Тема2. Организационная структура торговой организации, коммерческая служба и ее задачи.

Содержание торгово-технологического процесса в магазине предлагает наличие соответствующих работников для выполнения тех или иных операций этого процесса (подготовка к продаже и т.д.) в зависимости от выполнения функции работников магазина можно подразделить на категории:

1. Директор, зам. Директора, зав. Отделом, главный бухгалтер),

2. Торгово-оперативный персонал (непосредственно связанные с обслуживанием покупателей (продавцы)).

В зависимости от квалификации, работники подразделяются: продавец 6 разряда и продавцы 4 разряда.

Распоряжения отдаются производственным подразделениям только после согласования с линейными руководителями, что способствует более компетентному решению вопросов и является плюсом такой структуры.

Организационная структура управления предприятием представлена в(приложении 2).

В своей работе заведующий магазином руководствуется: действующим законодательством РБ, нормативными актами, другими руководящими и методическими документами министерства торговли РБ.

Управление магазином № 25 осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом предприятия на основе сочетания прав и интересов трудового коллектива и собственника имущества.

Трудовой коллектив предприятия составляют все лица, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудовых договоров, а также других форм регулирующих трудовые отношения работников с предприяти­ем.

Основной формой осуществления полномочий трудового коллектива является общее собрание (конференция).

Общее собрание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов трудового коллектива, а конференции - не менее 2/3 делегатов.

Решения на общем собрании (конференции) принимаются большинством голосов присутствующих работников (делегатов) открытым или тайным голосованием.

Совет предприятия создается с полномочиями на два года и сос­тоит из 7 представителей, избираемых на общем собрании (конференция трудового коллектива.

Председатель Совета предприятия избирается на заседании Совета из числа членов простым большинством голосов.

В компетенцию Совета предприятия входит:

· определение основных направлений экономического и социального развития предприятия;

· создание и прекращение деятельности структурных подразделений;

· предприятия и филиалов, создания совместных, дочерних и других
предприятий;

· вхождения предприятия в ассоциации, объединения;

· по предоставлению руководителя предприятия принимает решение о выпуске ценных бумаг, а также о покупке ценных бумаг других пред­приятий и организаций;

· принятие решений по вопросам внешнеэкономической деятельности предприятия;

· рассмотрение и разрешение конфликтных ситуаций, возникающих
между администрацией и трудовым коллективом предприятия.

Вмешательство Совета в оперативно-распорядительную деятельность администрации предприятия не допускается.

Рис.2.1. Организационная структура управления предприятием магазин №25

Директор предприятия руководит деятельностью предприятия, организует торгово-технологический процесс на основе исследования и внедрения экономически обоснованных методов управления и прогнозирования.

В ведении директора находится обеспечение магазина квалифицированными кадрами. Он производит расстановку работников с учетом требований рационального разделения труда, квалификации и психологических особенностей работников, следит за повышением их квалификации, сознанием благоприятного микроклимата в коллективе, безопасных условий труда.

Директор организует разработку стратегии развития предприятия и контролирует степень ее выполнения. Вся деятельность директора направлена на получение прибыли, достаточной для самоокупаемости и самофинансирования предприятия, на обеспечение высокой культуры обслуживания покупателей, внедрение прогрессивных форм торговли, совершенствование технологии торгового процесса.

Зам. Директора курирует работу коммерческой службы предприятия, непосредственно заключает договоры на поставку товаров, контролирует соблюдение работниками правил торговли.

Приобретенный опыт и знания помогают находить оптимальные пути выхода их конфликтных ситуаций, возникающих при работе с людьми «всегда», при этом учитывая приоритетность интересов предприятия.

Благодаря грамотно поставленной работе коммерческой службы магазин достиг оптимальной оборачиваемости товаров.

Совершению каждой сделки предшествует расчет ее эффективности с последующим отслеживанием прогнозируемых результатов.

В торговом центре обязанности товароведа выполняет – заведующий, каждый день следит за реализацией товара, интересуется, какой товар пользуется спросом, какой нет, по каким причинам, участвуют в размещении и выкладке товаров, дают какие-либо консультации.

