Форматирование с помощью стиля

Современный текстовый процессор Word имеет в своем арсенале средство автоматизации труда пользователей – стили. Стили присоединяются к документу и определяют особенность формы текстового абзаца. Применение стилей совершенно необходимо, если Вы создаете многостраничный документ или разрабатываете стандартную форму, которая затем будет часто повторяться и в других документах. Разработав однажды нужный стиль, Вы можете затем легко использовать его в остальных документах.

Стилем называется совокупность приемов форматирования (гарнитура шрифта, его начертание, размер, выравнивание и т.д.), которой присвоено имя и отведено специальное место в памяти компьютера. Стиль абзаца позволяет присвоить какому-либо абзацу весь набор установленных параметров за один этап.

Задать нужный стиль можно, выделив абзац и выбрав нужный стиль из списка стилей. При просмотре списка стилей следует обратить внимание, что многие из них помечены символом конца абзаца ¶.

Если в списке нет нужного Вам стиля, можно его создать, выбрав стиль, на основе которого будет создан ваш, стиль следующего абзаца и определив форматирование шрифта и абзаца для данного стиля.

При использовании стиля для форматирования абзацев нужно следовать следующим правилам:

· правильно выбирайте задаваемый стиль в соответствии с его спецификой (если это заголовок текста, то и стиль следует выбирать – «заголовок», если основной текст, то «основной текст» и т.д.);

· если Вы хотите применить стиль к абзацу на экране, то курсор должен быть внутри абзаца, если курсор будет на свободном месте, то применяемый стиль будет применен к набираемому тексту;

· для форматирования с помощью стилей можно использовать кнопку на панели инструментов - - формат по образцу. Для этого надо выбрать абзац, который имеет данный стиль как образец, щелкнуть на нем, затем щелкнуть внутри абзаца, которому требуется задать данный стиль.

Используя стили серии «заголовок» в Word имеется возможность создания структурированного документа. В этой структуре можно присваивать абзацам различные иерархические уровни. Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа. А также создавать красивые оглавления документа.

Если нужно, чтобы одни части документа отличались по внешнему виду от других, текст можно разделить на разделы. Все установки текста действуют в пределах одного раздела. Если требуется, чтобы различные участки документа имели разную ширину поля, специфический тип заголовка, различное количество колонок и т.д. нужно применить разбивку на разделы. Для этого вставляют разрыв раздела. Обычно в отдельные разделы выделяют: титульный лист, введение, приложение, схемы и т.д.

При наборе текста удобно пользоваться такими замечательными возможностями текстового процессора Word, как проверка орфографических, синтаксических и стилистических ошибок.

Текстовый процессор Word предоставляет пользователям усовершенствованные средства создания и обработки таблиц

Для заполнения таблицы пользователю необходимо установить курсор в ту ячейку таблицы, которую он хочет заполнить. Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Комбинации клавиш для перемещения по таблице приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Комбинации клавиш для перемещения по таблице

В редакторе Word предусмотрены два альтернативных способа редактирования и форматирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. Выбор способа зависит от пользователя, но в некоторых случаях использование мыши ускоряет работу, да и сам процесс изменений нагляднее. Например, как было указано выше для изменения ширины столбцов. При необходимости дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и/или строки целесообразно применять команды меню.

Заполняя ячейки таблицы, пользователь имеет возможность выполнять простейшие вычисления. Формула для вычислений задается с помощью пункта меню «формула», который находится в меню drop down пункта верхнего меню «Таблица». Например, для вставки результата умножения пятой строки второго столбца на величину 1, 14 в ячейку третьего столбца соответствующей строки можно воспользоваться функцией PRODUCT(B5; 1, 14). В этом примере B5 определяет место первого сомножителя (второй столбец, пятая строка). Второй сомножитель указан явно. Сомножители разделены знаком

Пользователь, заполняя таблицу, должен помнить, что не требуется ставить пробелов для выравнивания информации в таблице. Выравнивание информации в таблице можно произвести, например, с помощью кнопок на панели инструментов форматирования.

Данные, занесенные в таблицу, могут быть не только отформатированы, но и отсортированы. Полная сортировка таблицы, сопровождается перестановкой целых строк и выполняется с помощью пункта «Сортировка...» в меню drop down пункта верхнего меню «Таблица». При сортировке только сортируемые строки подлежат маркировке. Например, шапку таблицы не выделяют. Отсортировать можно также и содержимое отдельных столбцов таблицы. Для этого необходимо выделить столбец, подлежащий сортировке. Параметры процесса сортировки меняются в диалоговом окне «Параметры».