Краткие теоретические сведения. Спискомназывается таблица, содержащая однородные записи.

Списком называется таблица, содержащая однородные записи.

Сортировка записей строк таблицы повышает скорость поиска информации и улучшает вид таблицы. Сортировка выполняется в два этапа: сначала выделяется сортируемая часть таблицы, затем выполняется обращение к меню Данные/Сортировка.... Для списков на первом этапе достаточно активизировать любую ячейку внутри списка. В открывшемся окне Сортировка диапазона следует указать ключи для сортировки в полях " Сортировать по...". Чаще всего применяется сортировка списков по одному ключу. Сортировка по двум или трем ключам одновременно требуется в тех случаях, когда данные, используемые в качестве первичного ключа имеют много повторяющихся значений.

Замечание. Очень часто в первом столбце списка располагаются порядковые номера записей, которые сортировать не следует. В этом случае сортируемый диапазон задается вручную без первого столбца.

Фильтр - это средство для отбора записей из списка по некоторому критерию. В Excel имеются два типа фильтров: фильтр и расширенный фильтр. Фильтр показывает записи, совпадающие с условиями фильтрации, и скрывает не совпадающие. Расширенный фильтр способен сформировать новую таблицу из отфильтрованных записей. Для применения фильтра необходимо выделить любую ячейку внутри списка и выполнить Данные --Фильтр - в заголовке таблицы должны появиться кнопки для раскрытия списков. Нажатие любой кнопки приводит к раскрытию списка элементов соответствующего столбца таблицы. Записи, в которых элементы столбца не совпадают с условием будут скрыты. Задание второго условия в другом заголовке приведет к дополнительной фильтрации записей и т.д.

Для применения расширенного фильтра требуется предварительная подготовка, состоящая из двух этапов:

ü подготовка таблицы (диапазона) условий;

ü планирование места для размещения результатов фильтрации.

Таблица условий состоит из строки заголовков и строк с условиями. Заголовки лучше формировать копированием из основной таблицы. Под заголовками размещаются условия, причем если несколько условий расположены в одной строке, они считаются связанными между собой логической операцией И, если в разных - ИЛИ. Если формируемый список должен содержать лишь отдельные столбцы исходного списка, заголовки этих столбцов следует скопировать в первую строку формируемого списка.

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Работа с расширенным фильтром выполняется через Данные --Дополнительно. В диалоговом окне Расширенный фильтр следует указать исходный диапазон, диапазон условий и область для размещения результатов фильтрации.

Сводные таблицы

Сводные таблицы обеспечивают очень удобный интерфейс к хранилищам данных различной сложности и разного объема. Сводная таблица – это динамическая таблица специального вида, построенная на базе одной или нескольких исходных таблиц и содержащая сводную информацию по этим таблицам.

Базами данных для сводных таблиц могут быть списки, таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (например, базы данных Access).

При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях сводной таблицы будут содержаться.

Поле – это некоторая совокупность данных, собранных по одному признаку.

Элемент – отдельное значение, содержащееся в поле. Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Сама она предназначена только для чтения, а изменения нужно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводной таблицы,

выбирать различные параметры вычислений.

Для работы в Excel со сводными таблицами существует команда Вставка – Сводная таблица. После ее активизации в появившемся окне Создание сводной таблицы нужно указать исходные данные и размещение итогов сводной таблицы. После этого при помощи мастера Список полей сводной таблицы необходимо заполнить макет таблицы. В результате будет получена сводная таблица, после вставки которой на ленте меню появляется контекстный инструмент Работа со сводными таблицами, имеющий вкладки Параметры – для изменения структуры сводной таблицы, и Конструктор –для ее форматирования.

Консолидация данных

Данные, расположенные в различных областях одного рабочего листа, на различных рабочих листах или в различных рабочих книгах, могут быть сведены вместе путем их консолидации. В этом случае рекомендуется:

ü создать таблицы одинаковой структуры на разных рабочих листах;

ü ввести данные в каждую таблицу за разные периоды;

ü объединить данные в итоговой таблице путем консолидации.

В Microsoft Excel существует два метода консолидации данных:

ü по расположению, если сводимые области расположены идентично;

ü по категориям, если сводимые области отличаются по расположению.

Чтобы консолидировать данные, сначала необходимо определить диапазон назначения для консолидируемой информации. Диапазон назначения может быть выбран на любом рабочем листе или в любой рабочей книге.