Анализ выбранных интенций

Опираясь на вышеизложенную теорию все деловые письма можно разделить на интенции. Как в английском, так и в русском языках их большое количество. Для практической части были выделены следующие интенции деловых писем в английском языке: коммуникативное намерение – «побуждение к действию»: письмо-заказ и письмо-просьба, коммуникативное намерение – «информирование»: письмо-уведомление.

Таким образом, в ходе исследования были проанализированы 3 вида деловых писем (150 текстов писем). Анализ состоял из следующих пунктов:

1. определение цели письма, т.е. ее интенции

2. формальные особенности текста письма - определение общей схемы текста письма

3. лексические особенности деловых писем – использование стандартных клишированных выражений, аббревиатур, терминов, сокращений

4. грамматические особенности деловых писем – постановка предложений.

Письмо-просьба

Формальные особенности текста письма на примере одного из писем данной интенции:

Manchester, 5^th March, 2006

Dear Sir or Madam

5, 000 tons Manganese Ore. S.S. “Clyde”

We thank you for your letter of the 2^nd of March enclosing a copy of the Charter party for the S.S. “Clyde”. We request you to keep us informed of the position of the vessel. We should also be obliged if we would advice us by cable of the data of the vessel’s sailing from Novorossiysk and the quantity of ore loaded.

Yours faithfully

В правом верхнем углу пишущий указывает свой адрес и дату составления письма.

Manchester, 5^th March, 2006

Далее с новой строки следует обращение:

Dear Sir/Madam – если адресат не знает имени получателя

либо

Dear Mr. Johnson/ Mrs Harrison – если имя получателя известно адресату.

С новой строки адресат пишет заголовок, в которой кратко указывается на тему письма.

5, 000 tons Manganese Ore. S.S. “Clyde”

После заголовка адресат в вежливой форме излагает цель письма. В данной интенции целью является побуждение к действию.

We thank you for your letter of the 2^nd of March enclosing a copy of the Charter party for the S.S. “Clyde”. We request you to keep us informed of the position of the vessel. We should also be obliged if we would advice us by cable of the data of the vessel’s sailing from Novorossiysk and the quantity of ore loaded.

Заключением данного делового письма является вежливая форма обращения

Yours faithfully

Среди лексических особенностей данного письма можно выделить следующие:

Общепринятые клишированные фразы:

We thank you for your letter of … - благодарим Вас за ваше письмо от…

enclosing a copy of… - с прикрепленной копией …

We request you to keep us informed… – просим Вас держать нас в курсе…

We should also be obliged if… - будем очень признательны, если…

Стоит отметить, что при разной форме обращения, слова заключения будут тоже разными:

Dear Sir/Madam – если адресат не знает имени получателя. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом - Yours faithfully

либо

Dear Mr. Johnson/ Mrs Harrison – если имя получателя известно адресату. Тогда заключение будет выглядеть следующим образом – Y ours sincerely

В данном письме также содержится прецедентная лексика:

the 2^nd of Marc, Novorossiysk.

На грамматическом уровне можно выделить такие особенности, как использование конструкций Complex Object: We request you to keep u; Passive Voice: We should also be obliged.

Среди всех проанализированных писем данной интенции (50 штук) можно выделить и другие особенности на разных уровнях.

на лексическом уровне:

Referring to our telephone conversation – ссылаясь на наш телефонный разговор

We are sending herewith the letter, in which – посылаем Вам в приложении письмо, в котором…

The Company… holds us responsible for the – фирма, которая… возложила на нас ответственность

We are interested in – мы заинтересованы в …

I look forward to hearing from you soon – с нетерпение ожидаем Вашего ответа

We have a general interest in – мы очень заинтересованы в …

I would like to express our respect to you – хотелось бы выразить уважение к Вашей компании

Письмо-заказ

Формальные особенности интенции письма-заказа на одном из примеров:

Тема письма-заказа

Re: Your Offer of 12 January

Приветствие

Dear Sirs,

Изложение заказа

We thank you for your offer and are pleased to place an order with you for 100 kg of apples at the price of 3000 net VAT unpaid.