К управленческой документации относят: приказы, распоряжения, постановления, указания и др. документы.

Приказ – это документ, который издает руководитель для решения вопросов по основной деятельности. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных органов, решение советов директоров, трудовых коллективов, общих собраний акционеров, производственная необходимость.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, его заместителем, руководителем структурного подразделения по оперативным вопросам, состоящих перед организацией.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных вопросов, состоящих перед данными органами.

Решение – это правовой акт, издаваемый и принимаемый коллегиальным органом. Распорядительное действие, начинается словом «РЕШИЛИ». Подписывается секретарем и членами коллегии.

Заведующий магазином № 25 следит за тем, чтобы снабжение магазина товарами было плановым, ритмичным и бесперебойным. Сроки, частота завоза и размер партии определяется торговым центром и поставщиками в договорах. Для того, чтобы коммерческая служба повышала уровень своей работы, необходимо постоянно совершенствовать технологию, использовать новую технику управления, необходимо работать с теми поставщиками с кем ранние заключались выгодные договора. При выборе поставщиков необходимо учитывать деловую характеристику поставщика, т.е. надежность выполнения обязательств, финансовое положение, т.к. от этого зависит выгодность условия поставки товара.

В магазине № 25 маркетинговой службы нет. Маркетинговые функции выполняет коммерческий отдел. Возглавляет коммерческую службу зам. Директора по коммерческим вопросам предприятия. Коммерческий работник должен изучить конъюнктуру рынка. Конъюнктура – это ситуация на рынке, когда складывается в определенном месте, в определенное время под влиянием различных факторов и влияет на соотношение спроса и предложения конкретного товара. Конъюнктура может быть благоприятной и неблагоприятной. При благоприятной конъюнктуре товаров достаточно товаров в торговой сети, выполняется плановый товарооборот, товарные запасы соответствуют уровню, издержки обращения невысокие, спрос населения удовлетворяется. При неблагоприятной – это полная противоположность благоприятной – отсутствует нужный товар, товарные запасы выше или ниже норматива, плановый товарооборот не выполняется. Рабочее место товароведа оснащено техническими средствами и ЭВМ. К техническим средствам относим телефоны, факсы, ксероксы, компьютеры, принтеры. Работа товароведа довольно сложная т.к. каждый день нужно делать заявки, нужно разговаривать с поставщиками о товаре, сроках поставки, заключать новые договоры. По факсу очень часто получаем от поставщиков ассортимент товаров, который имеется в данное время, проверяем наличие товара в магазине, делаем отметки о товаре отсутствующем и скидываем по факсу обратно, для выполнения заявки. Работу товароведа нельзя представить без ЭВМ, нужно каждую минуту делать какие-то подсчеты: поступление товара, реализация, расход. Товароведы организуют своевременно оставления заявок, заказов, оговоров, контролируют поступление товаров от поставщиков по срокам, качеству, количеству и ассортименту согласно условий договора; контролируют состояние реализации товаров на предприятии по товарным группам, соблюдение правил работы предприятия, рассмотрение жалоб покупателей и приятие по ним решений.

Автоматизация рабочего места товароведа позволяет напрямую связь с поставщиками ускоряет сроки поставки, что обеспечивает бесперебойную розничную торговлю, что ведет к выполнению плана товарооборота, высокая оборачиваемость товара и снижению товарных запасов, т.е. нет дефицита в товаре.

Изыскивают дополнительные товарные ресурсы, разрабатывают мероприятия, направленные на ускорение оборачиваемости товаров.

Они организуют торговую рекламу, выставки-продажи и др. мероприятия направленные на стимулирование продаж.

В условиях дефицитного рынка важное качество, присущее товароведам предприятия – умения не только с товаром как таковым, но с его поставщиками, Опыт поиска и налаживания контактов с производителями продуктов питания

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранность собственности. Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля.

Экономист осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности работы предприятия. Он обеспечивает правильное соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы, методически руководит и координирует деятельность вех подразделений предприятия по составлению перспективных планов экономического и социального развития. Проводит сравнительный анализ работы предприятия и руководит работой по повышению уровня знаний работников. Важную часть своей работы экономист видит в повышении экономической грамотности коллектива, переводе всего персонала на более высокий уровень осознания собственной значимости и ответственности за судьбу предприятия.

