Изменение и дополнение персональных данных

Законом не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных.

Однако несвоевременное предоставление работником измененных данных может повлиять на исполнение работодателем своих обязанностей. Так, например, работодатель не сможет принять от работника листок временной нетрудоспособности, если в нем будет указана другая фамилия, поскольку Фонд социального страхования в таком случае не возместит работодателю выплаченную сумму.

Аналогичные ситуации могут возникнуть и с заработной платой, если она перечисляется работнику на зарплатную карточку через банк. Помимо этого, работодатель должен уведомить Пенсионный фонд об изменении данных конкретного работника (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ " Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

При изменении данных руководителя организации следует сообщить прежде всего в налоговый орган в течение трех дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ " О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Для того чтобы выполнить данное требование, нужно воспользоваться формой N Р14001. Посредством заполнения данной формы в налоговый орган сообщаются сведения об изменениях в Едином государственном реестре юридических лиц, не связанных с изменениями в учредительных документах.

В связи с тем что своевременное предоставление изменившихся персональных данных избавит работодателя от многих проблем, следует прописать в Положении о персональных данных обязанность работника ставить работодателя в известность о таких изменениях в конкретный срок.

Исходя из того что персональные данные работника могут содержаться во многих документах работодателя, изменения вносятся следующим образом:

- в личную карточку работника (форма N Т-2). В соответствии с п. 1 Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Следовательно, прежние сведения необходимо зачеркнуть одной чертой и сверху или рядом с соответствующей графой поместить новые данные и заверить подписью работника кадровой службы;

- в трудовую книжку. В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество или дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы проставляются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или кадровой службы). Следует также учитывать, что согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 " О трудовых книжках" изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Для внесения изменений в другие документы, содержащие персональные данные работника (например, книгу учета движения трудовых книжек и т.д.), необходимо в произвольной форме составить приказ об изменении персональных данных конкретного работника. На основании этого приказа будут вноситься изменения во все остальные соответствующие документы. Внесенные изменения необходимо заверить подписью ответственного работника и печатью организации.

Согласно п. п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н), если работник сменил фамилию, имя или отчество, работодатель должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства в связи с изменением персональных данных, подписанное работником, и опись документов (формы N АДВ-2 и N АДВ-6, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). После получения работодателем нового свидетельства его следует выдать в течение недели работнику, который должен расписаться в подтверждение выдачи в сопроводительной ведомости (п. 14 указанной Инструкции).

В соответствии с п. 17 указанной Инструкции страхователь в месячный срок после получения в территориальном органе ПФР страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган следующие документы:

- сопроводительную ведомость;

- листки исправлений;

- заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства;

- страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребованности или наличия в них ошибок.

Ставить в известность остальные фонды (социального страхования, обязательного медицинского страхования) о смене работником фамилии, имени, отчества не нужно.