что в случае наступления страхового случая, турагентство вернет заказчику не все денежные средства, а только за минусом фактически понесенных затрат.

ВНИМАНИЕ!!! В случае, когда клиент отказался от страховки, и в договор вышло «Отказываюсь», клиент в обязательном порядке должен расписаться в данном поле.

Выписывая страховку клиенту, Вы не только помогаете снять риски клиента, но и хорошо зарабатываете.

Оформляя страховку для клиента, агентство зарабатывает с каждой страховки:

- в визовые страны 10$/евро

- в безвизовые страны - 6$/евро.

- задержка рейса - 2$

Подробнее по тарифам и страховым услугам в главе страховые услуги

II. ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ПОЕЗДКИ ЗА РУБЕЖ

· Загранпаспорт – основной необходимый документ для осуществления поездки.

· Ответственность за паспорт несет турист, однако сотрудник офиса продаж TUI должен быть ознакомлен с основными требованиями к Заграничному паспорту гражданина РСФСР. Во избежание недоразумений данная информация должна быть также сообщена туристу.

· Паспорт должен быть действителен не менее трех месяцев после даты выезда из страны пребывания. По некоторым странам срок действия паспорта может быть до 6 месяцев (уточняется дополнительно).

· Если турист посещает визовую страну, в паспорте должна быть как минимум одна чистая страница для вклеивания визы. Страницы для особых записей и для информации о детях не могут быть использованы для оформления визы.

· Для пересечения российской границы ребенок, так же как и взрослый, должен иметь при себе удостоверение личности. На данный момент личность ребенка удостоверяется либо его индивидуальным паспортом (его можно получить ребенку любого возраста), либо записью в паспорте одного или обоих родителей (при условии, что у родителей паспорт старого образца и ребенку нет еще 14 лет). Если у родителей биометрический паспорт, вписать ребёнка невозможно. Необходимо оформлять для ребёнка любого возраста индивидуальный паспорт. Когда процесс выдачи биометрических паспортов будет завершен, выезд детей, не имеющих индивидуального паспорта, из страны будет невозможен.

· Если ребенок вписан в паспорт (старого образца) родителей, обязательно должна быть вклеена фотография ребенка в паспорт родителя, с которым поедет ребенок.

· Доверенность на вывоз ребенка требуется по закону только в одном случае – если ребенок выезжает без родителей, например с другими родственниками или в составе группы. Доверенность пишется обоими родителями и заверяется нотариально. Это соответствует Федеральному закону от 24.06.1999 N 118-ФЗ, от 10.01.2003 N 7-ФЗ Статья 20. Несовершеннолетний гражданин Российской Федерации, как правило, выезжает из Российской Федерации, совместно хотя бы с одним из родителей, усыновителей, опекунов или попечителей. В случае если несовершеннолетний гражданин Российской Федерации выезжает из Российской Федерации без сопровождения, он должен иметь при себе кроме паспорта нотариально оформленное согласие названных лиц на выезд несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации с указанием срока выезда и государства (государств), которое (которые), он намерен посетить

Однако по факту, в случае поездки ребёнка с одним из родителей, нотариально заверенное согласие на выезд ребенка требуют от другого родителя, поэтому его рекомендуется обязательно оформлять у нотариуса. Если ребенок едет без сопровождения родителя, в паспорт которого он вписан, он должен в обязательном порядке иметь загранпаспорт.

· В случае изменения фамилии на новую и замены гражданского паспорта, туристу необходимо заменить и заграничный паспорт на новую фамилию. Как правило, визовые страны не принимают документы, если не изменена фамилия в паспорте в соответствии со свидетельством о браке.

 

Важно акцентировать внимание на том, что в некоторые безвизовые страны для россиян, многим гражданам СНГ, необходимо оформлять визу. Например, при поездке в Египет, гражданам Киргизии, Молдовы, Таджикистана, Туркменистана и Узбекистана, в отличие от россиян, виза по прилету не оформляется. За визой необходимо обращаться заранее в консульский отдел посольства Египта. Рассмотрение документов обычно занимает от 2 до 3 недель.

 

 

II.1. Подготовка документов для визовых стран






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.