Должностные обязанности. 3.1. Начальник архивного отдела исполняет обязанности, соблюдает ограничения, не нарушает запреты и выполняет требования к служебному поведению

3.1. Начальник архивного отдела исполняет обязанности, соблюдает ограничения, не нарушает запреты и выполняет требования к служебному поведению, предусмотренные законодательством о муници­пальной службе.

3.2.Начальник архивного отдела обязан:

3.2.1. Обеспечивать качественное и своевременное выполнение задач и функ­ций, возложенных на отдел.

3.2.2. Соблюдать служебную дисциплину, подчиняться, установленным в администрации, правилам внутреннего трудового распорядка.

3.2.3. Организовывать предоставление услуг по исполнению запросов граждан.

3.2.5. Осуществлять контроль за предоставлением услуг специалистами отдела,

3.2.6. Организовывать деятельность архивного отдела и нести персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

3.2.7. Определять основные направления деятельности отдела.

3.2.8. Координировать и контролировать работу по обеспечению сохранности и государственному учёту документов в архиве.

3.2.9. Вести государственный учёт документов: книгу учёта поступления документов, список фондов, карточки фондов.

3.2.10. Составлять сведения об изменениях в составе и объёме документов, хранящихся в отделе.

3.2.11. Оформлять и вести дела фондов.

3.2.12. Участвовать в создании научно-справочного аппарата к документам архивного архива. Вести учётные базы данных. Осуществлять контроль за их состоянием и пополнением.

3.2.13. Организовывать и проводить целевую экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.2.14. Осуществлять работу по выявлению описей, нуждающихся в переработке. Проводить переработку и усовершенствование описей.

3.2.15. Создавать предметные, тематические, отраслевые и другие каталоги о содержании документов архива.

3.2.16. Организовывать проведение работы по проверке наличия и состояния документов и оформление её результатов.

3.2.17. Решать вопросы фондирования документов архивного отдела.

3.2.18. Проводить работу по передаче непрофильных фондов в другие архивы.

3.2.19. Отчитываться о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в источниках комплектования архивного отдела перед Государственным архивом ДНР и информировать об этом администрацию. Составлять статистические отчёты о работе отдела.

3.2.20. Вести переговоры с владельцами документов, имеющих научное, историческое и социально-культурное значение.

3.2.21. Составлять списки учреждений (лиц) – источников комплектования документами архивного отдела.

3.2.22. Обеспечивать осуществление организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений администрации, организаций и предприятий всех форм собственности.

3.2.23. Организовывать и проводить семинары, совещания и консультации по повышению деловой квалификации работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб. Проводить экскурсии по архивохранилищам.

3.2.24. Вести наблюдательные дела и карточки учёта учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования архивного отдела.

3.2.25. Проводить работу по экспертизе ценности и обработку документов на государственное хранение.

3.2.26. Оказывать помощь учреждениям, организациям и предприятиям района в разработке инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях.

3.2.27. Решать вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование и исследователям для работы в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

3.2.28. Обеспечивать соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедрять в практику рациональные способы хранения документов, определять потребности архивного отдела в оборудовании и материалах.

3.2.29. Следить за рациональным использованием и сохранностью материальных ценностей отдела.

3.2.30. Выступать с докладами, лекциями, сообщениями по архивной и делопроизводственной тематике.

3.2.31. Составлять обзоры, информации, тематические перечни по документальным источникам.

3.2.32. Осуществлять анализ тематики поступивших запросов.

3.2.33. Осуществлять контроль за исполнением запросов социально-правового и тематического характера и вести их учёт.

3.2.35. Выявлять и устранять нарушения прав заявителей. Рассматривать, принимать решения и готовить ответ на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) работников отдела.

3.2.36. По результатам рассмотрения жалоб принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Права

4.1. Начальник архивного отдела имеет право:

4.1.1. Запрашивать от структурных подразделений администрации и учреждений района, независимо от ведомственной подчинённости и формы собственности, необходимую информацию, относящуюся к деятельности архивного отдела и требовать выполнения основных законов и нормативов в области документоведения и архивного дела.

4.1.2. Вносить предложения руководству администрации района по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий города;

4.1.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела и делопроизводства в учреждениях и организациях; визировать проекты постановлений и распоряжений администрации, касающиеся деятельности архивного отдела.

4.1.4. Участвовать в работе комиссий администрации, в деятельности которых отражаются необходимые сведения об исторических фактах и источниках.

4.1.5. Осуществлять подбор специалистов в архивный отдел.

4.1.6. Вносить руководству администрации предложения по моральному и материальному стимулированию работников архивного отдела, а также ведомственных и делопроизводственных служб.

4.2. Начальник архивного отдела имеет другие права, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.