Организация делопроизводства в Линейных подразделениях

Ответственные за организацию производства – сотрудники структурных Линейных подразделений технической эксплуатации региональных филиалов Общества.

Дело № 1 – Основные документы, регламентирующие работу по охране линий и сооружений связи (Приложение 1).

Дело №2 – План по охранно-предупредительной работе Линейного подразделения на месяц (Приложение 26 «А», заполняется в формате Excel). Отчеты по планам проведения ОПР в Линейном подразделении за месяц (Приложение 25 «А», заполняется в формате Excel).

Дело №3 – Материалы по расследованию, учету повреждений ЛКС и нарушения требований Правил охраны линий и сооружений связи РФ при производстве земляных работ:

· Акты о нарушении требований Правил охраны линий и сооружений связи РФ (Приложение 16);

· копии Протоколов об административных правонарушениях и решения, принятые по ним в судах.

Дело №4 – Графики осмотра трасс линий и сооружений связи Линейного подразделения (Приложение 13).

Дело №5 – Журнал учета и выдачи согласований (допускается ведение в электронном виде с ежеквартальной распечаткой и визированием Технического директора регионального филиала или лицами, ответственными за проведение ОПР в региональном филиале при проведении ими проверок состояния ОПР).

Дело №6 – Материалы по проведению месячника охранно-предупредительной работы в структурном подразделении (Приложение 27, заполняется в формате Excel).

Дело №7 – Журнал учета раскопок. (Приложение 12, допускается ведение в электронном виде с ежеквартальной распечаткой и визированием Технического директора регионального филиала или лицами, ответственными за проведение ОПР в региональном филиале при проведении ими проверок состояния ОПР). Для местных сетей «Журнал регистрации разрешений на производство земляных работ». (Приложение12 «А»).

Дело №8 – Журнал учета работ вблизи линий и сооружений связи (Приложение 28, ведется в бумажном виде или Lotus Notes). Допускается ведение в электронном виде с ежеквартальной распечаткой и визированием Технического директора регионального филиала или лицами, ответственными за проведением ОПР в региональном филиале при проведении ими проверок состояния ОПР.

Дело №9 – Журнал учета телефонограмм о вызовах на раскопки и согласования (Приложение 23).

Дело №10 – Журнал осмотров трасс линий и сооружений связи (Приложение 14).

Дело №11 – Журнал учёта организаций (Приложение 6, допускается ведение в электронном виде с ежеквартальной распечаткой и визированием Начальника цеха и (или) УЭ регионального филиала или лицами, ответственными за проведением ОПР в региональном филиале при проведении ими проверок состояния ОПР).

Дело №12 – Журнал учета домовладельцев (Приложение 7).

Дело №13 – Директивные документы макрорегионального филиала «Северо-Запад» ОАО «Ростелеком», регионального филиала.

Дело №14 – Материалы по паводку.

Дело №15 – Проведение охранно-предупредительной работы (ведется «ДЕЛО» отдельно по каждой организации) в составе:

· титульный лист на организацию (Приложение 20);

· справка о нанесении трассы прохождения линий и сооружений связи ОАО «Ростелеком» на картах и планах предприятий, организаций, арендаторов или о получение ситуационного плана с обозначенной трассой (Приложение 2);

· копия приказа по предприятию о сохранности линий и сооружений связи (Приложение 5);

· планы работ (Приложение 22);

· корешки врученных «Предупреждений о прохождении линий и сооружений связи ОАО «Ростелеком» (Приложение 3);

· список руководителей, механизаторов и производителей работ, ознакомленных с Правилами охраны линий и сооружений связи РФ, приказом по предприятию (Приложение 21);

· соглашение о совместной охране кабельных линий связи (в случае его заключения при согласии второй стороны);

· переписка по охранно-предупредительной работе с организациями;

· копии выданных согласований на производство работ в охранной зоне линий и сооружений связи (Приложение 8);

· копии выданных технических условий (Приложение 9);

· копии Актов уточнения трассы прохождения линий и сооружений связи (Приложение 11);

· документы на открытые работы;

· документы на выполненные работы.

Дела №№ 2, 3, 4, 5, 8, 10 – ведутся с оформлением журналов (папок) по разделам:

· Магистральные и внутризоновые сети;

· Местные сети.