Внутренний трудовой распорядок регулируется правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми руководителем с участие профсоюзов, трудовым договором и коллективным договором по вопросам труда. Руководитель может требовать, а работники обязаны выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с подчинением внутреннему
трудовому распорядку. Утвержденные правила внутреннего трудового распорядка обязательны как для работников, так и для руководителя.

От имени руководителя предприятия его права и обязанности осуществляют уполномоченные должностные лица - его заместители, руководитель подразделения и службы, их заместители, которым законодательством или руководителем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений.

При заключении трудового договора (приеме на работу) руководитель
обязан потребовать, а гражданин должен предъявить руководителю:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, документы воинского учета;

· трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

· диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

· направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

· заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

· декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается.

В день увольнения руководитель предприятия обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. Днем увольнения считается последний день работы.

Для работников предприятия устанавливаются следующие обязанности:

· добросовестно трудиться;

· подчиняться установленному трудовому распорядку, выполнять не противоречащие законодательству, трудовому и коллективному договорам, письменные и устные приказы руководителя предприятия;

· не допускать действий, препятствующих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

· соблюдать установленные нормативными правовыми актами (документами) требования по охране труда и безопасному ведению работ, пользоваться средствами индивидуальной защиты;

· принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих нормальному выполнению работы (авария, простой и т.п.), и немедленно сообщать о случившемся руководителю предприятия;

· содержать оборудование и приспособления в исправном состоянии, поддерживать порядок и чистоту на своем рабочем месте и на территории организации;

· соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей;

· хранить государственную и служебную тайну, не разглашать коммерческую тайну руководителя предприятия.

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с
трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового
распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои
трудовые обязанности. Нормирование продолжительности рабочего времени осуществляется руководителем предприятия с учетом ограничений, установленных Трудовым кодексом и коллективным договором. Полная норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

В соответствии с законодательством о труде вследствие необходимости постоянного непрерывного обслуживания населения, выходные дни работникам предприятия предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно графикам сменности. При сменной работе группа работников производит работу в течение установленной продолжительности рабочего времени. Работники чередуются по сменам равномерно.

Имущество предприятия составляют его основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в самостоятельном балансе предприятия.

Источниками формирования имущества являются доходы, полученные от реализации товаров, продукции, услуг, других видов деятельности, кредиты банков и других кредитов, капитальных вложений, а также поступлений
из бюджета, безвозмездные или благотворительные взносы, личные средства членов трудового коллектива, другие источники, не
запрещенные действующим законодательством.

Прибыль, остающаяся у предприятия после уплаты налогов и других платежей в бюджет (чистая прибыль) поступает в полное его распоряжение. Из нее формируются: фонд потребления, фонд накопления, резервный фонд.

Форма, система, и размеры оплаты труда, вопросы охраны труда,
социального развития коллектива предусматриваются коллективным договором. Оплата труда работника определяется его личным вкладом в конечные результаты работы предприятия.

В соответствии с Законом Республики Беларусь " О бухгалтерском учете и отчетности" предприятие осуществляет бухгалтерский хозяйственных операций и результатов деятельности, составляет баланс
и представляет в установленном порядке бухгалтерскую, оперативную учет
и статистическую отчетность.
Контроль за деятельностью предприятия осуществляют налоговые и другие государственные органы, на которые возложена проверка отдельных сторон деятельности предприятия в пределах своей компетенции.

Предприятие отвечает по своим обязательством всеми собственными средствами и имуществом. Собственник не отвечает по обязательством
предприятия, предприятие не отвечает по обязательством собственника. Прекращение деятельности предприятия осуществляется путем его
реорганизации или ликвидации.

Вывод: Для магазина знание всех участников и нюансов работы позволяет оперативно вносить изменения в процесс хозяйственной деятельности с учетом меняющихся условий и в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия на рынке.

В приложении прилагаются такие документы как(Схема организационной структуры обьекта, должностная инструкция товароведа и копии управленческой документации).