Комментирование положений

We expect the delivery next Friday at the latest.

If you are satisfied with the delivery, we will be ready to place further orders with you.

Terms of payment: payment upon delivery

выражение благодарности

Yours faithfully,

Среди лексических особенностей можно выделить следующие клишированный выражения, соответствующие данному типу письма:

thank you for your order – спасибо Вам за ваш заказ

are pleased to place an order – рады разместить заказ

at the price of – по цене…

we expect the delivery – ожидаем доставку

terms of payment – период доставки

в данном письме имеется аббревиатура:

VAT (value-added tax) - налог на добавленную или приращённую стоимость

на грамматическом уровне выделяются следующие соответствия:

Passive voice – we are pleased to… we are satisfied …we will be ready

отличительной особенностью в данном письме является полная форма вспомогательных глаголов:

we will be ready… we are satisfied…

Среди всех проанализированных писем данной интенции (50 штук) можно выделить и другие особенности на разных уровнях

на лексическом уровне:

Should you be aware of … contact me immediately – если Вам что-либо известно о … пожалуйста, свяжитесь с нами.

Please, contact me at the above phone – Пожалуйста, свяжитесь со мной по указанному телефону

In reply to your letter dated … - в ответ на ваше письмо от…

We are pleased to establish business relationships – мы рады установить с Вами деловые отношения

на грамматическом уровне:

в данной интенции (письмо-запрос) выявлено широкое использование модальных глаголов:

We should be glad, you could enclose, I would like to, we have to inform you…

Письмо-уведомление

Данная интенция относится к коммуникативному намерению «информирование». Сообщение тех или иных сведений – информирование – является целью значительного количества текстов деловых писем.

Письмо-уведомление начинается с адреса составителя и даты

Messrs.Robertson, Gladstone and Sons,

Beak Street,

Bombay

October 29^th, 2003

После чего следует приветствие:

Dear Sirs,

основным содержанием письма-уведомления является сообщение о каком-либо факте/событии, которые имели, имеют или будут иметь место в будущем. Вместе с этим излагаются необходимые детали этого факта/события.

We have pleasure in informing you that goods ordered with you Indent №1 dated the 11^th December 2003 have been shipped by S.S. Commonwealth which is scheduled to sail from St. Catherine’s Dock on the 26^th February.

We enclose our Invoice for the amount due, viz., $ 1000. We have handed the documents to Barclays Bank with the instructions to release them to you against payment through their agents in Bombay.

Стандартная концовка деловых писем

Yours faithfully,

На лексическом уровне можно выделить следующие особенности данного типа письма:

клише и выражения:

We have pleasure in informing you – Рады сообщить Вам, что

goods ordered with you Indent №1 dated – товары, указанные в заказе № от …

We enclose our Invoice for the amount due – в приложении вы найдете счет-фактуру на сумму к получению…

We have handed the documents – мы передали все необходимые документы

Интенция письмо-уведомление обязательно содержит прециозную лексику:

Indent №1 dated the 11^th December 2003, from St. Catherine’s Dock on the 26^th February, Invoice for the amount due, viz., $ 1000

Данный вид письма разнообразен грамматическими особенностями, в частности Герундием, наличием сложных предложений, причастием 2 и пассивных конструкций.

We have pleasure in informing you (Герундий)

…dated the 11^th December 2003 dated the 11^th December 2003 have been shipped by S.S. Commonwealth which is scheduled to sail by S.S. Commonwealth which is scheduled to sail… (сложноподчиненное предложение)

have been shipped, which is scheduled (пассивный залог)

that goods ordered with you Indent №1 dated the 11^th December 2003 have been shipped (Причастие 2)

Среди других проанализированных писем данного типа можно выделить следующее:

общепринятые клише и выражения:

we received the merchandise you returned on… - мы получили ваш товар, возвращенный…

your account in the amount of – ваш счет в размере

your compensation will be - ваша компенсация составит

I have received your acceptance of – я получил ваше согласие на

According to our records – по нашим данным